Es gibt zwei unterschiedliche Dokumentbereiche: Unternehmensdokumente und Mitarbeiterdokumente. Den Unterschied zu kennen, hilft dir, Dateien effektiv zu organisieren und den richtigen Zugriff sicherzustellen.
Mitarbeiterdokumente: Hier speicherst du persönliche Dateien von einzelnen Mitarbeitenden, wie z. B. Verträge, Zertifikate oder Performance-Beurteilungen.
Unternehmensdokumente: Hier speicherst du Dokumente, die für die gesamte Organisation oder bestimmte Gruppen gelten, wie z. B. Richtlinien, Leitfäden oder Compliance-Dateien.
Best Practice
Mitarbeiterdokumente sind für persönliche und vertrauliche Dateien gedacht, die einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet sind. Beispiele:
Aufzeichnungen über die Beschäftigung: Verträge, Vereinbarungen und Angebotsschreiben.
Qualifikationen: Zertifikate, Lizenzen oder abgeschlossene Schulungen.
Performance-Dateien: Beurteilungen, Einschätzungen und Entwicklungspläne.
Personalakten: Persönliche Urlaubsanträge, ärztliche Atteste oder andere HR-Formulare.
Die Speicherung dieser Dokumente in den Mitarbeiterdokumenten gewährleistet den Datenschutz, unterstützt die Compliance und gewährt nur HR und autorisierten Manager*innen sicheren Zugriff.
So erstellst du einen neuen Ordner
Gehe zu Einstellungen → HR (Manage) → Mitarbeiterdaten → Dokumente und klicke dann auf + Ordner hinzufügen.
Gib einen aussagekräftigen Ordnernamen ein und wähle ein Icon. Das Hinzufügen einer Beschreibung ist optional. Klicke auf Hinzufügen und weiter, um fortzufahren.
Passe die Felder an und ordne sie neu, um sie an deine Bedürfnisse anzupassen. Wenn du zufrieden bist, klicke auf Nächster Schritt.
Wähle die passende Zugriffsberechtigung für die Nutzenden und passe die Anzeige des Ordners an, einschließlich der Tabellenspaltenoptionen. Klicke auf Konfiguration speichern, um die Einrichtung deines Ordners abzuschließen. Dein neuer Ordner ist jetzt einsatzbereit.
Verwalten von Ordnerfeldern
Im Abschnitt Felder eines Ordners kannst du:
Ein neues Feld hinzufügen: Füge weitere Felder hinzu, um mehr Informationen im Ordner zu erfassen.
Felder neu anordnen: Ändere die Reihenfolge, in der die Felder angezeigt werden.
Feldnamen bearbeiten: Ändere den Namen eines Feldes für mehr Klarheit.
Pflichtfelder festlegen: Lege ein Feld als erforderlich fest oder deaktiviere diese Einstellung.
Ein Feld duplizieren: Erstelle eine Kopie eines bestehenden Feldes, um seine Struktur wiederzuverwenden.
Ein Feld archivieren: Entferne ein Feld aus der aktiven Nutzung, ohne es endgültig zu löschen.
Optionen und Zugang bearbeiten: Passe die verfügbaren Optionen für ein Feld an und lege fest, wer es anzeigen oder bearbeiten kann.
So fügst du einem Ordner ein Dokument hinzu
Sobald dein Ordner erstellt und konfiguriert ist, kannst du mit dem Hochladen von Dokumenten beginnen.
Gehe zu Einstellungen → HR (Manage) → Mitarbeiterdaten → Dokumente und klicke dann auf den Ordner, dem du das Dokument hinzufügen möchtest.
Klicke auf Dokumente → + Eintrag hinzufügen.
Wähle die Datei aus, die du hochladen möchtest, und klicke auf Dokument hinzufügen. Die Datei wird nun im ausgewählten Ordner gespeichert.
Verwaltung von Dokumentenfeldern
Im Bereich Dokumente eines Ordners kannst du:
Dokumentdetails anzeigen: Klicke auf Details, um weitere Informationen über die Datei zu sehen.
Ein Dokument ersetzen oder löschen: Klicke auf das Stift-Icon, um eine neue Version hochzuladen oder die Datei zu löschen.
Ein Dokument kopieren oder löschen: Klicke auf die drei Punkte, um die Datei in einen anderen Ordner zu kopieren oder zu löschen.
Weitere Dokumente hinzufügen: Lade nach Bedarf zusätzliche Dateien in denselben Ordner hoch.
Dokumente filtern: Verwende Filter in der Dokumentenübersicht des Ordners, um schnell bestimmte Dateien zu finden.
Inhalte exportieren: Exportiere alle Dokumente im Ordner als CSV für Excel oder andere Zwecke.
Dateien herunterladen: Lade alle Dokumente in dem Ordner als ZIP-Datei herunter.
Wo Mitarbeitende hochgeladene Dokumente einsehen können
Hochgeladene Dokumente können von deinen Mitarbeitenden unter Mitarbeiter → Dokumente aufgerufen werden. Die Sichtbarkeit jedes Dokuments hängt von der Zugriffsberechtigung ab, die für den Ordner bei seiner Erstellung festgelegt wurde. Siehe dazu den Abschnitt So erstellst du einen neuen Ordner.