Kandidaten krijgen een AVG-status toegewezen op basis van de bewaartermijn voor gegevens die in je account is ingesteld. De status laat zien of je toestemming hebt om hun gegevens op te slaan en wanneer deze verloopt.
📌 Om AVG-statussen van kandidaten te beheren moet je de Kandidaten beheren bevoegdheid hebben.
In dit artikel:
AVG-statussen
Je kunt de AVG-status van je kandidaten in een oogopslag bekijken via de badge in hun profiel of in de sectie Kandidaten. Een rode badge betekent Geen toestemming, verlopen bewaartermijn of verloopt over minder dan 14 dagen. Je kunt ook zien wanneer de bewaartermijn verloopt, in de haakjes achter de status.
Geen toestemming
Deze kandidaat werd toegevoegd aan de database zonder toestemming om hun gegevens te bewaren.
Toestemming gevraagd
Een verzoek om toestemming is naar de kandidaat verzonden.
Toestemming gegeven
De kandidaat heeft je toestemming gegeven om diens gegevens op te slaan.
Verloopt
De bewaartermijn van de kandidaat verloopt over minder dan 30 dagen.
Verlopen
De bewaartermijn van de kandidaat is verlopen.
Als je in een kandidatenprofiel op een badge klikt, verschijnen er acties, afhankelijk van de AVG-status van de kandidaat. Je kunt de kandidaat een e-mail sturen, de bewaartermijn verlengen of de kandidaat verwijderen.
AVG-compliance filters
Als je een overzicht wilt van je database, ga je naar de sectie Kandidaten en klik je op de AVG-compliance filter. Hier staan alle kandidaten opgesomd met de status Verloopt of In afwachting van goedkeuring, en degenen die een verzoek tot verwijdering of wijzing hebben ingediend. Je ziet hun AVG-status en de resterende tijd in hun bewaartermijn.
💡 Deze filter is ook toegankelijk binnen een vacature of talentpool, onder Filters.
Bewaartermijnen in bulk verlengen
1. Vink de hokjes links van de kandidaten aan, klik op Meer en/of klik op Verleng de bewaartermijn.
2. Kies voor hoe lang je de bewaartermijn van de geselecteerde kandidaten wilt verlengen.
3. Klik op Verlengen.
💡 Als je de bewaartermijn handmatig verlengt, krijgen kandidaten automatisch de status Toestemming gegeven of Verloopt, afhankelijk van het aantal dagen waarmee je de bewaartermijn verlengt.