Beurteilungsprozesse fungieren als wiederverwendbare Vorlagen für die Leistungsbeurteilungen in deinem Unternehmen.
Anstatt deinen Prozess in jedem Zyklus von Grund auf neu aufzubauen, konfigurierst du einen Prozess einmal – wie zum Beispiel für jährliche Leistungsbeurteilungen – und kannst ihn unbegrenzt oft für zukünftige Kampagnen wiederverwenden.
Dieser Artikel führt dich durch den Aufbau eines Beurteilungsprozesses, die Konfiguration der einzelnen Schritte, die Verwaltung von Sichtbarkeitsregeln und die Organisation deiner Prozessbibliothek.
💡 Nutzt du noch unser altes Bewertungssystem? In unseren Anleitungen für ältere Bewertungs-Versionen findest du Hilfe zu individuellen und 360°-Beurteilungen.
Prozesse vs. Kampagnen verstehen
Um das Beste aus dem Performance-Modul herauszuholen, hilft es zu verstehen, wie Prozesse und Kampagnen zusammenspielen:
Prozess: Das strukturelle Schema oder die Vorlage für deinen Beurteilungsprozess. Hier wird festgelegt, welche Schritte enthalten sind, wer teilnimmt, welche Fragebögen ausgefüllt werden und wer Sichtbarkeitsberechtigungen besitzt.
Kampagne: Die tatsächliche Durchführung dieser Vorlage. Wenn du eine Kampagne startest, wendest du einen bestehenden Prozess auf einen bestimmten Zeitrahmen und eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeiter*innen an.
Prozesse werden einmal erstellt und immer wieder verwendet. Kampagnen startest du immer dann, wenn es an der Zeit ist, aktive Beurteilungen einzuleiten.
Erstelle deinen Prozess
Prozesse werden im Tab „Performance“ erstellt und gespeichert.
Zugriff auf den Prozess-Baukasten
Navigiere im linken Navigationsmenü zu Performance > Prozesse.
Klicke auf den Button Neuer Prozess.
Du siehst nun den Prozess-Baukasten mit mehreren Abschnitten, die ausgefüllt werden müssen.
Grundlegende Informationen festlegen
Prozessname: Gib einen aussagekräftigen Titel ein, der hilft, die Art der Beurteilung zu identifizieren (z. B. Jährliche 360°-Beurteilung, Vierteljährliches Check-in).
Prozessbeschreibung: Füge einen klaren Kontext hinzu, der detailliert beschreibt, wann und warum Manager*innen diese spezifische Vorlage auswählen sollten.
💡 Tipp: Erstelle separate, maßgeschneiderte Prozesse für verschiedene Bewertungsarten, anstatt zu versuchen, einen einzigen Prozess in jedes Unternehmensszenario zu pressen. Überlege dir, eigene Abläufe für jährliche Beurteilungen, Feedback unter Kolleg*innen oder Probezeiten bei Neueinstellungen einzurichten.
Beurteilte Personen, Vorgesetzte & Betrachter*innen konfigurieren
Jeder Prozess erfordert definierte Strukturen darüber, wer bewertet wird und wer den Prozess hinter den Kulissen verwaltet.
Zu bewertende Personen auswählen
Definiere die Zielgruppe oder die Kriterien für Mitarbeiter*innen, die im Rahmen dieses spezifischen Prozesses bewertet werden sollen. Du kannst alle Mitarbeiter*innen einbeziehen oder gezielt bestimmte Gruppen und Benutzer*innen auswählen.
Vorgesetzte für die Beurteilung konfigurieren
Vorgesetzte für die Beurteilung überwachen die manuellen Abläufe einer aktiven Beurteilung. Sie können einzelne Teilnehmer*innen hinzufügen oder entfernen, Beurteilungen durch die Schritte des Prozesses bewegen und abgeschlossene Beurteilungen abschließen.
Automatische Vorgesetzte: Benutzer*innen mit den Systemrollen HR und HR Team (beschränkt auf ihre spezifischen Gruppenparameter) agieren automatisch als Vorgesetzte für die Beurteilungen und Kampagnen-Admins. Du musst sie nicht manuell hinzufügen.
Manager*innen als Vorgesetzte: Aktiviere diese Option, um Manager*innen automatisch zu Vorgesetzten für die Beurteilungen ihrer eigenen Teammitglieder zu machen. So können sie alltägliche Zeitanpassungen vornehmen, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein.
Spezifische Benutzer*innen: Füge einzelne Teammitglieder namentlich hinzu, wenn sie eine aufsichtführende Rolle bei jeder aus diesem Prozess gestarteten Kampagne benötigen (z. B. ein bestimmter Talent Partner oder eine Führungskraft).
Betrachter*innen für die Beurteilung festlegen
Beurteilungs-Betrachter*innen benötigen schreibgeschützten Zugriff auf die Beurteilungsinhalte, können aber keine operativen Änderungen vornehmen oder Zeitpläne ändern. Dies ist ideal für übergeordnete Manager*innen, HR Business Partner oder Führungskräfte, die Sichtbarkeit für die Talentkalibrierung benötigen.
Du kannst Leserechte über drei verschiedene Arten vergeben:
Nach Rolle: Wähle Manager*innen, um übergeordneten Führungskräften Sichtbarkeit für direkt unterstellte Mitarbeiter*innen zu geben, oder wähle andere vordefinierte Organisationsrollen.
Nach Benutzer*in: Suche und weise einzelne Personen zu, die alle generierten Beurteilungsinhalte für diesen spezifischen Prozess sehen müssen.
💡 Tipp: Gehe beim Hinzufügen von Betrachter*innen für Beurteilungen mit bedacht vor. Während organisatorische Transparenz wertvoll ist, fühlen sich manche Mitarbeiter*innen unwohl dabei, wortwörtliches Feedback außerhalb ihrer direkten Berichtslinie zu teilen. Stimme diese Einstellungen eng mit deiner Unternehmenskultur ab.
Den Feedback-Schritt einrichten
Der optionale Feedback-Schritt nutzt spezifische Fragebögen, um strukturiertes Feedback von mehreren Quellen aus dem Unternehmen einzuholen.
Um eine Phase zur Erfassung von Feedback zu konfigurieren:
Feedback aktivieren oder deaktivieren: Schalte den Feedback-Schritt ein oder aus. Wenn du ihn deaktivierst, musst du den Meeting-Schritt aktivieren (du benötigst mindestens einen der beiden).
Benenne den Schritt: Passe den Titel an, den die Teilnehmer*innen sehen (z. B. Feedback von Kolleg*innen, 360°-Feedback).
Füge eine Beschreibung hinzu: Stelle Anweisungen oder Kontext bereit, der erklärt, wie das Feedback genutzt wird.
Wähle einen Fragebogen: Wähle eine Vorlage aus deiner vorbereiteten Fragebogen-Bibliothek aus.
📌 Hinweis: Es gibt keine funktionale Trennung mehr zwischen individuellen und 360°-Fragebogenvorlagen. Während der aktuellen Beta-Phase werden Fragen, die sich direkt auf Ziele, Fähigkeiten und Weiterbildungs-Tracking beziehen, jedoch automatisch übersprungen.
Feedbackgeber*in auswählen
Bestimme, wer schriftliches Feedback beisteuern soll, indem du Gruppen, einzelne Benutzer*innen oder organisatorische Rollen auswählst:
Manager*in: Der*Die direkte Vorgesetzte der beurteilten Person.
Kolleg*innen: Mitarbeiter*innen, die denselben*dieselbe direkte*n Manager*in teilen.
Direkt unterstellte Mitarbeiter*innen: Mitarbeiter*innen, die direkt der beurteilten Person unterstellt sind.
Beurteilte Person: Der*Die Mitarbeiter*in selbst, wodurch eine Selbstreflexionsphase entsteht.
Manager*in N+2: Der*Die übergeordnete Vorgesetzte der beurteilten Person.
Sichtbarkeitsregeln für Feedback
Die Personen, die Feedback geben, können niemals die Antworten der anderen sehen – diese Regel ist fest im System verankert, um Voreingenommenheit zu verhindern und psychologische Sicherheit zu gewährleisten. Antworten werden für Meeting- oder Unterschriften-Teilnehmer*innen nur dann sichtbar, wenn dies in den folgenden Abschnitten explizit so konfiguriert ist.
Den Schritt für das Beurteilungsmeeting einrichten
Der Schritt Beurteilungsmeeting bietet den Teilnehmer*innen einen Raum für den gemeinsamen Austausch, um über die Performance zu sprechen, Erfolge zu bewerten und eine abschließende Zusammenfassung zu dokumentieren.
📌 Hinweis: Dein Prozess muss mindestens eine interaktive Phase enthalten. Wenn du den Feedback-Schritt deaktivierst, musst du den Schritt Beurteilungsmeeting aktivieren.
Um eine Phase für Beurteilungsmeetings zu konfigurieren:
Beurteilungsmeeting aktivieren oder deaktivieren: Schalte den Schritt ein oder aus. Wenn du ihn deaktivierst, musst du den Feedback-Schritt aktivieren (du benötigst mindestens einen der beiden).
Benenne den Schritt: Passe den Titel an, den die Teilnehmer*innen sehen.
Füge eine Beschreibung hinzu: Stelle Anweisungen oder Kontext bereit, wie der Schritt für das Beurteilungsmeeting ablaufen soll.
Wähle einen Fragebogen: Wähle eine Vorlage aus deiner Fragebogen-Bibliothek aus.
Vorbereitungsnotizen aktivieren
Das Einschalten der Vorbereitungsphase ermöglicht es den Teilnehmer*innen, Notizen zu verfassen und Fragen einzeln zu beantworten, bevor sie sich zusammensetzen.
Wann du die Vorbereitung nutzen solltest: Ideal für umfassende jährliche Beurteilungen, bei denen beide Parteien Zeit zum Nachdenken brauchen, um übereilte Gespräche zu vermeiden.
Wann du die Vorbereitung überspringen kannst: Ideal für kurze, häufige Check-ins oder informelle Gespräche, bei denen eine spontane Unterhaltung bevorzugt wird.
Sichtbarkeit der Vorbereitung festlegen: Wähle aus, ob die Teilnehmer*innen das eingereichte Feedback der Kolleg*innen lesen können, während sie ihre Vorbereitungsnotizen schreiben, oder ob das Feedback verborgen bleiben soll, bis das Live-Meeting stattfindet.
Die Meeting-Zusammenfassung konfigurieren
Die Zusammenfassung wird in der offiziellen Performance-Dokumentation festgehalten. Jeder Meeting-Schritt erfordert klare Parameter, die definieren, wer den Text kontrolliert:
Wähle den*die Notizenersteller*in aus: Bestimme genau eine Person – in der Regel den*die Manager*in oder die beurteilte Person –, die das exklusive Recht hat, den Fragebogen für die finale Zusammenfassung auszufüllen und zu bearbeiten.
Meeting-Teilnehmer*innen auswählen: Füge die Stakeholder hinzu, die am Gespräch teilnehmen oder Echtzeit-Sichtbarkeit während der Erstellung des Zusammenfassungsentwurfs benötigen.
Sichtbarkeit der Zusammenfassung festlegen: Definiere, ob der*die Notizenersteller*in und die Teilnehmer*innen beim Finalisieren der Zusammenfassung auf die Feedback-Antworten, die Vorbereitungsnotizen oder auf beides zurückgreifen können.
Den Unterschriften-Schritt einrichten
Der Unterschriften-Schritt ermöglicht es den Teilnehmer*innen, formell zu bestätigen, dass die Beurteilung stattgefunden hat und gemeinsam besprochen wurde.
Unterschriften-Schritt aktivieren oder deaktivieren: Schalte den Schritt ein oder aus.
Benenne den Schritt: Passe den Titel des Schritts an, den die Teilnehmer*innen sehen (z. B. Bestätigung des Gesprächs, Freigabe, Finale Genehmigung).
Füge eine Beschreibung hinzu: Stelle Anweisungen oder Kontext für die Unterschrift-Teilnehmer*innen bereit.
Weise deine Unterschrift-Teilnehmer*innen zu: Bestimme spezifische Rollen, Benutzer*innen oder Gruppen.
Sichtbarkeit der Unterschrift festlegen: Wähle aus, was die unterzeichnenden Teilnehmer*innen vor der Unterzeichnung einsehen dürfen. Du kannst Zugriff auf den gesamten Verlauf gewähren (Feedback, Vorbereitung und Zusammenfassung) oder ihre Ansicht strikt auf einen bestimmten Schritt beschränken.
Deinen Prozess überprüfen und speichern
Vor dem Speichern überprüft der Baukasten deine Konfiguration automatisch, um operative Engpässe zu vermeiden. Das System kontrolliert auf:
Fehlende Pflichtfelder (wie nicht zugewiesene Fragebögen oder nicht ausgewählte Notizenersteller*innen).
Fehlende Teilnehmer*innen bei aktiven Schritten.
Strukturelle Konformität (um sicherzustellen, dass mindestens der Feedback- oder der Meeting-Schritt voll funktionsfähig ist).
Wenn ein Problem erkannt wird, hebt ein Warnhinweis genau den Schritt hervor, der angepasst werden muss. Sobald alles korrekt ist, klicke auf Prozess speichern, um die Vorlage in der Bibliothek deiner Organisation zu hinterlegen.
Deine Prozess-Bibliothek verwalten
Verwalte alle bestehenden Vorlagen, indem du zum Haupt-Dashboard Performance > Prozesse zurückkehrst. Von hier aus kannst du suchen, Erstellungsdaten nachverfolgen und auf einen Blick sehen, welche Schritte (Feedback, Meeting, Unterschrift) mit dem jeweiligen Prozess verknüpft sind.
Klicke auf den Prozess, um ihn zu öffnen. Neben den Button „Speichern“ findest du drei Punkte, über die du folgende Aktionen ausführen kannst:
Löschen: Entferne eine nicht mehr benötigte Prozess-Vorlage.
Duplizieren: Klone eine Prozess-Struktur. Dies ist sehr nützlich, wenn du leichte abteilungsspezifische Abweichungen (wie unterschiedliche Fragebögen für verschiedene Teams) erstellen musst, ohne alles von Grund auf neu erstellen zu müssen.
Als Kampagnenentwurf verwenden: Öffne den Kampagnen-Baukasten mit allen bereits ausgefüllten Einstellungen des Prozesses. Details zum Anpassen von Einstellungen für spezifische Kampagnen findest du unter Starte deine erste Kampagne.
⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Basis-Prozesses aus deiner Bibliothek ändert oder löscht keine historischen Kampagnen, die zuvor daraus gestartet wurden. Diese aktiven Zyklen laufen ganz normal weiter.
Beispiel
Aufbau eines vollständigen 360°-Jahresbeurteilungs-Zyklus
Ein*e HR-Administrator*in richtet einen Prozess namens „Jährliche 360°-Beurteilung“ ein.
Er*Sie aktiviert das Feedback und legt die Feedbackgeber*innen auf Manager*in, Kolleg*in und beurteilte Person fest, um ein umfassendes Bild zu erhalten.
Als Nächstes aktiviert er*sie den Schritt Beurteilungsmeeting und schaltet die Vorbereitung sowohl für den*die Manager*in als auch für den*die Mitarbeiter*in ein, damit sie das Feedback für den*die Kolleg*in vorab einsehen können. Er*Sie bestimmt den*die Manager*in als alleinige*n Notizenersteller*in.
Schließlich fügt er*sie einen Unterschriften-Schritt hinzu, der eine gegenseitige Unterzeichnung durch den*die Mitarbeiter*in und den*die Manager*in erfordert.
Nach dem Speichern bleibt diese Vorlage gesperrt und bereit für den Einsatz jeden Dezember – ganz ohne weiteren Konfigurationsaufwand.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Prozess bearbeiten, der in aktiven Kampagnen verwendet wird?
Kann ich einen Prozess bearbeiten, der in aktiven Kampagnen verwendet wird?
Ja, aber deine Änderungen haben keine Auswirkungen auf bereits gestartete Kampagnen. Nur neue Kampagnen nutzen den aktualisierten Prozess.
Kann ich denselben Prozess für verschiedene Abteilungen nutzen?
Kann ich denselben Prozess für verschiedene Abteilungen nutzen?
Ja. Prozesse gelten unternehmensweit. Du kannst die Teilnehmer*innen direkt im Prozess festlegen oder beim Start einer Kampagne, indem du spezifische Abteilungen oder Gruppen auswählst.
Was passiert, wenn ich einen Prozess lösche, der für alte Kampagnen verwendet wurde?
Was passiert, wenn ich einen Prozess lösche, der für alte Kampagnen verwendet wurde?
Nichts. Vergangene Kampagnen laufen weiter und historische Daten bleiben zugänglich. Das Löschen eines Prozesses verhindert lediglich, dass du neue Kampagnen daraus starten kannst.
Kann ich in derselben Kampagne verschiedene Fragebögen für verschiedene Mitarbeiter*innen haben?
Kann ich in derselben Kampagne verschiedene Fragebögen für verschiedene Mitarbeiter*innen haben?
Nein. Alle Mitarbeiter*innen in einer Kampagne nutzen dieselben Fragebögen, die im Prozess definiert sind. Wenn du unterschiedliche Fragebögen benötigst, erstelle separate Prozesse und starte separate Kampagnen.
Wer kann Prozesse erstellen und bearbeiten?
Wer kann Prozesse erstellen und bearbeiten?
Benutzer*innen mit den Rollen HR und HR Team können Prozesse erstellen und bearbeiten. Andere Benutzer*innen haben keinen Zugriff auf den Prozess-Baukasten, selbst wenn sie Vorgesetzte für die Beurteilung sind.
Kann ich Prozesse erstellen, ohne schon Fragebögen auszuwählen?
Kann ich Prozesse erstellen, ohne schon Fragebögen auszuwählen?
Nein. Du musst beim Erstellen des Prozesses Fragebögen auswählen. Du kannst jedoch ändern, welcher Fragebogen verwendet wird, wenn du eine Kampagne aus dem Prozess heraus startest.