Dieser Artikel führt dich durch die Integration von Docusign für die Dokumentenerstellung und elektronische Unterschriften.
Administrator*innen aktivieren die Berechtigungen auf Organisationsebene, und Mitarbeitende verknüpfen ihre persönlichen Docusign-Konten. Sobald dies konfiguriert ist, können Mitarbeitende Docusign-Vorlagen verwenden, um Dokumente zu erstellen, die bereits mit Profildaten vorausgefüllt sind, oder vorhandene Dateien zur Unterschrift hochladen – verwaltet über die Mitarbeiterdokumente.
Der volle Funktionsumfang erfordert sowohl die Aktivierung durch Administrator*innen als auch die Verknüpfung des individuellen Mitarbeiterkontos.
Voraussetzungen
⚠️ Docusign-Konto erforderlich: Um die Funktionen dieser Integration zu nutzen – einschließlich der Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen, dem Hochladen von Dokumenten zur Unterschrift oder der Verfolgung des Signaturstatus – musst du ein aktives und gültiges Docusign-Konto mit deinem Profil verknüpft haben. Dies ist auch dann erforderlich, wenn der*die Administrator*in die Integration für die Organisation bereits aktiviert hat.
Aktivierung der Docusign-Integration
Bevor ein*e Mitarbeiter*in im Unternehmen sein*ihr persönliches Docusign-Konto verknüpfen kann, muss ein*e Administrator*in zunächst die Docusign-Integration für die gesamte Organisation aktivieren.
Der Prozess für Administrator*innen ist wie folgt:
Gehe zu Einstellungen > Integrationen.
Wähle Apps.
Finde und klicke auf Docusign.
Klicke auf den Button Integrieren.
Bestätige das Fenster durch Klicken auf Akzeptieren und integrieren.
Sobald dieser Schritt von einem*einer Administrator*in abgeschlossen wurde, ist die Docusign-Integration verfügbar. Solange diese Aktivierung auf Organisationsebene nicht erfolgt, kann kein*e Nutzer*in (auch keine anderen Administrator*innen) sein*ihr individuelles Docusign-Konto verknüpfen.
📌 Wichtiger Hinweis: Sobald ein*e Administrator*in die Integration auf Organisationsebene aktiviert hat, sehen Mitarbeitende möglicherweise Docusign-bezogene Optionen oder Funktionen auf der Plattform.
Der volle Funktionsumfang – wie das Erstellen, Senden oder Unterzeichnen von Dokumenten – steht dem*der einzelnen Nutzer*in jedoch erst zur Verfügung, wenn er*sie den nächsten Schritt ausführt und sein*ihr persönliches Docusign-Konto verknüpft.
Einrichtung des Docusign-Kontos für Mitarbeitende
Nachdem die Docusign-Integration durch eine*n Administrator*in aktiviert wurde, können einzelne Mitarbeitende ihre persönlichen Docusign-Konten verknüpfen, um vollen Zugriff auf die Funktionen zur Dokumentenerstellung und -unterzeichnung zu erhalten.
Der Prozess für Mitarbeitende ist wie folgt:
Gehe zu Einstellungen > Integrationen.
Wähle Apps.
Finde und klicke auf Docusign.
Klicke im Docusign-Konfigurationsbereich auf den Button Konto verknüpfen.
Du wirst zur Docusign-Anmeldeseite weitergeleitet. Melde dich mit deinen Docusign-Anmeldedaten an.
Docusign wird dich auffordern, die Integration mit unserer Plattform zu autorisieren. Überprüfe die Berechtigungen und klicke darauf, um die Verbindung zuzulassen.
Du wirst automatisch zu unserer Anwendung weitergeleitet. Der Docusign-Konfigurationsbereich sollte nun eine Bestätigung anzeigen, dass dein Konto verknüpft ist, wodurch du vollen Zugriff auf die Docusign-Funktionen innerhalb der Plattform hast.
⚠️ Hinweis zum Mitarbeiterzugriff: Ein*e Mitarbeiter*in muss Schreibzugriff auf mindestens ein benutzerdefiniertes Modul für Mitarbeiterdokumente innerhalb der Plattform haben, um sein*ihr individuelles Docusign-Konto erfolgreich verknüpfen zu können.
Wenn dem*der Mitarbeiter*in diese Berechtigung fehlt, kann er*sie den Verknüpfungsprozess nicht starten, selbst wenn die Integration auf Organisationsebene aktiviert ist.
Zuordnung von Profilfeldern
Sobald ein*e Mitarbeiter*in sein*ihr Docusign-Konto verknüpft hat, kann er*sie Felder aus seinem*ihrem Mitarbeiterprofil in unserem System den Variablen in seinen*ihren Docusign-Dokumentvorlagen zuordnen.
Diese Zuordnung stellt sicher, dass über die Plattform erstellte Dokumente vorab mit genauen, aktuellen Informationen aus dem Profil des*der Mitarbeiter*in ausgefüllt werden. Wir unterstützen derzeit die Zuordnung folgender Felder aus Docusign: Telefon, Adresse, Text und Nummer.
Der Prozess zum Zuordnen von Profilfeldern ist wie folgt:
Docusign-Konfigurationsbereich aufrufen: Gehe zu Einstellungen > Apps > Docusign.
Verfügbare Vorlagen anzeigen: Im Konfigurationsbereich sieht der*die Mitarbeiter*in eine Liste der Docusign-Vorlagen, die ihm*ihr über sein*ihr verknüpftes Docusign-Konto zur Verfügung stehen.
Vorlage erweitern: Klicke auf eine Vorlage in der Liste, um sie zu erweitern und Details anzuzeigen.
Empfänger*innen und Felder prüfen: Die erweiterte Ansicht zeigt eine Liste aller definierten Dokumentenempfänger*innen für diese Vorlage sowie alle Felder (Variablen), die für jede*n Empfänger*in vorausgefüllt werden können.
Profilfelder auswählen: Neben jedem vorausfüllbaren Feld aus der Docusign-Vorlage befindet sich ein Dropdown-Menü. Wähle hier das entsprechende Mitarbeiterprofilfeld aus unserem System aus (z. B. Zuordnung des Docusign-Feldes {{EmployeeName}} auf das Systemfeld „Vorname“ oder „Vollständiger Name“).
Zuordnung speichern: Sobald alle gewünschten Vorlagenfelder den Systemprofilfeldern zugeordnet wurden, speichere die Zuordnungskonfiguration.
Ergebnis: Diese Zuordnung wird anschließend vom System verwendet, um die Variablen in der Docusign-Dokumentvorlage automatisch mit aktuellen Daten aus dem Mitarbeiterprofil zu füllen, wann immer ein Dokument mit dieser Vorlage erstellt wird.
⚠️ Hinweis zu geteilten Zuordnungen: Wenn mehrere Mitarbeitende innerhalb der Organisation Zugriff auf dieselbe Docusign-Vorlage haben, wird die für diese Vorlage konfigurierte Profilfeldzuordnung für alle Mitarbeitenden geteilt. Eine Änderung an der Zuordnung durch eine*n Mitarbeiter*in wirkt sich darauf aus, wie das Dokument für alle anderen ausgefüllt wird, die diese spezifische Vorlage verwenden.
💡Tipp zu Feldnamen: Wenn ein Vorlagenfeld aus Docusign importiert wird, folgt sein Standardname oft dem Format „Name + Hash“ (z. B. Mitarbeitername 3914e835...), was in den Dropdown-Menüs der Zuordnung komplex erscheinen kann. Um die Lesbarkeit und Verwaltung deiner Feldzuordnung zu vereinfachen, empfehlen wir dringend, diese Feldnamen direkt in den Einstellungen deiner Docusign-Vorlage zu bearbeiten.
⚠️ Hinweis zu festgelegten Unterzeichnenden: Beim Erstellen von Vorlagen in Docusign können wir Empfänger*innen vordefinieren, indem wir deren E-Mail-Adresse direkt in der Vorlage eingeben. Vordefinierte Empfänger*innen, die das Dokument unterzeichnen müssen, führten zu einer Vielzahl von Sonderfällen und wurden daher herausgefiltert. Felder, die solchen vordefinierten Unterzeichnenden zugewiesen sind, werden nicht angezeigt und können nicht mit Profilfeldern verknüpft werden. Zudem werden diese Empfänger*innen und die ihnen zugewiesenen Felder während der Dokumentenerstellung nicht angezeigt.
Beispiel:
Konfiguration benutzerdefinierter Module
Um die Docusign-Funktionalität für einen bestimmten Satz von Mitarbeiterdokumenten zu aktivieren, muss ein*e Administrator*in ein Feld vom Typ „Docusign“ zum entsprechenden benutzerdefinierten Modul (Dokumentensammlung) hinzufügen.
Prozess zur Konfiguration eines benutzerdefinierten Moduls (Dokumentensammlung)
Dieser Prozess muss von einem*einer Administrator*in mit Berechtigungen zur Verwaltung benutzerdefinierter Module durchgeführt werden.
Einstellungen für Mitarbeiterdaten aufrufen: Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiterdaten > Dokumente.
Sammlung auswählen oder erstellen:
Bestehende Sammlung: Klicke auf einen vorhandenen Dokumentenordner/eine Sammlung, in dem*der die Docusign-Funktionalität verfügbar sein soll.
Neue Sammlung: Klicke auf die Option zum Erstellen eines neuen Dokumentenordners/einer Sammlung und benenne diese*n entsprechend.
Auf die Felder der Sammlung zugreifen: Navigiere innerhalb der gewählten Sammlung zum Abschnitt für die Definition von Feldern.
Neues Feld hinzufügen: Klicke auf die Option, um ein neues Feld zu dieser Sammlung hinzuzufügen.
Docusign-Feld definieren:
Feldname: Gib dem Feld einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Docusign-Dokument“, „Unterzeichnen & Senden“ oder „E-Signatur“).
Feldtyp: Wähle Docusign aus der Liste der verfügbaren Feldtypen.
Konfiguration speichern: Speichere das neue Feld und die aktualisierten Einstellungen für die Dokumentensammlung.
Ergebnis
Sobald der Docusign-Feldtyp zu einer Dokumentensammlung hinzugefügt wurde, können Nutzende, die ihr persönliches Docusign-Konto verknüpft haben und Schreibzugriff auf diese spezifische Sammlung haben, Docusign-bezogene Aktionen (wie das Erstellen von Dokumenten oder das Senden vorhandener Dokumente zur Unterschrift) innerhalb dieser Sammlung durchführen. Das Vorhandensein dieses Feldes ist der technische Auslöser, der Docusign-Funktionen in diesem Bereich der Plattform zugänglich macht.
⚠️ Wichtig: Die Docusign-Integration ist derzeit ausschließlich für Sammlungen von Mitarbeiterdokumenten konzipiert und steht für Unternehmensdokumente nicht zur Verfügung.
📌 Update des Feldtyps: Zuvor konfigurierte Felder des Typs E-Signatur unterstützen automatisch sowohl die Dokumentenunterzeichnung als auch die Dokumentenerstellung, entsprechend den aktuellen Funktionen des Docusign-Feldtyps. Administrator*innen müssen bestehende Modulkonfigurationen nicht aktualisieren.
Dokumente für die weitere Verwendung mit Docusign vorbereiten
Sobald ein*e Mitarbeiter*in ein verknüpftes Docusign-Konto und Schreibzugriff auf eine Dokumentensammlung mit einem Docusign-Feld hat, kann er*sie in dieser Sammlung Dokumente erstellen oder zur Unterschrift versenden.
Der Prozess zum Anlegen eines neuen Dokuments ist wie folgt:
Dokumentensammlung aufrufen: Gehe zur entsprechenden Sammlung für Mitarbeiterdokumente.
Neuen Eintrag hinzufügen: Klicke auf die Option, um einen neuen Dokumenteneintrag zur Sammlung hinzuzufügen.
Dokumentenquelle wählen: Das System wird dich auffordern, die Quelle des Dokuments auszuwählen:
Datei hochladen: Wähle diese Option, um ein vorhandenes Dokument hochzuladen. Du wirst dann aufgefordert, die Unterzeichnenden/Empfänger*innen für den Prozess der E-Signatur auszuwählen.
Erstellen: Wähle diese Option, um ein Dokument aus einer Docusign-Vorlage zu erstellen. In diesem Schritt ist keine weitere Konfiguration erforderlich; die Vorlagenauswahl erfolgt im nächsten Teil des Prozesses.
Sammlungsfelder ausfüllen: Alle anderen mit der Dokumentensammlung verknüpften Felder (falls vorhanden) können wie gewohnt ausgefüllt werden, bevor die Docusign-Aktion gespeichert oder fortgesetzt wird.
⚠️ Prozessauswahl: Sobald du dich für Datei hochladen oder Erstellen für einen neuen Eintrag in der Dokumentensammlung entscheidest, ist dieser Eintrag auf diesen Prozess festgelegt. Wenn du später die andere Methode verwenden möchtest (z. B. hast du „Datei hochladen“ gewählt, möchtest aber nun aus einer Vorlage „Erstellen“), musst du einen neuen Dokumenteneintrag in der Sammlung anlegen.
E-Signatur-Ablauf
Wenn du beim Erstellen des Dokuments die Option Datei hochladen gewählt hast, ist der Prozess für die E-Signatur wie folgt:
Sammlungseintrag öffnen: Gehe zum neu erstellten Dokumenteneintrag innerhalb der Sammlung der Mitarbeiterdokumente.
Docusign-Versand starten: Klicke auf den Button An Docusign senden.
Weiterleitung zu Docusign: Die hochgeladene Datei wird zusammen mit den angegebenen Empfänger*innen an Docusign gesendet, um den Signatur-Ablauf zu starten.
Status verfolgen: Ein Fenster innerhalb unserer Plattform zeigt den Status des Docusign-Prozesses an und informiert über den Signaturstatus jedes*jeder Empfänger*in. Dieser Status wird bei jeder Änderung aktualisiert, bis der Prozess von allen Parteien abgeschlossen wurde.
Dokumentenaustausch: Sobald alle erforderlichen Unterschriften erfolgreich über Docusign gesammelt wurden, wird die ursprüngliche, nicht unterzeichnete Datei, die du in unser System hochgeladen hast, automatisch durch die vollständig ausgefüllte, unterzeichnete Version des Dokuments ersetzt.
⚠️ Fehlende Unterschrift/Ablehnung: Wenn ein*e Empfänger*in die Unterzeichnung des Dokuments ablehnt oder der Docusign-Prozess anderweitig fehlschlägt, wird der gesamte Dokumenten-Prozess gestoppt. Um fortzufahren, musst du einen brandneuen Dokumenteneintrag in der Sammlung erstellen und den Prozess Datei hochladen oder Erstellen erneut starten.
Dokument aus Vorlage erstellen
Wenn du beim Anlegen des neuen Eintrags in der Sammlung die Option Erstellen gewählt hast, schließen folgende Schritte den Prozess zur Dokumentenerstellung ab:
Sammlungseintrag öffnen: Gehe zum neu erstellten Dokumenteneintrag innerhalb der Sammlung der Mitarbeiterdokumente.
Docusign-Vorlage auswählen: Es erscheint ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Docusign-Vorlagen deines verknüpften Kontos. Wähle die gewünschte Vorlage aus.
Empfänger*innen konfigurieren: Sobald eine Vorlage ausgewählt ist, zeigt das System alle für diese Vorlage erforderlichen Empfänger*innen an.
Empfängerauswahl: Jede*r erforderliche Empfänger*in muss aus den Unterstellten des*der aktuellen Nutzenden im System ausgewählt werden.
Empfängerfelder: Unter jedem*jeder ausgewählten Empfänger*in erscheint eine Liste der Vorlagenfelder.
Felder ausfüllen:
Automatische Befüllung: Wenn Vorlagenfelder zuvor Mitarbeiterprofilfeldern zugeordnet wurden (siehe Zuordnung von Profilfeldern), werden diese Felder automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem System ausgefüllt.
Manuelle Bearbeitung: Der Wert jedes Feldes, ob automatisch ausgefüllt oder nicht, kann vor dem Fortfahren überprüft und bei Bedarf manuell geändert werden.
Erstellung und Versand starten: Sobald alle erforderlichen Empfänger*innen ausgewählt und alle notwendigen Felder ausgefüllt oder verifiziert wurden, klicke auf den Button Erstellen. Diese Aktion erstellt das Dokument mithilfe der Vorlage und der bereitgestellten Daten und sendet es sofort an Docusign, um den Signatur-Prozess zu starten.
Restlicher Prozess: Ab diesem Punkt entspricht der restliche Prozess dem E-Signatur-Ablauf (Schritte 4 und 5 unter E-Signatur-Ablauf):
Ein Fenster verfolgt den Status des Docusign-Prozesses für jede*n Empfänger*in.
Sobald alle Unterschriften vorliegen, ersetzt das erstellte Dokument automatisch den Platzhalter in der Sammlung.
Wichtige Hinweise
Keine Massenaktionen: Das System unterstützt keine Massenerstellung oder Massenunterzeichnung von Dokumenten über Docusign. Der Prozess muss für jedes Dokument einzeln erstellt werden.
Automatisierter Signatur-Ablauf: Nach der erfolgreichen Erstellung eines Dokuments aus einer Vorlage sind keine weiteren Schritte innerhalb der Plattform erforderlich, um den Signatur-Prozess zu starten. Das erstellte Dokument wird sofort an Docusign gesendet, und der Unterzeichnungsprozess beginnt dort, sobald alle erforderlichen Schritte abgeschlossen sind.
Anforderung an Vorlagenempfänger*in: Es können nur Docusign-Vorlagen ausgewählt und verwendet werden, für die gültige Empfänger*innen definiert sind. Vorlagen ohne Empfängervorgaben können nicht zur Erstellung genutzt werden.
Zielgruppe: Nur Mitarbeitende innerhalb der Plattform können als Empfänger*innen für Docusign-Dokumente ausgewählt werden. Das Hinzufügen externer Empfänger*innen, die keine Nutzenden im System sind, wird derzeit nicht unterstützt.
Journeys und Pre-Onboarding: Obwohl die Docusign-Funktionalität innerhalb von Journeys verfügbar ist, ist es nicht möglich, einen Docusign-Ablauf (Erstellung oder E-Signatur) für eine*n Mitarbeiter*in zu starten, der*die sich derzeit in der Pre-Onboarding-Phase befindet. Docusign-Aktionen können erst initiiert werden, wenn der*die Mitarbeiter*in offiziell in die Organisation eingeführt ist.