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Wie man Arbeitszeitmodelle erstellt

Erfahre, wie du Arbeitszeitmodelle erstellst und verwaltest, um die Anwesenheit zu verfolgen.

Diese Woche aktualisiert

Was sind Arbeitszeitmodelle?

Arbeitszeitmodelle legen die genauen Tage und Stunden fest, an denen Mitarbeitende arbeiten sollen. Sie bilden die Grundlage für die Erfassung der Anwesenheit und können auch Regeln für Überstunden und Verzehrmarken enthalten. Ein einzelnes Arbeitszeitmodell kann mehreren Mitarbeitenden zugeordnet werden, was die Einheitlichkeit und Effizienz in deinem Unternehmen sicherstellt.

Du kannst Arbeitszeitmodelle nach Bedarf erstellen, ändern oder löschen, sodass du sie leicht an verschiedene Rollen, Teams oder Geschäftsanforderungen anpassen kannst. Von der Festlegung von Standardarbeitszeiten bis zur Erfassung von Überstunden oder Verzehrmarken: Arbeitszeitmodelle ermöglichen dir, die Regeln festzulegen – während das System das Tracking übernimmt.

So erstellst du ein Arbeitszeitmodell

Gehen wir die Schritte zur Erstellung eines Arbeitszeitmodells und die verschiedenen verfügbaren Einstellungen durch:

Verwalten

  1. Navigiere zu Einstellungen > Konfiguration > Anwesenheit > Arbeitszeitmodelle und klicke auf + Modell hinzufügen.

  2. Gib einen Namen für dein Arbeitszeitmodell ein und wähle die Arbeitszeiteinheit aus.

  3. Klicke auf Hinzufügen, um mit der Einrichtung der Arbeitswoche fortzufahren.

Arbeitswoche

Modell der Arbeitszeiten

Wenn du ein Arbeitszeitmodell einrichtest, kannst du zwischen drei Modi für die Arbeitstage wählen, um den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden gerecht zu werden:

  1. Zeitplan: Lege die regulären Arbeitstage, Stunden und Pausen der Mitarbeitenden fest.

    • Wird zur Berechnung der erwarteten Arbeitsstunden und Überstunden verwendet.

    • Ermöglicht es dir, von automatisch ausgefüllten Arbeitszeiten zu profitieren.

  2. Erwartete Stundenzahl: Lege die regulären Arbeitstage der Mitarbeitenden pro Woche fest und bestimme die Anzahl der Stunden, die pro Tag gearbeitet werden sollen.

    • Wird zur Berechnung von Überstunden verwendet.

  3. Flexibel: Gib nur die Arbeitstage der Mitarbeitenden an, ohne erwartete Arbeitszeiten.

    • Nur die tatsächlich von dem*der Mitarbeiter*in erfassten Stunden werden in das System übertragen.

Automatische Zeiterfassung

Durch die Aktivierung der Automatischen Zeiterfassung füllt das System die täglichen Einträge automatisch basierend auf der konfigurierten Standard-Arbeitswoche aus. Mitarbeitende oder Administrator*innen können diese Einträge später bei Bedarf anpassen.

Überstunden

Du kannst Regeln zur Erfassung von Überstunden so konfigurieren, dass sie zu den Richtlinien deines Unternehmens passen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird ein Überstundenkonto für Mitarbeitende angezeigt, die diesem Modell zugeordnet sind. Das Konto wird automatisch basierend auf dem Arbeitszeitkonto jedes Mitarbeitenden aktualisiert.

Aktualisierung des Überstundenkontos: Aktualisierungsfrequenz

  • Monatlich: Überstunden werden am ersten Tag jedes Monats berechnet.

  • Täglich: Überstunden werden täglich berechnet und aktualisiert.

Jede Anpassung der Arbeitszeiten – sei es das Hinzufügen oder Entfernen von Stunden – wirkt sich auf das aktuelle Überstundenkonto der Mitarbeitenden aus. Dies gilt unabhängig davon, ob sich die Anpassung auf vergangene oder zukünftige Arbeitszeiten bezieht.

Genehmigung für Zeiterfassung

Wenn diese Option aktiviert ist, müssen die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden bestätigt werden.

Zeiterfassung

Methoden zur Zeiterfassung

Richte Regeln für die Zeiterfassung ein, um die Richtlinien für die Anwesenheit deines Unternehmens zu definieren. Du kannst aus drei Methoden wählen:

  • Alle Methoden : Mitarbeitende können ihre Zeit manuell, über den In-App-Tracker oder an einer Zeiterfassungsstation erfassen.

  • Nur Zeiterfassungsstation: Mitarbeitende müssen die Zeiterfassungsstation verwenden, um ihre Zeit zu erfassen. Es gibt keine anderen Methoden.

  • In-App-Tracker und Zeiterfassungsstation: Mitarbeitende können ihre Zeit über die App oder eine Zeiterfassungsstation erfassen. Die manuelle Eingabe ist nicht erlaubt.

Begrenzungen

Wenn diese Option aktiviert ist, beschränkt diese Einstellung die rückwirkende Bearbeitung der Arbeitszeit-Einträge von Mitarbeitenden auf eine festgelegte Anzahl von Tagen.

📌 Hinweis: Wenn du eine andere Methode der Zeiterfassung als „Alle Methoden“ wählst, können Mitarbeitende weiterhin die Felder Projekt und Notiz in ihren Arbeitszeiten bearbeiten, aber nicht die Zeit selbst.

Verzehrmarken

Wenn diese Option aktiviert ist, erhalten Mitarbeitende eine Verzehrmarke pro Tag, sobald sie die erforderliche Mindestanzahl an Stunden erreichen. Die Gutscheine werden automatisch berechnet und in den Anwesenheitsberichten des Unternehmens angezeigt, sobald die Mitarbeitenden die Mindestanzahl an erfassten Stunden erfüllen.

Pausenregelungen

Leg Regeln für die Pausen deiner Mitarbeitenden fest, um die Einhaltung der Richtlinien deines Unternehmens sicherzustellen. Wenn die Arbeitszeiten eines Mitarbeitenden diesen Regeln nicht entsprechen, wird eine Warnung direkt auf dem Arbeitszeit-Eintrag des Mitarbeitenden angezeigt.

Warnungen bei Verstößen gegen die Pausenregelungen

Zeigt einen Fehler in den Arbeitszeiten an, wenn die festgelegten Pauseregeln nicht eingehalten werden.

Automatische Pausen

Füge automatisch Pausen für eine*n Mitarbeiter*in ein, sobald eine festgelegte Arbeitszeit ermittelt wurde.

Zuordnen

Die Zuweisung von Mitarbeitenden zum richtigen Arbeitszeitmodell stellt sicher, dass ihre Stunden, Überstunden und Regeln genau erfasst werden. Jede*r Mitarbeitende kann nur einem Modell gleichzeitig zugewiesen werden, aber ein einzelnes Modell kann mehreren Mitarbeitenden zugeordnet werden.

Nach der Zuweisung befolgen die Mitarbeitenden automatisch die im Arbeitszeitmodell festgelegten Arbeitszeiten und Regeln.

📌 Hinweis: Jede Änderung am Arbeitszeitmodell eines*einer Mitarbeiter*in tritt sofort in Kraft und wird rückwirkend ab dem ersten Tag des aktuellen Monats angewendet. Bei Bedarf können die Überstundenkonten nach der Neuberechnung manuell angepasst werden.

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