La fonctionnalité Importer des membres de l'équipe permet d'ajouter rapidement plusieurs employés à partir d'un fichier CSV ou XLSX, ce qui simplifie le processus d'onboardingn pour une grande équipe. Suivez les instructions ci-dessous pour importer vos données.
Étape 1 : Préparer le fichier à importer
Téléchargez le modèle
Commencez par télécharger le modèle vide fourni par le système. Il contient des colonnes préformatées pour tous les champs d’information nécessaires, garantissant que votre fichier respecte les exigences du système.Dans la section Importation de fichier, sous « Remplir un modèle vide », cliquez sur Télécharger.
Renseignez les champs d’information
Ouvrez le modèle téléchargé dans un éditeur de tableur comme Excel ou Google Sheets, puis complétez-le avec les informations de chaque employé.Chaque ligne représente un employé. Assurez-vous que chaque employé correspond à une ligne distincte.
Champs obligatoires : ajoutez les informations exactes dans les champs comme le prénom, le nom de famille, l’adresse e-mail et la date de début de contrat.
Format des données : utilisez les formats spécifiés dans le modèle, par exemple JJ-MM-AAAA pour les dates.
Sauvegardez votre fichier
Après avoir terminé, sauvegardez votre fichier dans l’un des formats acceptés (CSV ou XLSX). La taille des fichiers est limitée à 15 Mo.
Étape 2 : Télécharger le fichier
Accédez à la page d'importation de fichier
Rendez-vous dans la section Importation de fichier du tableau de bord administrateur.
Téléchargez le fichier
Glissez-déposez le fichier dans la zone de téléchargement ou
cliquez sur Importer un fichier pour le sélectionner manuellement depuis votre ordinateur.
Une fois le fichier importé, le système commencera à le traiter.
Étape 3 : Attribuer les accès et les rôles
Après le téléchargement, vous devrez attribuer des rôles aux employés importés.
Configurez les accès et les rôles
Choisissez le rôle de chaque employé. Par exemple :Recruitee : sélectionnez Employé comme rôle par défaut pour les nouveaux membres de l'équipe.
Facultatif : envoyez des invitations
Si vous souhaitez que les membres reçoivent un e-mail d'invitation pour accéder à la plateforme, cochez la case permettant de créer un identifiant Tellent et d’envoyer un e-mail d'invitation. Un e-mail contenant les instructions d'activation sera envoyé à chaque employé.Cliquez sur Continuer pour poursuivre.
Étape 4 : Associer les champs de données
Le système associera automatiquement les colonnes de votre fichier aux champs correspondants. Cette étape permet de s'assurer que les données sont saisies correctement dans le système.
Vérifiez les associations
Vérifiez que chaque colonne correspond bien au champ approprié du système, par exemple :Le champ Adresse e-mail de votre fichier doit être associé au champ Adresse e-mail du système.
Le champ Date de début de contrat doit être associé au champ Date de début du contrat du système.
Corrigez si nécessaire
Si certaines associations sont incorrectes, utilisez les menus déroulants pour les corriger manuellement.Cliquez sur Continuer pour confirmer les associations.
Étape 5 : Valider les données
Après la mise en correspondance des champs, le système validera les données pour détecter d’éventuelles erreurs.
Aperçu de la validation
Enregistrements traités : le nombre total d’enregistrements examinés.
Enregistrements traités correctement : le nombre d’enregistrements traités sans erreur.
Enregistrements contenant des erreurs : la liste des enregistrements dont les informations sont incomplètes ou mal mises en forme.
Examinez les résultats de la validation
Si la validation est réussie, un message confirmera que tous les enregistrements ont été traités correctement (par exemple : « 21 enregistrements traités, 0 erreur »).Corrigez les erreurs si nécessaire
En cas d’erreurs, consultez les commentaires et apportez les corrections nécessaires dans votre fichier, puis téléchargez-le à nouveau.S'il n'y a pas d’erreurs, cliquez sur Continuer pour poursuivre.
Étape 6 : Résumé de l'importation
Une fois la validation terminée, un résumé de l'importation sera affiché.
Examinez le résumé
Le résumé présente le nom de chaque employé, son statut (invité ou non invité) et son rôle. Cela vous permet de vérifier que toutes les informations sont correctes.Finalisez l'importation
Cliquez sur Terminer pour finaliser le processus. Vos employés sont désormais importés dans le système.
Conseils et dépannage
Format du fichier : assurez-vous que votre fichier est enregistré au format CSV ou XLSX. Les autres formats ne seront pas acceptés.
Taille du fichier : la taille des fichiers est limitée à 15 Mo. Pour importer des ensembles de données plus volumineux, divisez-les en plusieurs fichiers.
Erreurs de validation : vérifiez le format des données et assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis. Les commentaires de validation vous guideront pour effectuer les corrections nécessaires.
En suivant ces étapes, vous pouvez importer efficacement vos employés, gagner du temps et garantir la cohérence des données dans les dossiers de votre équipe.