Hast du es satt, dich mit Stapeln von Papierquittungen herumzuschlagen? Unsere Funktion Spesen macht es einfach, sowohl Unternehmens- als auch Mitarbeiterausgaben digital zu erfassen und zu verwalten. Nach der Einreichung können deine Spesenbelege von den zuständigen Genehmigenden zur Erstattung geprüft werden. Von Reisen und Teamessen bis hin zu Wichtelgeschenken und Büromaterial kannst du alles einfach an einem Ort verfolgen und einreichen, was den gesamten Erstattungsprozess optimiert.

Eine Ausgabenkategorie erstellen

Ausgabenkategorien helfen dir dabei, deine Spesen zu organisieren und zu gruppieren. Du kannst beim Einreichen eines Spesenbelegs eine Kategorie auswählen und diese dann verwenden, um deine Spesen schnell zu filtern, bevor du sie exportierst.

Gehe zu Einstellungen > Spesen.
Klicke auf + Kategorie hinzufügen und gib einen eindeutigen Namen für deine neue Ausgabenkategorie ein.
Klicke auf Speichern, um die Kategorie zu speichern.

⚠️ Wichtig: Das Löschen oder Bearbeiten einer Kategorie wirkt sich auf alle Spesen aus, die dieser Kategorie zugewiesen sind.

Meine Ausgaben

Einen Spesenbeleg einreichen

Gehe in deiner linken Seitenleiste zu Spesen > Meine Ausgaben.
Klicke auf Neue Ausgabe und fülle die Felder aus.
Klicke auf Speichern, um deinen Beleg einzureichen. Eine automatische Benachrichtigung wird dann an deine*n Genehmigende*n gesendet.

Wenn du einen neuen Spesenbeleg einreichst, musst du mehrere Felder ausfüllen:

Lieferant: Der Name des Unternehmens oder der Person, die du bezahlt hast (z. B. ein Restaurant, ein Transportunternehmen).
Kategorie: Wähle die Kategorie aus, die deine Ausgabe am besten beschreibt. Diese können von deinem*deiner Administrator*in konfiguriert werden.
Kaufdatum: Das Datum, an dem die Ausgabe angefallen ist.
Gesamtsumme: Der Gesamtbetrag der Ausgabe.
Inkl. MwSt.: Der volle Betrag der Steuer.
Erstattung: Aktiviere dieses Kästchen, wenn du eine Erstattung für diese Spesen erwartest.
Beschreibung: Nutze diesen Platz für zusätzliche Informationen.
Anhang: Füge den Beleg oder die Rechnung bei, die dem Spesenbeleg angehört.

Verstehe den Genehmigungsprozess

Der Abschnitt Genehmigende zeigt dir, wer für die Validierung deiner Forderungen verantwortlich ist. Nachdem du einen Spesenbeleg eingereicht hast, wird eine Benachrichtigung an deine*n Genehmigende*n (z. B. deine*n Administrator*in oder Manager*in) gesendet. Dein*e Genehmigende*r kann die Ausgabe dann validieren, ablehnen oder als erstattet markieren.

Warum kann ich (als Administrator*in) eine Ausgabe nicht als erstattet markieren?

Du kannst eine Ausgabe möglicherweise nicht als erstattet markieren, wenn der zweistufige Genehmigungsprozess für Spesen aktiviert ist. In diesem Fall hat deine Ausgabe wahrscheinlich nur den ersten Genehmigungsschritt durchlaufen, während der zweite noch aussteht. Bevor beide Schritte nicht abgeschlossen sind, erlaubt dir das System nicht, die Ausgabe als erstattet zu markieren. Um dies zu beheben, solltest du deine Einstellungen für den Genehmigungsablauf überprüfen und den aktuellen Genehmigungsstatus der Anfrage verifizieren.

📌 Hinweis: Erfahre, wie du einen Genehmigungsablauf für Spesen einrichtest unter Wie man Genehmigungsabläufe erstellt.

Alle Ausgaben

Im Tab Alle Ausgaben können Administrator*innen und Manager*innen alle von ihrem Team eingereichten Spesenbelege an einem zentralen Ort checken. Der Zugriff auf diesen Tab wird durch deine Zugriffsberechtigung bestimmt.

📌 Hinweis: Erfahre mehr über „Zugriffsberechtigungen“ unter Zugriffsberechtigung.

Spesen exportieren

Du kannst die Filter verwenden, um die Liste der Ausgaben einzugrenzen, bevor du sie exportierst. Beim Exportieren wird eine CSV-Datei auf deinen Computer heruntergeladen. Du kannst diese Datei dann mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel öffnen.