Mit der Funktion Teammitglieder importieren kannst du schnell mehrere Mitarbeitende aus einer CSV- oder XLSX-Datei importieren und so das Onboarding für ein großes Team optimieren. Folge diesen Schritten, um die Daten deiner Mitarbeitenden zu importieren.
Schritt 1: Vorbereiten der Datei für den Import
Lade die Vorlage herunter
Lade zunächst die vom System bereitgestellte leere Vorlage herunter. Diese Vorlage enthält vorformatierte Spalten mit Feldern für alle erforderlichen Daten der Mitarbeitenden, damit deine Datei den Systemanforderungen entspricht.
Gehe in den Abschnitt Datei-Import und klicke unter „Fülle eine leere Vorlage aus” auf Download.
Gib die Angaben für die Mitarbeitenden an
Öffne die heruntergeladene Vorlage in einer Tabellenkalkulation (z. B. Excel oder Google Tabellen) und befülle sie mit den Angaben der einzelnen Mitarbeitenden.
Jede Zeile steht für eine*n Mitarbeitende*n: Achte darauf, dass jede*r eine eigene Zeile in der Datei hat.
Erforderliche Felder: Fülle die Felder wie Vorname, Nachname und das Startdatum der Beschäftigung korrekt aus.
Datenformat: Verwende die angegebenen Formate in der Vorlage für die Felder, zum Beispiel für Datumsfelder (im Format TT-MM-JJJJ).
Speichere die Datei
Speichere die Datei im CSV- oder XLSX-Format. Die Dateigröße sollte 15 MB nicht überschreiten.
Schritt 2: Hochladen der Datei
Gehe auf die Seite Datei-Import.
Navigiere im Admin-Dashboard zum Abschnitt Datei-Import.
Lade die Datei hoch.
Ziehe die Datei per Drag and Drop in den Upload-Bereich oder
klicke auf Datei hochladen, um die Datei auf deinem Computer auszuwählen.
Nach dem Upload beginnt das System mit der Verarbeitung der Datei.
Schritt 3: Festlegen von Zugang und Rollen
Nach dem Upload wirst du den importierten Mitarbeitenden Rollen zuweisen:
Richte Zugang und Rollen ein.
Wähle die Rolle für die einzelnen Mitarbeitenden. Als Beispiel:
Recruitee: Wähle Employee als Standardrolle für neue Teammitglieder.
Optional: Sende Einladungen.
Wenn du möchtest, dass jedes Teammitglied eine Einladungs-E-Mail erhält, um Zugang zur Plattform zu erhalten, setze ein Häkchen bei Tellent-Login erstellen und Einladungs-E-Mail senden. Dies sendet eine Anleitung zur Einrichtung an die E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden.
Klicke zum Fortfahren auf Weiter.
Schritt 4: Zuordnung von Datenfeldern
Das System ordnet die Spalten deiner Datei automatisch den Systemfeldern zu. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Daten im System korrekt zugeordnet werden.
Prüfe die Zuordnung.
Vergleiche jede Spalte deiner Datei mit dem entsprechenden Feld im System. Als Beispiel:
Die E-Mail-Adresse in deiner Datei sollte dem Feld E-Mail-Adresse im System zugeordnet sein.
Das Startdatum der Beschäftigung sollte dem Beschäftigungsbeginn im System entsprechen.
Nimm bei Bedarf Anpassungen vor.
Wenn es eine Fehlzuordnung gibt, passe die Zuordnung mithilfe der Dropdown-Menüs manuell an.
Klicke zur Bestätigung der Zuordnung auf Weiter.
Schritt 5: Validierung der Daten
Nachdem die Zuordnung erfolgt ist, wird das System die Daten validieren, um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt.
Validierungsübersicht
Verarbeitete Datensätze: Dies zeigt die insgesamte Anzahl der geprüften Datensätze an.
Korrekt verarbeitete Datensätze: zeigt die Anzahl der fehlerfreien Datensätze an.
Datensätze mit Fehlern: zeigt die Datensätze mit fehlenden oder falsch formatierten Informationen an.
Prüfe die Validierungsergebnisse.
Wenn die Validierung erfolgreich war, wird mit einem entsprechenden Hinweis bestätigt, dass alle Datensätze korrekt verarbeitet wurden (z. B. „21 Datensätze wurden erfolgreich mit 0 Fehlern verarbeitet”).
Korrigiere eventuelle Fehler.
Wenn es Fehler gibt, prüfe das bereitgestellte Feedback, nimm die erforderlichen Korrekturen in deiner Datei vor und lade sie erneut hoch.
Wenn es keine Fehler gibt, klicke zum Fortfahren auf Weiter.
Schritt 6: Zusammenfassung des Imports
Wenn die Validierung abgeschlossen ist, wird dir eine Zusammenfassung des Imports angezeigt.
Prüfe die Import-Zusammenfassung.
Die Zusammenfassung zeigt den Namen, den Status (eingeladen oder nicht eingeladen) und die Rolle der einzelnen Mitarbeitenden an. So kannst du verifizieren, dass alle Mitarbeitenden erfolgreich und mit den korrekten Informationen hinzugefügt wurden.
Schließe den Import ab.
Klicke auf Fertig, um den Import abzuschließen. Die Mitarbeitenden sind jetzt im System zu finden.
Tipps und Fehlerbehebung
Dateiformat: Stelle sicher, dass die Datei im CSV- oder XLSX-Format gespeichert wurde. Andere Dateiformate können nicht hochgeladen werden.
Beschränkung der Dateigröße: Dateien dürfen maximal 15 MB groß sein. Um größere Datensätze hochzuladen, musst du die Datei unterteilen.
Validierungsfehler: Überprüfe die Formatierung der Daten und stelle sicher, dass die erforderlichen Felder ausgefüllt sind. Das Feedback zur Validierung hilft dir bei eventuell notwendigen Korrekturen.
Mit diesen Schritten kannst du effizient Mitarbeitende importieren, Zeit sparen und die Konsistenz der Daten im Hinblick auf die Datensätze deines Teams sicherstellen.