Erfahre, wie du Whistleblowing-Kanäle erstellen und anpassen, Fälle verwalten, Zugriffsberechtigungen festlegen und anonymes, sicheres Reporting gewährleistest.
Wenn jemand (ein*e Mitarbeiter*in oder ein*e externe*r Stakeholder*in ohne Konto) anonym etwas melden möchte, was seiner*ihrer Meinung nach im Unternehmen falsch läuft (Belästigung, Diskriminierung, finanzielle Unregelmäßigkeiten ...), kann er*sie die Whistleblowing-Funktion nutzen. Dies ermöglicht ihnen Anonymität und den Arbeitgeber*innen, die Sicherheit der Informationen der Person zu gewährleisten, während eine Untersuchung durchgeführt wird, um die Gültigkeit der Forderungen zu überprüfen. Mit unserer Whistleblowing-Funktion kannst du ganz einfach verschiedene Kanäle und Kategorien je nach Beschwerde anbieten und anonym mit dem*der Whistleblower*in kommunizieren.
Einen Kanal erstellen
Ein Whistleblowing-Kanal ist eine Möglichkeit für Mitarbeiter*innen, sich zu melden. Du kannst je nach Bedarf verschiedene erstellen.
1. Navigiere zu Einstellungen > Whistleblowing.
2. Klicke auf + Kanal hinzufügen, um deinen ersten Kanal zu erstellen und ihm einen Namen zu geben.
3. Klicke auf Nächster Schritt, um fortzufahren.
💡 Tipp: Du kannst deinem Kanal den Namen deines Unternehmens oder einen Namen für jede Abteilung geben.
Individualisierung
4. Schreibe eine Überschrift und eine Nachricht für die Personen, die diesen Kanal nutzen werden, und klicke auf Nächster Schritt.
Kategorien
5. Wir haben fünf Kategorien von Whistleblowing vordefiniert:
Belästigung
Diskriminierung
Finanzielle Unregelmäßigkeiten
Datenschutzverletzung
Sonstiges
Benenne die Kategorien nach Belieben um oder klicke auf Kategorie hinzufügen, um weitere Kategorien einzugeben. Klicke auf Nächster Schritt, um fortzufahren.
Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen
📌 Hinweis: Administrator*innen haben standardmäßig keinen Zugriff auf Whistleblower-Fälle. Der Zugriff auf Fälle in diesem Kanal ist nur für Personen und Gruppen mit den Zugriffsberechtigungen "Anzeigen" und/oder "Bearbeiten" erlaubt. Administrator*innen können weiterhin Berechtigungen für den Kanal archivieren, entfernen und verwalten.
6. Lege fest, wer Zugriff auf den Kanal hat, indem du eine benutzerdefinierte Zugriffsberechtigung hinzufügst.
7. Wähle die autorisierten Parteien aus, die Zugriff auf den Kanal haben sollen. Du kannst auswählen:
eine*n bestimmte*n Mitarbeiter*in, oder
eine ganze Abteilung oder Gruppe
8. Wähle für jede hinzugefügte Partei die entsprechende Zugriffsberechtigung aus:
Anzeigen: Nutzer*innen können Fälle durchsuchen und die darin enthaltenen Nachrichten lesen, dürfen aber weder den Whistleblower*innen antworten, noch die Fälle verwalten.
Anzeigen und bearbeiten: Benutzer können eingereichte Whistleblowing-Fälle durchsuchen und lesen. Darüber hinaus können sie Fälle kommentieren und bearbeiten.
9. Klicke auf Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen hinzufügen und dann auf Whistleblowing-Kanal speichern, um die Erstellung deines Kanals abzuschließen.
📌 Hinweis: Mehr über benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen erfährst du unter Nutzungsrollen und Zugriffsberechtigungen.
Zugriffsberechtigungen (Rechte und Rollen)
Administrator*innen finden eine detaillierte Übersicht über den Kanalzugriff, indem sie zu Einstellungen > Rechte und Rollen > Zugriffsberechtigungen > Whistleblowing navigieren.
⚠️ Wichtig: Wenn ein Kanal keine*n Fallmanager*in hat, können Whistleblower*innen immer noch Berichte einreichen, aber diese Berichte werden nicht bearbeitet.
Bearbeiten eines Whistleblowing-Kanals
Whistleblowing-Seite: Kopiere den öffentlichen Link, um ihn direkt mit Mitarbeiter*innen zu teilen, bearbeite die Überschrift oder Nachricht.
Kategorien: Bearbeite die Kategorien oder füge neue hinzu.
Zugriffsberechtigungen: Bearbeite die Zugriffsberechtigungen.
Verwalten: Ändere den Namen des Kanals oder archiviere den Kanal.
Archivierung eines Whistleblowing-Kanals
Wenn ein*e Administrator*in einen Kanal archiviert, ist der Kanal für Nutzer*innen nicht mehr sichtbar und zugänglich.
Ein archivierter Kanal kann:
wieder aktiviert werden und somit die Archivierung rückgängig gemacht werden: Alle vorhandenen Daten werden wiederhergestellt und die Whistleblowing-Seite ist wieder funktionsfähig.
gelöscht werden(endgültig): Alle in diesem Whistleblowing-Kanal gespeicherten Daten werden endgültig gelöscht. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Nutzung des Whistleblowing-Kanals
Wenn ein*e Mitarbeiter*in einen Bericht einreichen möchte, öffnet sich die Seite in einem neuen Tab, damit jeder einen Bericht anonym einreichen kann. Dies kann auf zwei Arten geschehen:
Über das Menü auf der linken Seite: Unternehmen > Whistleblowing > Kanal öffnen
Öffentlicher Link: Verwendung des geteilten öffentlichen Links
Einen neuen Fall eröffnen (als Whistleblower*in)
Klicke auf Einen neuen Fall öffnen
Wähle eine Kategorie
Schreibe eine Nachricht, um deinen Fall zu beschreiben. Du kannst Links zu externen Quellen in deine Nachricht einfügen.
Optional: Lade einen Anhang zu einer Datei hoch.
Gib deine E-Mail-Adresse ein. Die Adresse wird anonymisiert und nur dazu verwendet, Aktualisierungen zu deinem Fall zu senden, sodass die für die Bearbeitung des Falls zuständigen Personen keinen Zugriff darauf haben, um deine Identität zu schützen.
Sobald du das Captcha ausgefüllt hast und auf Absenden klickst, wird dir ein Zugangscode für den privaten Fall angezeigt. Verwende diesen Code, um deinen Fall jederzeit zu verfolgen.
💡 Tipp: Solltest du deinen „Privaten Fall-Zugangscode“ einmal vergessen, suche in deinem Posteingang nach „Dein Whistleblowing-Fall“, dort findest du den privaten Fall-Zugangscode.
Nachverfolgung eines Falls (als Whistleblower*in)
Über das Menü auf der linken Seite: Unternehmen > Whistleblowing > Kanal öffnen
Öffentlicher Link: Verwendung des geteilten öffentlichen Links
Klicke auf Fall nachverfolgen.
Gebe deinen privaten Fall-Zugangscode ein und klicke auf Senden.
Du kannst dann den Fortschritt deines Falls verfolgen. Um nach Aktualisierungen zu fragen oder Nachrichten zu beantworten, schreibe in das Feld Kommentar hinzufügen und klicke auf Senden.
Einen Fall verfolgen (als Fallmanager*in)
Navigiere zu Einstellungen > Whistleblowing.
Du kannst auf die Kanäle zugreifen, die als Von dir verwaltet gekennzeichnet sind. Wenn du auf einen Kanal klickst, siehst du eine Übersicht über alle Fälle, die von Whistleblower*innen gemeldet wurden. Verwende die Filter "Sortieren nach" und "Reihenfolge", um die Übersicht anzupassen
Klick auf einen Fall, um zu interagieren:
den Status des Falles zu ändern
Nachrichten zu beantworten
die Kategorie zu bearbeiten
Fall zu löschen – dauerhaft gelöschte Fälle und zugehörige Daten können nicht wiederhergestellt werden. Fahre mit Vorsicht fort.
Als Fallmanager*in erhältst du eine Benachrichtigung über einen neuen Whistleblowing-Fall auf der Plattform und eine E-Mail in deinem Posteingang.
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