Mit der Funktion zum Importieren von Teammitgliedern kannst du mehrere Mitarbeitende schnell aus einer .csv- oder .xlsx-Datei ins System hochladen und so den Onboarding-Prozess für ein großes Team effizient gestalten. Befolge diese Schritte, um die Daten deiner Mitarbeitenden erfolgreich zu importieren.
Schritt 1: Vorbereitung der Importdatei
Vorlage herunterladen
Starte damit, die vom System bereitgestellte leere Vorlage herunterzuladen. Diese Vorlage enthält vorformatierte Spalten für alle notwendigen Felder und stellt sicher, dass deine Datei den Systemanforderungen entspricht.Klicke auf „Datei importieren“ und dann auf Download unter „Fülle eine leere Vorlage aus“.
Informationen zu den Mitarbeitenden ausfüllen
Öffne die heruntergeladene Vorlage in einem Tabelleneditor (z. B. Excel, Google Sheets) und trage die Details der einzelnen Mitarbeitenden ein:Eine Zeile pro Mitarbeitenden: Jede*r Mitarbeitende sollte eine eigene Zeile in der Datei haben.
Pflichtfelder: Felder wie Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Beschäftigungsbeginn müssen korrekt ausgefüllt sein.
Datenformat: Verwende die in der Vorlage angegebenen Formate, z. B. TT-MM-JJJJ für Datumsfelder.
Datei speichern
Wenn du fertig bist, speichere die Datei als .csv oder .xlsx. Andere Formate werden nicht unterstützt. Die Dateigröße darf 15 MB nicht überschreiten.
Schritt 2: Hochladen der Datei
Zur Datei-Import-Seite gehen
Navigiere im Admin-Dashboard unter Schnelleinstieg zum Bereich „Mitarbeitende importieren“.
Die Datei hochladen
Ziehe die Datei per Drag-and-Drop in das Datei-hochladen-Feld oder
klicke auf Datei hochladen, um die Datei manuell von deinem Computer auszuwählen.
Nach dem Hochladen beginnt das System mit der Verarbeitung der Datei.
Schritt 3: Zugang und Rollen zuweisen
Nach dem Hochladen weist du den importierten Mitarbeitenden Rollen zu:
Zugang und Rollen festlegen
Wähle die Rolle für jede*n Mitarbeitende*n aus. Zum Beispiel:Recruitee: Wähle „Mitarbeitende“ als Standardrolle für neue Teammitglieder.
Optional: Einladungen versenden
Wenn du möchtest, dass jedes Teammitglied eine Einladung zur Plattform erhält, aktiviere das Kontrollkästchen Tellent-Login erstellen und Einladungs-E-Mail senden. Dadurch wird eine E-Mail mit Anweisungen an die E-Mail-Adresse jedes Teammitglieds verschickt.Klicke auf Weiter, um fortzufahren.
Schritt 4: Zuordnung der Datenfelder
Das System ordnet die Spalten deiner Datei automatisch den entsprechenden Systemfeldern zu. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Daten korrekt im System gespeichert werden.
Zuordnungen überprüfen
Vergleiche jede Spalte deiner Datei mit dem passenden Systemfeld, z. B.:Die E-Mail-Adresse in deiner Datei sollte der E-Mail-Adresse im System zugeordnet werden.
Beschäftigungsbeginn sollte dem entsprechenden Feld im System entsprechen.
Bei Bedarf anpassen
Wenn Felder falsch zugeordnet sind, kannst du die Zuordnungen über Dropdowns manuell ändern.Klicke auf Weiter, um die Zuordnungen zu bestätigen.
Schritt 5: Validierung der Daten
Nach der Zuordnung validiert das System die Daten, um Fehler auszuschließen.
Validierungsübersicht
Verarbeitete Datensätze: Zeigt die Gesamtzahl der überprüften Datensätze an.
Korrekt verarbeitete Datensätze: Zeigt die Anzahl der Datensätze ohne Fehler an.
Datensätze mit Fehlern: Auflistung der Datensätze mit fehlenden oder falsch formatierten Informationen.
Validierungsergebnisse prüfen
Wenn die Validierung erfolgreich war, erhältst du eine Nachricht, dass alle Datensätze richtig verarbeitet wurden (z. B. „21 Datensätze erfolgreich verarbeitet, 0 Fehler“).Fehler korrigieren
Wenn Fehler auftreten, überprüfe das Feedback, nimm Korrekturen in deiner Datei vor und lade sie erneut hoch.Klicke auf Weiter, wenn keine Fehler vorhanden sind.
Schritt 6: Zusammenfassung des Imports
Nach der Validierung erhältst du eine Zusammenfassung des Imports.
Importzusammenfassung überprüfen
Die Zusammenfassung zeigt Name, Status (z. B. eingeladen oder nicht eingeladen) und Rolle jedes Mitarbeitenden. So kannst du sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden mit den richtigen Informationen hinzugefügt wurden.Import abschließen
Klicke auf Fertig, um den Vorgang abzuschließen. Deine Mitarbeitenden sind jetzt im System.
Tipps und Problemlösungen
Dateiformat: Stelle sicher, dass die Datei als .csv oder .xlsx gespeichert wurde. Andere Formate werden nicht unterstützt.
Dateigrößenlimit: Die Datei darf maximal 15 MB groß sein. Um größere Datensätze zu importieren, teile die Datei in mehrere Segmente auf.
Validierungsfehler: Überprüfe die Datenformate und achte darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Die Validierungsübersicht hilft dir bei der Fehlerbehebung.
Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du deine Mitarbeitenden effizient importieren, Zeit sparen und für eine konsistente Datenpflege im System sorgen.