Nutze Zugriffsberechtigungen, um zu steuern, was dein Team sehen und tun kann. Wir zeigen dir, wie du sie einsetzt, um die passenden Berechtigungen für alle einzurichten.
Je nach Unternehmensstruktur musst du eventuell verschiedenen Benutzergruppen oder einzelnen Benutzer*innen unterschiedliche Zugriffsberechtigungen zuweisen.
Mit Zugriffsberechtigungen kannst du Mitarbeiterinformationen anpassen und jedem der drei Benutzertypen spezifische Rechte zum Anzeigen oder Bearbeiten von Mitarbeiterprofilen geben.
📌 Hinweis: Eine Zugriffsberechtigung kann keine Berechtigungen entziehen, die durch eine andere Zugriffsberechtigung oder die Rolle eines*einer Benutzer*in bereits gewährt wurden.
Wenn beispielsweise eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung einem*einer Mitarbeiter*in den Zugriff „Anzeigen“ gewährt, aber die Zugriffsberechtigung „Alle Mitarbeitende“ für dieselbe Information „Anzeigen und bearbeiten“ erlaubt, hat die Berechtigung „Anzeigen und bearbeiten“ Vorrang vor der benutzerdefinierten Zugriffsberechtigung.
Benutzergruppen
Die Mitarbeitenden sind in zwei Hauptgruppen unterteilt, mit einer dritten Gruppe, die alle umfasst:
Mitarbeitende selbst: Zugriff auf die eigenen Daten.
Manager*innen: Zugriff für Manager*innen und Personen, die in der Berichtslinie höher stehen.
Alle Mitarbeitende: Zugriff für alle im Unternehmen.
Arten von Zugriffsberechtigungen
Es gibt drei Arten von Zugriffsberechtigungen:
Anzeigen: Der*die Benutzer*in kann die Informationen nur lesen.
Anzeigen und bearbeiten: Der*die Benutzer*in kann die Informationen sehen und ändern.
Kein Zugriff: Der*die Benutzer*in kann die Informationen weder sehen noch ändern.
📌 Hinweis: Standardmäßig haben Administrator*innen das Recht, alle Informationen einzusehen und zu bearbeiten. Mitarbeitende können nur ihre eigenen persönlichen Daten einsehen und bearbeiten.
Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen
Du kannst die Zugriffsberechtigungen bestimmter Mitarbeitender und Teams präziser verwalten, indem du benutzerdefinierten Zugriff hinzufügst.
Um eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung hinzuzufügen:
Klicke auf Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung hinzufügen.
Wähle in der rechten Seitenleiste entweder Mitarbeiter oder Teams und entscheide dich für die entsprechende Person oder das Team.
Wähle unter Zugriffsberechtigungen die relevante Ebene für den*die Benutzer*in oder das Team aus.
Optional kannst du den Zugriff auf bestimmte Gruppen oder Abteilungen beschränken.
Klicke auf Hinzufügen, um deine Auswahl zu speichern. Die Seite zeigt dann eine Zusammenfassung der neuen Zugriffsberechtigungen an.
Kategorien der Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigungen sind nach verschiedenen Datenkategorien organisiert.
Mitarbeiterprofildaten
Es gibt acht definierte Kategorien für Mitarbeiterprofildaten. Du findest sie unter Personen > Mitarbeiter > Mitarbeiterprofildaten.
Mitarbeiterdetails: Wesentliche Informationen über die Rolle des*der Mitarbeiter*in im Unternehmen.
Details zur Beschäftigung: Details des*der Mitarbeiter*in in Bezug auf das Unternehmen.
Unternehmensstruktur: Der Platz des*der Mitarbeiter*in im Unternehmen.
Persönliche Daten: Persönliche Details und Kontaktinformationen.
Adresse: Die Privatadresse des*der Mitarbeiter*in.
Abrechnungsdaten: Details zur Lohnabrechnung, einschließlich Steuern, Sozialversicherung, Versicherungen und Bankdaten.
Notfallkontakt: Wer bei einem Notfall am Arbeitsplatz zu kontaktieren ist.
Social media: Persönliche Kontaktinformationen in Social-Media-Apps.
Lohn
Es gibt 2 Kategorien für die Verwaltung der Lohnabrechnung:
Gehalts- und Lohnliste: Zugriff auf die Unterabschnitte „Gehalt“ und „Lohnabrechnungen“ im Mitarbeiterprofil.
Verwaltung der Gehaltsabrechnung: Zugriff auf das Lohnabrechnungsmodul, einschließlich der Möglichkeit, Zahlungsläufe zu verwalten und Gehaltsdaten von Mitarbeiter*innen einzusehen.
Berichte
Diese Zugriffsberechtigung definiert die Berechtigungen für das Modul „Berichte“.
Mit der Berechtigung Anzeigen und bearbeiten können Benutzer*innen neue Berichte und Dashboards erstellen.
Mit der Berechtigung Anzeigen können Benutzer*innen vorhandene Berichte durchsuchen, aber keine erstellen oder ändern.
Mitarbeiterbezogene benutzerdefinierte Module
Jedes mitarbeiterbezogene benutzerdefinierte Modul hat eine eigene Zugriffsberechtigung. Wenn du ein neues Modul erstellst, wird automatisch ein neuer Abschnitt für die Zugriffsberechtigungen erstellt, der konfiguriert werden muss.
Es gibt vier mitarbeiterbezogene benutzerdefinierte Modul:
Assets
Zugangskarten
Schulungen
HR-Notizen
Dies gilt auch für andere Bereiche wie Mitarbeiter-Dokumente, Unternehmensbezogene benutzerdefinierte Module und Unternehmensdokumente.
📌 Hinweis: Überprüfe und passe die Zugriffsberechtigungen immer an, nachdem du ein neues Modul oder einen Ordner erstellt hast, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeitenden die korrekten Berechtigungen haben.
Journeys
Es gibt vier Kategorien:
Pre-Onboarding
Onboarding
Offboarding
Journeys-Verwaltung
Die Kategorie Journeys-Verwaltung steuert, wer Journey-Kategorien und deren Berechtigungen verwalten kann.
Benutzer*innen mit dem Zugriff Anzeigen und bearbeiten können Journey-Kategorien erstellen, archivieren oder löschen und den Zugriff auf jede Kategorie verwalten.
Für die Journeys-Verwaltung gibt es keinen reinen Lesezugriff.
Wenn du eine neue Journey-Kategorie erstellst, erstellt das System automatisch eine neue Zugriffsberechtigung. Du musst diese einrichten, um zu entscheiden, wer sie nutzen darf.
Whistleblowing
Die Kategorie „Whistleblowing“ ist standardmäßig nicht verfügbar. Sobald du einen Whistleblowing-Kanal erstellst, wird die neue Kategorie in deinen Einstellungen für die Zugriffsberechtigungen angelegt.
Geburtstage und Jubiläen
Einige Ereignisse, wie Geburtstage und Firmenjubiläen, sind standardmäßig ausgeblendet und für keine*n Benutzer*in sichtbar. Um diese Ereignisse sichtbar zu machen, muss ein*e Administrator*in die Einstellungen für bestimmte Zugriffsberechtigungen aktualisieren.
Die folgenden Ereignisse erfordern Änderungen in den aufgeführten Zugriffsberechtigungen:
Geburtstag → Profildaten → Mitarbeiterdetails
Firmenjubiläum → Profildaten → Details der Beschäftigung
Beschäftigungsbeginn → Profildaten → Details der Beschäftigung
Probezeitende → Profildaten → Details der Beschäftigung
Beschäftigungsende → Profildaten → Details der Beschäftigung
⚠️ Wichtig: Das Gewähren dieser Zugriffsberechtigung schaltet den gesamten Abschnitt des Mitarbeiterprofils frei, nicht nur das ausgewählte Feld.
Wenn du einem*einer Benutzer*in beispielsweise Lesezugriff für den Abschnitt „Mitarbeiterdetails“ gibst, kann er*sie den vollständigen Abschnitt in jedem Mitarbeiterprofil sehen.