Sobald du eine Kampagne startest, musst du den Fortschritt der Beurteilungen verfolgen. Das Beurteilungssystem bietet visuelle Indikatoren, Status-Labels und eine Fortschrittsverfolgung, damit du alles auf einen Blick überwachen kannst.
Dieser Artikel erklärt, wie du den Status von Beurteilungen liest, Abschlussanzeigen verstehst und die Benutzeroberfläche für Beurteilungen nutzt, um den Überblick über deine Kampagnen zu behalten.
💡Nutzt du immer noch unser altes System für Beurteilungen? In unseren Leitfäden für bisherige Beurteilungen findest du Hilfe zu individuellen und 360°-Bewertungen.
Beurteilungsstatus
Jede Beurteilung durchläuft einen Lebenszyklus von der Erstellung bis zum Abschluss. Wenn du diese Status kennst, weißt du immer genau, wie es um die jeweilige Beurteilung steht.
Nicht begonnen
Bedeutung: Die Beurteilung wurde erstellt, aber noch nicht gestartet. Es ist nur für die HR-Abteilung und die für die Beurteilung zuständigen Vorgesetzten sichtbar.
Was du siehst:
Die Statusanzeige zeigt „Nicht begonnen“.
Es sind keine Schritte verfügbar.
Die Teilnehmer*innen wurden noch nicht benachrichtigt.
Es können noch keine Aktionen durchgeführt werden.
Was hier passiert: Als Verantwortlicher für die Beurteilung kannst du die Beurteilungsdetails einsehen, Teilnehmer*innen bearbeiten und Einstellungen anpassen. Sobald du bereit bist, startest du die Beurteilung, um den ersten Schritt zu öffnen.
Wann du dies siehst: Direkt nach dem Hinzufügen einer beurteilten Person zu einer Kampagne, aber noch vor dem Start seiner*ihrer Beurteilung. Einige Organisationen erstellen Beurteilungen im Voraus und starten sie erst später.
Offen
Bedeutung: Die Beurteilung wurde gestartet und für die Teilnehmer*innen freigegeben, aber sie wurde noch nicht geöffnet oder etwas dazu beigetragen.
Was du siehst:
Die Statusanzeige zeigt „Offen“.
Der erste Schritt steht den Teilnehmer*innen zur Verfügung.
Bisher haben noch keine Teilnehmer*innen mit ihren Aufgaben begonnen.
Es werden keine Abschlussanzeigen eingeblendet.
Was hier passiert: Die Teilnehmer*innen wurden benachrichtigt und können auf die Beurteilung zugreifen, aber niemand hat sie bisher geöffnet, um mit der Arbeit zu beginnen. Sobald ein*e Teilnehmer*in die Beurteilung öffnet und eine Eingabe macht (z. B. die erste Frage in einem Feedback-Schritt beantwortet), wechselt der Status zu „In Bearbeitung“.
Wann du dies siehst: Direkt nach dem Start einer Beurteilung und bevor ein*e Teilnehmer*in mit seiner*ihrer Aufgabe beginnt. Wenn die Teilnehmer*innen schnell reagieren, siehst du diesen Status unter Umständen nur sehr kurz.
In Bearbeitung
Bedeutung: Die Beurteilung ist aktiv und mindestens ein*e Teilnehmer*in hat sie geöffnet und mit der Bearbeitung begonnen. Die Aufgaben müssen dabei noch nicht vollständig abgeschlossen sein – schon das Beantworten einer einzigen Frage versetzt die Beurteilung in diesen Status.
Was du siehst:
Die Statusanzeige zeigt „In Bearbeitung“.
Mindestens ein Schritt ist geöffnet.
Die Teilnehmer*innen können ihre Aktionen durchführen.
Fortschrittsanzeigen zeigen, wer seine Aufgaben erledigt hat und wer nicht.
Was hier passiert: Beurteilungen bleiben in diesem Status, während sie die einzelnen Schritte durchlaufen. Die Beurteilung gilt als „in Bearbeitung“, unabhängig davon, ob du dich im Feedback-, Meeting- oder Unterschriften-Schritt befindest.
Wann du dies siehst: Vom Moment des Beurteilungsstarts bis zum Abschluss des letzten Schritts. Die meisten Beurteilungen befinden sich die meiste Zeit in diesem Status.
Abgeschlossen
Bedeutung: Alle Schritte sind durchlaufen und die Beurteilung ist beendet.
Was du siehst:
Die Statusanzeige zeigt „Abgeschlossen“.
Alle Schritte werden als erledigt angezeigt.
Durchgehend grüne Häkchen oder Abschlussanzeigen
Es sind keine weiteren Aktionen erforderlich.
Was hier passiert: Die Beurteilung wurde durch alle Schritte geführt und als abgeschlossen markiert. Dies ist einer von zwei „Fertig“-Status (der andere ist „Abgebrochen“). Du und die Betrachter*innen der Beurteilung können weiterhin auf alle Inhalte zugreifen. Sollten Änderungen nötig sein, kann ein Vorgesetzter für die Beurteilung den Prozess wieder öffnen, um zu einem vorherigen Schritt zurückzukehren.
Wann du dies siehst: Nachdem die Beurteilung alle Schritte durchlaufen hat und als abgeschlossen markiert wurde. Das bedeutet nicht zwingend, dass jede einzelne Aufgabe erledigt wurde (beispielsweise müssen nicht zwingend alle Personen unterschrieben haben) – es bedeutet, dass die Beurteilung als erledigt markiert wurde.
Abgebrochen
Bedeutung: Die Beurteilung wurde als abgebrochen markiert – sie ist beendet, aber nicht alle Schritte wurden durchlaufen.
Was du siehst:
Die Statusanzeige zeigt „Abgebrochen“.
Ein Abbruchgrund wird angezeigt, der erklärt, warum die Beurteilung beendet wurde.
Teilnehmer*innen können keine weiteren Beiträge mehr leisten.
Alle vor dem Abbruch erstellten Inhalte bleiben erhalten.
Was hier passiert: Jemand hat entschieden, dass diese Beurteilung nicht fortgesetzt werden soll, und hat sie abgebrochen. Beim Abbrechen ist die Angabe eines Grundes erforderlich, was dir die Nachverfolgbarkeit dieser Entscheidung sichert. Alle bestehenden Inhalte (Feedback, Vorbereitungsnotizen, Zusammenfassungen) bleiben erhalten, es können jedoch keine weiteren Eingaben gemacht werden. Dies ist neben „Abgeschlossen“ der zweite „Fertig“-Status.
Falls eine Beurteilung versehentlich abgebrochen wurde, kann ein Vorgesetzter für die Beurteilung den vorherigen Zustand wiederherstellen.
Wann du dies siehst: Wenn ein Vorgesetzter für die Beurteilung beschließt, eine Beurteilung vor dem Durchlaufen aller Schritte zu stoppen – zum Beispiel, wenn der*die Mitarbeiter*in das Unternehmen mitten im Prozess verlässt oder die Beurteilung nicht mehr relevant ist.
Status des Schrittes
Innerhalb jeder Beurteilung haben auch die einzelnen Schritte ihre eigenen Status. Wenn du diese verstehst, siehst du genau, an welchem Punkt des Prozesses sich eine Beurteilung befindet.
Schritt nicht begonnen
Bedeutung: Dieser Schritt ist noch nicht verfügbar, da die vorherigen Schritte noch laufen.
Was du siehst:
Der Schritt erscheint in der Liste, ist jedoch ausgegraut oder als bevorstehend markiert.
Keine Teilnehmer*innen können darauf zugreifen.
Es gibt noch keine Abschlussanzeigen.
Wann du dies siehst: Bei jedem Schritt, der dem aktuellen folgt. Befindest du dich beispielsweise im Feedback-Schritt, werden die Schritte für Meeting und Unterschrift als „nicht begonnen“ angezeigt.
Schritt in Bearbeitung
Bedeutung: Dieser Schritt läuft gerade und die Teilnehmer*innen erledigen ihre Aufgaben.
Was du siehst:
Der Schritt ist hervorgehoben oder als aktiv markiert.
Die Liste der Teilnehmer*innen zeigt, wer fertig ist und wer nicht.
Du siehst den Teilfortschritt (z. B. 3 von 5 Feedbackgeber*innen fertig).
Aktionsbuttons für die Teilnehmer*innen werden eingeblendet.
Wann du dies siehst: Bei dem Schritt, in dem sich die Beurteilung aktuell befindet. Es ist immer nur ein Schritt auf einmal „in Bearbeitung“ – Beurteilungen durchlaufen die Schritte nacheinander.
Schritt abgeschlossen
Bedeutung: Alle haben diesen Schritt beendet und die Beurteilung ist vorangeschritten.
Was du siehst:
Der Schritt zeigt eine Abschlussanzeige (Häkchen, grünes Badge etc.).
Alle Teilnehmer*innen werden als abgeschlossen angezeigt.
Der Schritt ist gesperrt (in der Beta-Version – kein Zurückgehen möglich).
Wann du dies siehst: Bei jedem Schritt, der abgeschlossen wurde. Sobald du zum nächsten Schritt übergehst, wird der vorherige Schritt als abgeschlossen angezeigt.
Die Listenansicht der Beurteilungen
Die Kampagnenseite zeigt alle Beurteilungen im Listenformat. So liest du diese Ansicht:
Was du in der Liste siehst
Jede Zeile der Beurteilung enthält in der Regel:
Name und Foto der beurteilten Person:
Der*Die Mitarbeiter*in, der*die beurteilt wird. Klicke auf den Namen, um die Detailseite der Beurteilung zu öffnen.Anzeige des aktuellen Schritts:
Zeigt, in welchem Schritt sich die Beurteilung befindet (Feedback, Meeting oder Unterschrift) sowie deren Status.Gesamtstatus der Beurteilung:
Ein Badge oder Label mit der Anzeige „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“.Aktionsanzeigen:
Symbole oder Buttons, die signalisieren, ob du aktiv werden musst (in den nächsten Schritt verschieben, Erinnerung senden usw.).
Schnelle Einschätzung
Du kannst die Liste schnell überfliegen, um Folgendes zu identifizieren:
Beurteilungen, die Aufmerksamkeit erfordern:
niedrige Abschlussraten
überfällige Teilnehmer*innen
blockierte Beurteilungen, die auf eine bestimmte Person warten
Normal verlaufende Beurteilungen:
meisten Teilnehmer*innen sind fertig
alles liegt im Zeitplan
keine Blockade
Beendete Beurteilungen:
als abgeschlossen markiert
alle Anzeigen sind grün
💡 Tipp: Sortiere oder filtere die Liste nach Status, Schritt oder Abschlussrate, um dich auf die Beurteilungen zu konzentrieren, die deine Aufmerksamkeit am dringendsten benötigen.
Die Detailseite der Beurteilung
Wenn du auf eine bestimmte Beurteilung klickst, gelangst du zur Detailseite mit umfassenden Informationen.
Linkes Panel: Schritte und Übersicht
Die linke Seite zeigt:
Beurteilungsübersicht:
Wer beurteilt wird.
Liste der Schritte:
Alle Schritte im Prozess mit ihrem jeweiligen Status:
Welcher Schritt aktuell ist (hervorgehoben oder als aktiv markiert).
Welche Schritte abgeschlossen sind (Häkchen).
Welche Schritte bevorstehen (ausgegraut oder ausstehend).
Zusammenfassung des Fortschritts:
Bei jedem Schritt siehst du:
Wie viele Teilnehmer*innen beteiligt sind.
Wie viele ihren Teil erledigt haben.
Ob es Hindernisse oder Probleme gibt.
So bekommst du sofort einen Überblick darüber, wie der Stand der Beurteilung ist.
Mittleres Panel: Details zu den Teilnehmer*innen
Der mittlere Abschnitt zeigt detaillierte Informationen zu den Teilnehmer*innen für jeden Schritt.
Was du siehst:
Namen und Rollen der Teilnehmer*innen:
Beteiligte und ihre Aufgaben (Feedbackgeber*in, Notizenersteller*in, Meeting-Teilnehmer*in, Unterzeichner*in).
Abschlussstatus pro Person:
Individuelle Anzeigen, wer fertig ist und wer nicht
✓ Grünes Häkchen/Punkt = Diese Person hat ihren Teil erledigt
⏳ Ausstehend = Diese Person ist noch nicht fertig
Verfügbare Aktionen
Buttons oder Links zum:
Bearbeiten von Teilnehmer*innen (Personen hinzufügen/entfernen),
Anzeigen, was jemand erledigt hat,
Senden individueller Erinnerungen
oder Ändern des*der Notizersteller*in.
Fortschritt auf Kampagnen-Ebene vs. Beurteilungs-Ebene
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen dem Gesamtfortschritt der Kampagne und dem Fortschritt einzelner Beurteilungen zu verstehen.
Fortschritt auf Kampagnen-Ebene
Oben in der Liste der Beurteilungen einer Kampagne siehst du eine statistische Übersicht, die den Fortschritt aller Beurteilungen in dieser Kampagne abbildet.
Statusübersicht
Die Statistiken zeigen, wie viele Beurteilungen sich in welchem Status befinden:
Nicht begonnen – Beurteilungen, die noch nicht gestartet wurden
Offen – Beurteilungen, die den Teilnehmer*innen zur Verfügung stehen, zu denen aber noch niemand etwas beigetragen hat
In Bearbeitung – Beurteilungen, bei denen mindestens ein*e Teilnehmer*in bereits mit der Bearbeitung begonnen hat
Abgeschlossen – Beurteilungen, die fertiggestellt wurden
Abgebrochen – Beurteilungen, die vor Abschluss abgebrochen wurden
Details des Schritts
Du kannst die Statistiken auch erweitern, um Details auf Schritt-Ebene anzuzeigen.
Dies zeigt für jeden Schritt in deinem Prozess in Prozent an, wie viele Beurteilungen bei diesem Schritt offen oder abgeschlossen sind. Das hilft dir, Verzögerungen und Engpässe im Prozess schnell zu identifizieren.
💡 Tipp: Nutze die Kampagnenstatistiken für eine schnelle Bestandsaufnahme, bevor du Erinnerungen sendest oder mit Stakeholdern kommunizierst. Du siehst auf einen Blick, wie viele Beurteilungen Aufmerksamkeit benötigen, ohne die gesamte Liste durchscrollen zu müssen.
Fortschritt auf Beurteilungs-Ebene
Zeigt den Status der Beurteilung eines*einer ganz bestimmten Mitarbeiter*in:
Kennzahlen, die du sehen könntest:
„Schritt 2 von 3: Beurteilungsmeeting“,
„3 von 5 Feedbackgeber*innen fertig“,
„Warte darauf, dass der*die Manager*in eine Zusammenfassung schreibt.“
Wo du es siehst: Auf der Detailseite der einzelnen Beurteilung.
Was es dir sagt: Was bei dieser spezifischen Beurteilung passiert. Wer hat seinen Teil erledigt? Was blockiert den Fortschritt? In welchem Schritt befinden wir uns?
So erkennst du schnell, welche Beurteilungen deine Aufmerksamkeit erfordern
Nutze diese Strategien, um gezielt die Beurteilungen anzugehen, bei denen Handlungsbedarf besteht:
Achte auf niedrige Abschlussraten
Beurteilungen, die mehrere Tage nach dem Öffnen eines Schritts noch „1 von 5 erledigt“ oder „0 von 3 erledigt“ anzeigen, benötigen wahrscheinlich Aufmerksamkeit.
Was zu tun ist:
Prüfe, wer die Aufgabe noch nicht erledigt hat.
Sende gezielte Erinnerungen an diese Personen.
Finde heraus, ob es ein Hindernis gibt (unverständliche Anweisungen, fehlender Zugriff usw.)
Beurteilungen identifizieren, die bei einer Person feststecken
Wenn eine Beurteilung „Warten auf Manager“ anzeigt oder nur noch eine Person fehlt, ist das dein Engpass.
Was zu tun ist:
Sende eine direkte Erinnerung an diese Person.
Kontaktiere sie persönlich, falls Erinnerungen keine Wirkung zeigen.
Prüfe, ob du die Teilnehmer*innen ändern musst (falls jemand nicht verfügbar ist).
Spezifische Schritte überwachen
Wenn viele Beurteilungen beim selben Schritt feststecken, liegt möglicherweise ein systemisches Problem vor.
Beispiel: Wenn bei 20 Beurteilungen „0 von 1 Notizenersteller*innen fertig“ steht, schreiben die Manager*innen keine Zusammenfassungen.
Was zu tun ist:
Sende Massen-Erinnerungen für diesen spezifischen Schritt.
Prüfe, ob die Anweisungen klar sind.
Untersuche, ob Manager*innen Schulung oder Unterstützung benötigen.
Erwäge eine Verlängerung der Frist.
Was Teilnehmer*innen sehen
Teilnehmer*innen haben eine andere Ansicht als die Vorgesetzten. Wenn du weißt, was diese sehen, kannst du sie besser anleiten.
Für Teilnehmer*innen mit ausstehenden Aktionen
Wenn jemand einen Schritt erledigen muss, sieht diese Person:
Einen Aktionsbutton
Button mit der Aufschrift „Feedback geben“, „Auf Gespräch vorbereiten“, „Zusammenfassung schreiben“ oder „Beurteilung unterzeichnen“.
Nur die eigene Aufgabe
Die Teilnehmer*innen sehen nur ihren eigenen Part, nicht die vollständige Detailansicht, die den Vorgesetzten zur Verfügung steht.
Für Teilnehmer*innen, die ihren Teil erledigt haben
Sobald jemand seine Aktion abschließt, sieht diese Person:
Bestätigung:
Eine Bestätigung, dass ihr Beitrag eingereicht wurde.
Keine weiteren Aktionsbuttons:
Der Aktionsbutton verschwindet oder ändert sich zu „Abgeschlossen“.
Eingeschränkte Sichtbarkeit:
Sie können sehen, was sie selbst eingereicht haben, können aber in der Regel (abhängig von den Sichtbarkeitseinstellungen) die Inhalte anderer Teilnehmer*innen nicht einsehen.
Benachrichtigung für den nächsten Schritt (falls beteiligt):
Wenn sie an zukünftigen Schritten beteiligt sind, werden sie benachrichtigt, sobald diese Schritte verfügbar werden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich jemanden manuell als „abgeschlossen“ markieren?
Kann ich jemanden manuell als „abgeschlossen“ markieren?
Nein. Der Abschluss wird auf Basis der tatsächlichen Einreichung erfasst. Du kannst dies nicht manuell überschreiben. Wenn jemand seine Aufgabe außerhalb des Systems erledigt hat (z. B. in einem separaten Dokument), muss diese Person die Daten im System eintragen oder du musst es in der Zusammenfassung der Beurteilung vermerken.
Was passiert, wenn jemand eine Aufgabe beginnt, aber nicht einreicht?
Was passiert, wenn jemand eine Aufgabe beginnt, aber nicht einreicht?
Die Person wird so lange als unvollständig angezeigt, bis sie den Beitrag offiziell einreicht. Wenn ein Entwurf gespeichert wurde, ist dieser zwar hinterlegt, gilt aber nicht als abgeschlossen. Erinnere die Personen daran, den Beitrag einzureichen und nicht nur zu speichern.
Wie lange bleiben Beurteilungen in der Regel „In Bearbeitung“?
Wie lange bleiben Beurteilungen in der Regel „In Bearbeitung“?
Das hängt von deinem Zeitplan und deinem Prozess ab. Einfache Check-ins können innerhalb einer Woche erledigt sein. Komplexe jährliche Beurteilungen mit mehreren Schritten können 3–4 Wochen dauern. Plane deinen Zeitplan basierend auf der Anzahl der Teilnehmer*innen und Schritte.
Was ist der Unterschied zwischen „Abgeschlossen“ und „Abgebrochen“?
Was ist der Unterschied zwischen „Abgeschlossen“ und „Abgebrochen“?
Beides sind „fertig“-Statusmeldungen, die bedeuten, dass die Beurteilung beendet ist. „Abgeschlossen“ bedeutet, dass die Beurteilung alle vorgesehenen Schritte durchlaufen hat und als fertig markiert wurde. „Abgebrochen“ bedeutet, dass die Beurteilung vor dem Erreichen des letzten Schritts gestoppt wurde. Abgebrochene Beurteilungen enthalten eine Begründung für diesen Vorgang. In beiden Fällen bleiben alle bis dahin erstellten Inhalte erhalten. Beide können bei Bedarf von einem Vorgesetzten wieder geöffnet werden.