Das Erstellen einer Formularvorlage hilft dir dabei, ein strukturiertes, wiederholbares Format für die Erfassung von Mitarbeiterfeedback einzurichten.
Mit einer gut konfigurierten Vorlage kannst du eine konsistente Datenerfassung sicherstellen, HR-Teams und Manager*innen wertvolle Zeit sparen und Feedback über längere Zeiträume hinweg einfacher nachverfolgen und analysieren.
Dieser Artikel führt dich durch die Auswahl des richtigen Beurteilungsformats, die Strukturierung deiner Fragen und die Verwaltung des Vorlagenzugriffs.
Eine neue Formularvorlage starten
Formularvorlagen werden in deinem Dashboard für Performance-Kampagnen verwaltet und gespeichert.
1. Navigiere im linken Navigationsmenü zu Leistung > Workflows > Fragebogen.
2. Klicke auf Neue Vorlage erstellen.
3. Wähle das Bewertungsformat aus, das am besten zum Ziel deines Unternehmens passt.
📌 Hinweis: Sobald ein Vorlagenformat gespeichert ist, kannst du es nicht mehr ändern. Stelle sicher, dass du das richtige Setup basierend auf deinem Anwendungsfall auswählst. Wenn du aus Versehen das falsche Format wählst, musst du eine neue Vorlage von Grund auf neu erstellen.
Verfügbare Beurteilungsformate
Du kannst aus fünf verschiedenen Formaten wählen:
Individuelles Gespräch: Eine direkte Bewertung zwischen einem*einer Mitarbeiter*in und deren*dessen Manager*in.
Beispiele: Jahresgespräche, Halbjahresbeurteilungen und Abstimmungen zur beruflichen Weiterentwicklung.
Private Bewertung: Eine streng vertrauliche Bewertung, die ausschließlich für bestimmte Manager*innen und Administrator*innen zugänglich ist.
Beispiel: Sammeln von internen Organisationsnotizen im Vorfeld von jährlichen Leistungs- und Potenzialabgleichen für Talente.
360°-Bewertung: Eine Bewertung aus verschiedenen Quellen, die das Feedback mehrerer Stakeholder einbezieht, wie z. B. Manager*innen, Kolleg*innen und direkt unterstellten Mitarbeiter*innen.
Zweck: Sammelt vielfältiges Feedback für ein umfassendes, ausgewogenes Assessment.
Automatische individuelle Beurteilung: Eine direkte Beurteilung zwischen Manager*in und Mitarbeiter*in, die automatisch bei Erreichen eines bestimmten Ziels ausgelöst wird.
Beispiel: Ein Gespräch zum Ende der Probezeit, das genau 30 Tage nach dem Einstellungsdatum eines*einer Mitarbeiter*in geplant wird.
Umfrage: Ein interner Fragebogen, der an eine größere Gruppe von Mitarbeiter*innen gesendet wird.
Zweck: Misst das Engagement im Unternehmen, sammelt Feedback zur Unternehmenskultur oder holt unternehmensweite Meinungen ein.
Strukturiere deine Formularvorlage
Nachdem du dein Basisformat gewählt hast, kannst du den Vorlagentitel festlegen, die Sichtbarkeit (öffentlich oder privat) bestimmen und mit dem Erstellen benutzerdefinierter Abschnitte beginnen.
Anpassbare Fragentypen
Schneide deine Vorlagen individuell zu, indem du verschiedene interaktive Feldtypen hinzufügst und konfigurierst:
Offene Frage: Ermöglicht Freitextantworten – ideal für qualitative Meinungen, Selbstreflexionen oder detaillierte Verhaltensbeispiele.
Skala: Ermöglicht eine quantitative Bewertung anhand einer numerischen oder beschreibenden Skala (z. B. Bewertung einer Fähigkeit von 1 bis 10).
Auswahl: Bietet vordefinierte Antwortmöglichkeiten zur Einfach- oder Mehrfachauswahl.
Tabelle: Ermöglicht es den Befragten, mehrere Kriterien gleichzeitig mithilfe von strukturierten Zeilen und Spalten zu bewerten.
Technische Limits für Fragentypen
Achte beim Erstellen deines Formulars darauf, dass deine Vorlagen für die Befragten übersichtlich und leicht zu navigieren sind. Das System gibt bestimmte Limits für die Größe und den Umfang einiger Fragenstrukturen vor:
Skala: Jeder Abschnitt muss mindestens 1 Skala-Frage enthalten, es gibt jedoch kein technisches Limit nach oben.
Auswahl: Es gibt keine technischen Limits für die Anzahl der Auswahlmöglichkeiten bei Einfach- oder Mehrfachauswahl.
Tabellen:
Textspalten: Du kannst maximal 4 Textspalten pro Tabelle hinzufügen.
Spalten mit Kontrollkästchen: Du kannst bis zu 6 Spalten mit Kontrollkästchen pro Tabelle hinzufügen.
Zeilen: Es gibt kein technisches Limit für die Anzahl der Zeilen, die du in einer einzelnen Tabelle erstellen kannst.
Intelligente Module
Intelligente Module sind einmalig verwendbare Fragen, die speziell zur Unterstützung spezifischer HR-Prozesse entwickelt wurden:
Bewerte die Ziele: Ruft Ziele ab, die im vorherigen Performance-Zeitraum festgelegt wurden, und bewertet diese.
Definiere künftige Ziele: Legt neue Ziele für den kommenden Performance-Zeitraum fest und verfolgt diese.
Fähigkeiten bewerten: Misst Kernkompetenzen und Fähigkeiten.
Schulungsbedarf: Erfasst anstehende Anfragen zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterbildung.
Bewertung der vergangenen Schulungen: Sammelt strukturelles Feedback zu absolvierten Schulungen.
📌 Hinweis: Intelligente Module werden während unserer aktuellen Beta-Phase vorübergehend nicht unterstützt. Wenn diese Module zu einer Vorlage hinzugefügt werden, werden sie automatisch übersprungen und erscheinen nicht in der finalen Live-Beurteilung.
Vorlagen bearbeiten und organisieren
Du kannst den Inhalt deines Fragebogens jederzeit verfeinern und die Reihenfolge neu anordnen, bevor du ihn in einer aktiven Performance-Kampagne verwendest.
Text und Einstellungen ändern
1. Gehe zu Leistung > Workflows > Fragebogen.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol (...) neben der gewünschten Vorlage und wähle Bearbeiten.
3. Klicke im linken Navigationsmenü auf einen beliebigen Fragentitel, um die spezifischen Parameter, den Text oder die Konfigurationen zu aktualisieren.
4. Klicke oben rechts auf Die Vorlage aktualisieren, um deine Änderungen zu speichern.
Fragen neu anordnen
1. Öffne deine Vorlage im Bearbeitungsmodus.
2. Suche den Griff mit den sechs Punkten (zwei übereinanderliegende Punktreihen) auf der linken Seite eines beliebigen Fragenblocks.
3. Klicke auf den Fragenblock und ziehe ihn nach oben oder unten, um die von dir bevorzugte Reihenfolge einzustellen.
Vorlagen duplizieren und teilen
Spare Zeit bei der Konfiguration, indem du erfolgreiche Fragebogenstrukturen klonst oder exakte Bearbeitungsberechtigungen verwaltest.
Eine Vorlage duplizieren
Wenn du geringfügige Anpassungen für eine bestimmte Abteilung vornehmen musst, ohne von vorn zu beginnen:
1. Gehe zu Leistung > Workflows > Fragebogen.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol (...) neben der Vorlage und wähle Kopieren.
3. Ein brandneuer Entwurf mit genau demselben Layout wird erstellt, der für eine separate Anpassung bereitsteht.
Zugriff auf private Vorlagen verwalten
Um eine private Vorlage mit bestimmten Kolleg*innen zu teilen:
1. Navigiere zu deiner Liste mit Formularvorlagen.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol (...) neben der privaten Vorlage und wähle Die Zugänge aktualisieren.
3. Klicke in der Seitenleiste, die von rechts herausgleitet, auf + Zugang gewähren.
4. Tippe den Namen deines Teammitglieds ein, wähle ihn*sie aus der Liste aus und klicke auf Senden. Diese Personen können die Vorlage nun in ihren Kampagnen einsehen und verwenden.
📌 Hinweis: Standardmäßig sind alle neu erstellten Vorlagen auf öffentlich gesetzt. Du kannst eine Vorlage während der Ersteinrichtung oder später im Dashboard auf privat umstellen.
Beispiel
Erstelle eine Vorlage für das Halbjahresgespräch
Ein*e HR-Manager*in möchte den Prozess der halbjährlichen Leistungsbeurteilung sowohl für die Abteilung Ingenieurwesen als auch für die Abteilung Design vereinheitlichen.
Er*Sie erstellt eine Basisvorlage im Format des individuellen Gesprächs und baut Standardfragen mit offenen Fragen zu den jüngsten Herausforderungen sowie eine Skala-Frage von 1–5 zur Bewertung der Projektumsetzung ein.
Um die Vorlage für die verschiedenen Teams anzupassen, nutzt er*sie einfach die Kopierfunktion, um den Basisentwurf zu duplizieren.
Er*Sie fügt der Variante Ingenieurwesen, spezifische technische Kennzahlen hinzu, ändert den Titel und speichert beide Vorlagen – so stellt er*sie sicher, dass die Kerndaten des Unternehmens einheitlich bleiben, während abteilungsspezifische Nuancen berücksichtigt werden.