Zu verstehen, wie die Arbeitszeit deines Teams auf verschiedene Aufgaben und Vorhaben verteilt ist, ist der Schlüssel für ein effektives Ressourcenmanagement.
Die Funktion Projekte, die Teil des Moduls Anwesenheit ist, ermöglicht es dir, die erfasste Mitarbeiterzeit zu kategorisieren, und liefert wertvolle Einblicke darüber, wo der Aufwand liegt.
📌 Hinweis: Nur Administrator*innen können Projekte verwalten.
Projekte erstellen und verwalten
Projekte werden direkt unter den Einstellungen deiner Anwesenheit verwaltet. Hier erstellst du neue Kategorien und verwaltest den Status bestehender Kategorien.
Ein neues Projekt erstellen
1. Gehe als Administrator*in zu Einstellungen > Anwesenheit > Projekte.
2. Klicke auf + Projekt hinzufügen.
3. Gib auf dem nächsten Bildschirm den Projektnamen an.
4. Du kannst auch den Status des Projekts auswählen:
Aktive Projekte sind für Mitarbeitende sichtbar und können bei der Zeiterfassung ausgewählt werden.
Inaktive Projekte sind in der Zeiterfassungsliste ausgeblendet, werden aber weiterhin in Berichten und Zusammenfassungen für zuvor erfasste Zeit angezeigt.
5. Klicke auf Hinzufügen, um die Erstellung des Projekts zu bestätigen.
Ein Projekt bearbeiten oder löschen
Gehe als Administrator*in zu Einstellungen > Anwesenheit > Projekte, um deine Projektliste anzuzeigen.
Klicke auf das Projekt, das du bearbeiten oder löschen möchtest.
Du kannst:
Den Projektnamen ändern.
Den Projektstatus ändern (Aktiv oder Inaktiv).
Das Projekt löschen.
⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Projekts kann nicht rückgängig gemacht werden. Alle historischen Zeiteinträge, die diesem Projekt zuvor zugewiesen waren, werden nicht mehr damit verknüpft sein.
Projekten Zeit zuweisen
Mitarbeitende können ihre Zeit bei der Zeiterfassung einem Projekt zuweisen, entweder in Echtzeit oder durch Hinzufügen eines früheren Eintrags.
Um einen Arbeitszeiteintrag hinzuzufügen, gehe zum Dashboard und verwende die Live-Zeiterfassung oder navigiere zur Ansicht Meine Arbeitszeiten.
Drücke auf + Arbeitszeit an dem Tag, an dem du den Eintrag erstellen möchtest.
Im Fenster für die Erfassung der Arbeitszeit kannst du im Feld Projekt das Projekt auswählen, auf das sich die Zeit bezieht.
Der Arbeitszeiteintrag wird nun deutlich das zugewiesene Projekt enthalten.
Berichte und Zusammenfassungen
Sobald dein Team Zeit für Projekte erfasst, kannst du Berichte erstellen, um die Daten zu analysieren.
Einfache projektbasierte Berichterstattung
Um einen schnellen Überblick über die Verteilung der Arbeitszeit nach Projekten zu erhalten:
Gehe zu Reportings.
Wähle den Bericht Erfasste Zeit nach Projekt.
Wichtig: Stelle sicher, dass du die korrekte Methode zur Berechnung der Arbeitszeit (entweder Stunden und Minuten oder Tage und halbe Tage) auswählst, die damit übereinstimmt, wie die Zeit für die Projekte erfasst wurde.
Erweiterter Datenexport
Für eine genauere Analyse kannst du alle Daten aus den Arbeitszeiteinträgen in eine CSV-Datei exportieren.
Gehe zu Anwesenheit > Stundentabelle.
Klicke auf den Button Export.
Wähle die Option Arbeitszeiteinträge und klicke auf Daten exportieren.
In der erstellten Datei findest du eine dedizierte Spalte namens Projekt, die es dir ermöglicht, Tabellenkalkulationssoftware für komplexe Analysen aller erfassten Arbeitszeiteinträge innerhalb des ausgewählten Zeitraums und für die ausgewählten Personen zu verwenden.