Activer l'intégration DocuSign
Pour utiliser les champs de signature électronique, vous devez activer l'intégration DocuSign.
Pour activer l'intégration DocuSign, accédez à l’emplacement spécifié et cliquez sur l’option désignée dans la section appropriée. Dans la vue Applications, cliquez sur la tuile correspondante. La fenêtre contextuelle qui apparaît comporte un bouton permettant d’activer l’intégration DocuSign pour l’ensemble de l’entreprise.
Ajouter un champ de signature électronique au dossier de documents des employés
Pour ajouter un champ de signature électronique à un dossier dans les documents des employés, accédez à Configuration, puis cliquez sur Documents dans la section Données des employés. Dans la liste, sélectionnez le dossier à modifier et cliquez sur le bouton (+) Ajouter un champ. Dans le menu déroulant Type, choisissez Signature électronique. Renseignez le Nom du champ, puis cliquez sur Ajouter un champ pour confirmer. Vous ne pouvez ajouter qu’un seul champ de signature électronique par dossier.
Choisir les signataires du document
Avant d’envoyer le document, vous devez sélectionner les signataires. Pour ce faire, accédez à un dossier avec un champ de signature électronique. Lorsque vous ajoutez le fichier, vous pouvez choisir les signataires dans la liste des employés.
Envoyer le document à DocuSign
Une fois les signataires sélectionnés, vous pouvez envoyer le document via DocuSign. Accédez aux détails du document et cliquez sur Envoyer à DocuSign. Cela vous redirigera vers DocuSign, où vous pourrez préparer le document à signer en utilisant toutes les fonctionnalités proposées. Une fois le document envoyé, DocuSign vous renvoie vers Tellent HR. Les signataires recevront un e-mail contenant la demande de signature.
Après l'envoi, la synchronisation des données entre DocuSign et Tellent HR prend quelques secondes.
Pour voir le document envoyé dans DocuSign, cliquez sur le bouton Voir dans DocuSign.
Statuts
L’avancée du processus de signature peut être suivie via le statut du document et le statut individuel des signatures.
Statut du document
Non préparé : les signataires ont été sélectionnés, mais le document n’a pas été envoyé.
Signatures en attente : le document a été envoyé, mais il manque encore des signatures.
Refusé : le document a été refusé par au moins un signataire.
Signé : tous les signataires ont signé le document.
Statut du signataire
En attente : le signataire a reçu l’e-mail mais n’a pas encore signé.
Refusé : le signataire a refusé de signer le document.
Signé : le signataire a signé le document.
Quelles données sont échangées entre Tellent HR et DocuSign ?
Tellent HR partage avec DocuSign les noms et adresses e-mail de toutes les parties impliquées dans la demande de signature.
DocuSign partage avec Tellent HR le statut de chaque demande de signature pour chaque signataire.