Kandidat*innen erhalten einen DSGVO-Status, der auf der in deinem Konto eingerichteten Datenaufbewahrungsfrist basiert. Der Status zeigt an, ob du die Zustimmung der Kandidat*innen zur Speicherung ihrer Daten hast und wann sie abläuft.
📌 Um den DSGVO-Status von Kandidat*innen zu verwalten, muss deine Nutzungsrolle die Berechtigung zum Verwalten von Kandidat*innen haben.
In diesem Artikel:
DSGVO-Status
Du kannst den DSGVO-Status deiner Kandidat*innen mit einem einzigen Blick auf das Badge in ihrem Profil oder im Kandidat*innen-Bereich erkennen. Das Badge ist rot, wenn der Status Keine Zustimmung lautet, die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder in weniger als 14 Tagen abläuft. In Klammern hinter dem Status kannst du auch sehen, wann die Aufbewahrungsfrist abläuft.
Keine Zustimmung
Diese*r Kandidat*in wurde in die Datenbank aufgenommen, ohne seine*ihre Zustimmung zur Speicherung seiner*ihrer Daten zu erteilen.
Zustimmung angefragt
Dem*Der Kandidat*in wurde eine Zustimmungsanfrage gesendet.
Zustimmung erteilt
Der*Die Kandidat*in hat der Speicherung seiner*ihrer Daten zugestimmt.
Auslaufend
Die Aufbewahrungsfrist des*der Kandidat*in läuft in weniger als 30 Tagen ab.
Abgelaufen
Die Aufbewahrungsfrist des*der Kandidat*in ist abgelaufen.
Wenn du in einem Kandidat*innen-Profil auf ein Badge klickst, werden Aktionen angezeigt, die vom DSGVO-Status des*der Kandidat*in abhängen. Du kannst dem*der Kandidat*in eine E-Mail senden, seine*ihre Aufbewahrungsfrist verlängern oder den*die Kandidat*in löschen.
DSGVO-Konformitätsfilter
Wenn du dir einen Überblick über deine Datenbank verschaffen möchtest, gehe in den Kandidat*innen-Bereich und wähle den Filter zur Einhaltung der DSGVO. Hier werden alle Kandidat*innen mit dem Status Auslaufend oder Warten auf Zustimmung sowie Kandidat*innen mit Anträgen zum Löschen oder zur Korrektur angezeigt. Du kannst ihren DSGVO-Status und die verbleibende Zeit ihrer Aufbewahrungsfrist sehen.
💡 Du kannst diesen Filter auch innerhalb eines Jobs oder Talent Pools unter Filter aufrufen.
Verlängern von Aufbewahrungsfristen als Massenaktion
1. Aktiviere links die Kontrollkästchen neben den Kandidat*innen, wähle Mehr und/oder klicke auf Aufbewahrungsfrist verlängern.
2. Wähle, wie lange du die Aufbewahrungsfrist der ausgewählten Kandidat*innen verlängern möchtest.
3. Klicke auf Verlängern.
💡 Wenn du die Aufbewahrungsfrist manuell verlängerst, erhalten die Kandidat*innen automatisch den Status Zustimmung erteilt oder Auslaufend, je nachdem, um wie viele Tage du die Aufbewahrungsfrist verlängerst.