Als Vorgesetzte*r kannst du die Genehmigung für Zeiterfassung nutzen, um sicherzustellen, dass bei der Erfassung der Stunden deines Teams alles nach Plan läuft und sowohl die Unternehmensrichtlinien als auch das Arbeitsrecht eingehalten werden. Du hast das Recht, Arbeitszeiten zu prüfen, um zu sehen, ob Mitarbeitende zu viele Überstunden erfassen oder vergessen, Arbeitszeit einzutragen. Die Genehmigung für Zeiterfassung ist optional, aber sie ist eine gute Möglichkeit, um ein klares Bild davon zu behalten, wann und wie viel dein Team arbeitet.
So aktivierst du die Genehmigung für Zeiterfassung
Die Genehmigung für Zeiterfassung muss für jedes einzelne Arbeitszeitmodell aktiviert werden.
Gehe zu Konfiguration > Anwesenheit > Arbeitszeitmodelle.
Wähle ein Arbeitszeitmodell aus.
Klicke im Menü auf Genehmigung für Zeiterfassung und aktiviere den Schalter.
Klicke auf Speichern.
Sobald die Genehmigung aktiviert ist, muss jede*r diesem Plan zugewiesene Mitarbeiter*in seine*ihre Arbeitsstunden von einem*einer Vorgesetzten genehmigen lassen. Standardmäßig ist der*die Vorgesetzte der*die Manager*in des*der Mitarbeiter*in, sofern dies nicht in den Genehmigungsabläufen geändert wurde.
Wie man Arbeitszeiten validiert
Um zu sehen, welche Arbeitszeiteinträge genehmigt werden müssen, öffne die Ansicht Genehmigungen:
Klicke auf eine*n Nutzer*in in der Tabelle, um seine*ihre ausstehenden Arbeitszeiten anzuzeigen.
Eine Zahl neben dem Namen des*der Mitarbeiter*in gibt an, wie viele Arbeitszeiten für den ausgewählten Zeitraum geprüft werden müssen.
Ein grünes Häkchen bedeutet, dass für den ausgewählten Zeitraum keine Arbeitszeiten genehmigt werden müssen.
Die Anzahl der angezeigten Tage entspricht dem ausgewählten Zeitraum:
Wochenansicht → ausstehende Arbeitszeiten für 5 Arbeitstage.
Monatsansicht → ausstehende Arbeitszeiten für alle Arbeitstage in diesem Monat.
Einträge prüfen und bearbeiten
Wenn du die Arbeitszeiten eines*einer Mitarbeiter*in öffnest, siehst du:
Geplante Stunden (aus dem Arbeitszeitmodell)
Erfasste Stunden (Stunden, die der*die Mitarbeiter*in eingegeben hat)
Klicke auf einen Arbeitszeiteintrag, um die Details für diesen Tag anzuzeigen. Von hier aus kannst du:
Den Eintrag bearbeiten, indem du die Arbeitszeit oder Pausen änderst.
Abwesenheiten und erfasste Projekte prüfen.
Arbeitszeiten genehmigen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu genehmigen:
Genehmige Arbeitszeiten einzeln, oder
Nutze den Button Alle Arbeitszeiten genehmigen, um alle ausstehenden Einträge für diese*n Mitarbeiter*in im ausgewählten Zeitraum zu bestätigen.
💡 Tipp: Wenn ein*e Mitarbeiter*in einen zuvor genehmigten Eintrag bearbeitet oder löscht, muss die Arbeitszeit erneut bestätigt werden.
Navigation
Du kannst einfach zwischen den Zeiträumen wechseln, um Arbeitszeiten zu prüfen und zu genehmigen.
Auf Zeitrahmen klicken – öffnet die Datumsauswahl, um einen benutzerdefinierten Zeitraum auszuwählen.
Tag/Woche/Monat – ändert die Ansicht der Zeitspannen.
Pfeile – bewege dich zwischen den Zeitspannen (Tage, Wochen oder Monate). Diese Option ist für benutzerdefinierte Zeiträume nicht verfügbar.
Kalender-Icon (oben rechts) → springe zum Zeitraum, der das heutige Datum enthält (z. B. in der Monatsansicht → aktueller Monat). Nicht verfügbar für benutzerdefinierte Zeiträume.
Filter
Du kannst die Ansicht der Genehmigung für Zeiterfassung über den Button Filter oben rechts eingrenzen.
Verfügbare Filter sind:
Status
Abteilung oder Gruppe
Standort
Position
Abwesenheitsregelung
Arbeitszeitmodell