Aktivierung der DocuSign-Integration
Damit du E-Signatur-Felder nutzen kannst, muss die DocuSign-Integration aktiviert sein.
Um die DocuSign-Integration zu aktivieren, geh an die angegebene Stelle und klick auf die entsprechende Option im richtigen Bereich. In der App-Ansicht klickst du auf das entsprechende Feld; ein Modalfenster erscheint mit einem Button, über den du die DocuSign-Integration für das gesamte Unternehmen aktivieren kannst.
E-Signatur-Feld zum Mitarbeiterdokumenten-Ordner hinzufügen
Um ein E-Signatur-Feld zu einem Ordner in den Mitarbeiterdokumenten hinzuzufügen, geh zu Konfiguration und klick unter Mitarbeiterdaten auf Dokumente. Wähle aus der Ordnerliste den Ordner aus, den du ändern möchtest, und klick auf + Feld hinzufügen. Wähle im Dropdown-Menü Typ die Option E-Signatur, gib einen Namen im Feldnamen ein und bestätige mit Feld hinzufügen. Es kann nur ein E-Signatur-Feld pro Ordner hinzugefügt werden.
Auswahl der Dokumentenunterzeichnenden
Bevor du das Dokument verschickst, musst du die Unterzeichnenden auswählen. Geh dazu in einen Ordner mit einem E-Signatur-Feld. Beim Hinzufügen der Datei kannst du die Unterzeichnenden aus der Liste der Mitarbeitenden auswählen.
Dokument an DocuSign senden
Sobald die Unterzeichnenden festgelegt sind, kannst du das Dokument zur Unterschrift an DocuSign senden. Öffne die Dokumentendetails und klick auf An DocuSign senden. Du wirst zu DocuSign weitergeleitet, wo du das Dokument mit allen Funktionen von DocuSign zum Unterschreiben vorbereiten kannst. Nach dem Senden wirst du zurück zu Tellent HR geleitet. Die Unterzeichnenden erhalten eine E-Mail mit der Unterschriftenanfrage.
Nach dem Senden dauert die Datensynchronisation zwischen DocuSign und Tellent HR einige Sekunden.
Um das gesendete Dokument in DocuSign zu sehen, klick auf den Button In DocuSign anzeigen.
Status
Der Fortschritt der Dokumentenunterschrift kann über den Dokumentenstatus und den Signaturstatus der einzelnen Unterzeichnenden verfolgt werden.
Dokumentenstatus
Nicht vorbereitet – Unterzeichnende wurden ausgewählt, aber das Dokument wurde noch nicht zum Unterschreiben gesendet.
Ausstehende Unterschriften – Das Dokument wurde gesendet, aber noch nicht vollständig unterzeichnet.
Abgelehnt – Mindestens ein*e Unterzeichner*in hat das Dokument abgelehnt.
Signiert – Alle Unterzeichnenden haben das Dokument unterschrieben.
Status der Unterzeichnenden
In Erwartung – Der*Die Unterzeichner*in hat eine E-Mail erhalten, aber noch nicht unterschrieben.
Abgelehnt – Der*Die Unterzeichner*in hat das Dokument abgelehnt.
Signiert – Der*Die Unterzeichner*in hat das Dokument unterschrieben.
Welche Daten tauschen Tellent HR und DocuSign aus?
Tellent HR teilt mit DocuSign die Namen und E-Mail-Adressen aller Beteiligten an der Signaturanfrage.
DocuSign gibt den Status jeder Signaturanfrage pro Unterzeichnendem an Tellent HR zurück.