Bienvenue dans Tellent HR ! Votre entreprise utilisera ce nouveau système d’information sur les ressources humaines (SIRH) pour gérer toutes les tâches et informations liées aux employés.
Ce guide explique les bases du système afin que vous puissiez démarrer rapidement.
1. Explorer votre tableau de bord
Votre tableau de bord est votre page d’accueil personnalisée. Il est conçu pour fournir un aperçu rapide des informations clés et des tâches en attente. Le tableau est divisé en sections pour vous aider à trouver facilement ce dont vous avez besoin.
1a. Tâches et notifications
Votre centre de commande. Cette section présente un résumé de vos tâches les plus importantes, comme les demandes en attente qui requièrent votre attention. Par exemple, vous pouvez consulter et approuver les congés payés, les arrêts maladie ou les jours de formation pour votre équipe directement depuis votre tableau de bord. Vous pouvez également recevoir ces notifications par e-mail.
1b. Demander un congé
Cette section affiche les soldes de tous vos types de congés disponibles, tels que configurés dans la politique de votre entreprise. Pour demander un congé, cliquez simplement sur le type correspondant et un menu s’ouvrira sur le côté droit.
1c. Structure de l’entreprise
Cette section offre un aperçu rapide de votre position dans la structure organisationnelle de l’entreprise. Vous y trouverez différentes informations :
Votre responsable
Vos subordonnés directs (les employés que vous supervisez)
Les groupes et départements auxquels vous êtes affecté
Ces informations vous aident à identifier rapidement les contacts clés et à comprendre la structure de votre équipe.
1d. Horloge de pointage numérique
L’horloge de pointage numérique vous aide à suivre facilement vos heures de travail. Utilisez l’horloge pour démarrer et arrêter le suivi, et les heures enregistrées seront automatiquement ajoutées à vos feuilles de temps.
Vous pouvez également sélectionner un projet spécifique et ajouter une note pour décrire l’activité et contextualiser le temps enregistré. L’horloge affiche également le temps de travail restant pour la journée.
1e. Absences
Cette section fournit un aperçu rapide des absences du jour dans votre équipe. Utilisez les flèches de navigation en haut pour afficher les absences précédentes ou prévues.
1f. Événements et jours fériés
Cette section affiche les événements d’entreprise importants et les jalons personnels à venir dans les 14 prochains jours. C’est un moyen rapide de rester informé des anniversaires personnels ou de travail, des jours fériés et des prises de poste.
Les responsables d’équipe et les administrateurs voient également les événements spécifiques aux employés, tels que la fin d’une période d’essai ou d’un contrat.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Utiliser le tableau de bord.
2. Consulter l’agenda
L’agenda est un excellent moyen d’obtenir un aperçu des événements clés et de la disponibilité de l’équipe. Vous pouvez vérifier les présences de la semaine et voir les jalons à venir, comme les anniversaires de travail ou personnels.
Par défaut, l’agenda affiche une vue de l’ensemble de l’entreprise. Pour focaliser, utilisez le filtre et affinez la vue à votre département ou à un groupe spécifique. Votre niveau d’accès détermine les départements et les groupes que vous pouvez voir.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la planification, car elle vous permet de voir rapidement qui est présent ou absent. Elle vous aide également à rester informé des jalons et événements importants de l’équipe.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Utiliser et synchroniser l’agenda.
3. Promotions et changements de salaire
L’aperçu des salaires est un outil pratique pour prendre des décisions éclairées concernant les promotions et les changements de salaire. Pour trouver les données spécifiques dont vous avez besoin, utilisez les filtres pour affiner votre vue.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Salaires.
4. Organigramme
L’organigramme est une représentation visuelle de la structure de votre équipe. Vous pouvez trouver rapidement une personne spécifique en utilisant la barre de recherche en haut à droite. Pour ajuster votre vue, utilisez votre souris ou la barre d’outils pour zoomer et dézoomer.
La barre d’outils sur le côté droit de l’organigramme vous donne plusieurs options pour ajuster votre vue et naviguer dans le graphique :
Zoomer : pour examiner de plus près une zone spécifique de l’organigramme.
Dézoomer : pour afficher une plus large partie de l’organigramme.
Tout développer : pour afficher la structure organisationnelle complète.
Passer à l’affichage vertical : pour changer l’orientation du graphique, et passer d’horizontale à verticale ou vice versa.
Ajuster la vue à l’écran : pour ajuster instantanément l’affichage du graphique afin qu’il s’adapte à la taille de votre écran.
Me trouver : pour localiser rapidement votre propre position sur l’organigramme.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Organigramme.
5. Soldes de congés
En tant que responsable, il est recommandé de vérifier périodiquement les soldes de congés des membres de votre équipe. Encouragez-les à prendre leurs congés de l’année peut aider à prévenir l’épuisement professionnel et promouvoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Cliquez sur la ligne de solde d’un employé pour afficher la répartition détaillée de ses congés :
Politique : le nom de la politique associée à ce congé.
Type d’absence : le type spécifique de congé demandé (par exemple, congés payés, congés de maladie).
Période de cumul : la période pendant laquelle le congé est cumulé.
Période de validité : la période pendant laquelle le congé peut être utilisé.
Allocation : le nombre total de jours alloués pour ce type de congé.
Utilisé : le nombre de jours qui ont été utilisés.
Solde : le nombre total de jours restants.
Demandes : toutes les demandes en attente ou approuvées associées à ce type de congé.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Soldes.
6. Saisie de feuilles de temps
Si votre rôle l’exige, vous pouvez utiliser les relevés et le tableau de suivi du temps.
L’onglet Relevés permet aux responsables d’examiner et d’analyser les heures de travail, les absences et les heures supplémentaires des employés sur une période définie. Il est accessible aux administrateurs et aux responsables (avec une vue limitée à leurs subordonnés directs).
Le tableau de suivi du temps fournit aux administrateurs et aux responsables un aperçu des activités quotidiennes des employés. Il affiche toutes les saisies de travail enregistrées, les pauses et les absences pour la date sélectionnée, vous aidant à suivre la présence et l’état de travail en temps réel.
En tant que responsable, c’est un outil à surveiller pour plusieurs raisons :
Assurer l’exactitude de la paie : vérifier les heures de travail et les pauses vous aide à confirmer l’exactitude des feuilles de temps, ce qui est essentiel pour un traitement correct de la paie.
Gérer la productivité et la charge de travail : le suivi de la présence peut vous aider à identifier des tendances. Par exemple, vous pouvez voir si un membre de l’équipe fait souvent des heures supplémentaires, ce qui pourrait mener à un épuisement professionnel.
Assurer la conformité : garder un œil sur les pauses et les heures de travail permet de vous assurer que votre équipe est en conformité avec la réglementation du travail et les politiques de l’entreprise.
Contrôler les coûts : le suivi des heures vous aide à gérer les coûts potentiels liés aux heures supplémentaires et à maîtriser le budget de votre équipe.
Le suivi de la présence vous apporte les données dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées et soutenir efficacement votre équipe.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Relevés et Tableau de suivi du temps.