Cet article vous guidera dans l’intégration de DocuSign pour la génération de documents et les signatures électroniques. Les administrateurs activent les autorisations au niveau de l’entreprise, tandis que les employés connectent leurs comptes DocuSign personnels.
Une fois l’intégration configurée, les collaborateurs peuvent utiliser les modèles DocuSign pour générer des documents pré-remplis avec leurs données de profil, ou importer des fichiers existants pour signature (géré via Documents des employés).
L’accès complet aux fonctionnalités nécessite à la fois l’activation par l’administrateur et la connexion du compte individuel du collaborateur.
Prérequis
⚠️ Compte DocuSign : pour utiliser les fonctionnalités de cette intégration, ce qui inclut la génération de documents à partir de modèles, l’importation de documents pour signature et le suivi du statut de signature, vous devez disposer d’un compte DocuSign actif, valide et connecté à votre profil. Ce compte reste requis même après que l’administrateur a activé l’intégration organisationnelle.
Activer l’intégration DocuSign
Avant qu’un collaborateur de l’entreprise ne puisse connecter son compte DocuSign personnel, un administrateur doit activer l’intégration DocuSign pour l’ensemble de l’entreprise.
Pour un administrateur, le processus est le suivant :
Accédez aux Paramètres.
Sélectionnez Applications.
Recherchez et cliquez sur DocuSign.
Cliquez sur le bouton Intégrer.
5. Confirmez en cliquant sur Accepter et intégrer dans la fenêtre modale.
Une fois cette étape terminée (par n’importe quel administrateur), l’intégration DocuSign devient disponible. Cependant, sans cette activation organisationnelle, aucun utilisateur, y compris les autres administrateurs, ne pourra connecter son compte DocuSign individuel.
📌 Remarque importante : après qu’un administrateur a activé l’intégration au niveau de l’entreprise, les collaborateurs peuvent commencer à voir des options ou fonctionnalités liées à DocuSign apparaître dans la plateforme. Toutefois, les fonctionnalités complètes, comme la génération, l’envoi ou la signature de documents, ne seront pas disponibles tant que l’utilisateur individuel concerné n’aura pas terminé l’étape suivante : connecter son compte DocuSign personnel.
Configuration du compte DocuSign par les employés
Une fois l’intégration DocuSign activée par un administrateur, les employés peuvent connecter leur compte DocuSign personnel pour obtenir l’accès complet aux fonctionnalités de génération et de signature de documents.
Pour un employé, le processus est le suivant :
Accédez aux Paramètres.
Sélectionnez Applications.
Recherchez et cliquez sur DocuSign.
Dans le panneau de configuration DocuSign (tiroir), cliquez sur le bouton Connecter le compte.
Cela vous redirigera vers la page de connexion DocuSign. Connectez-vous avec vos identifiants DocuSign.
DocuSign vous demandera d’autoriser l’intégration avec notre plateforme. Examinez les autorisations et cliquez pour autoriser la connexion.
Cela vous redirigera automatiquement vers notre application. Le panneau de configuration DocuSign devrait confirmer que votre compte est connecté, vous accordant un accès complet aux fonctionnalités DocuSign dans la plateforme.
⚠️ Remarque concernant l’accès des employés : pour pouvoir connecter son compte DocuSign personnel, un collaborateur doit disposer d’un accès en écriture à au moins un module personnalisé de documents d’employé de la plateforme. Sans cette autorisation, l’employé ne pourra pas lancer le processus de connexion, même si l’intégration organisationnelle est activée.
Mapper les champs de profil
Une fois qu’un employé a connecté son compte DocuSign, il peut mapper les champs de son profil collaborateur dans notre système avec les variables de ses modèles de documents DocuSign.
Cette mise en correspondance garantit que les documents générés via la plateforme sont pré-remplis avec des informations précises et à jour, provenant directement du profil de l’employé. Nous prenons actuellement en charge le mapping des champs DocuSign suivants : Téléphone, Adresse, Texte et Nombre.
Pour mapper les champs de profil, le processus est le suivant :
Accéder au panneau de configuration DocuSign : Accédez à Paramètres > Applications > DocuSign.
Afficher les modèles disponibles : dans le panneau de configuration, l’employé verra une liste des modèles DocuSign disponibles depuis son compte DocuSign connecté.
Développer un modèle : cliquez sur n’importe quel modèle de la liste pour le développer et afficher les détails.
Examiner les destinataires et les champs : la vue développée affiche la liste de tous les destinataires définis pour ce modèle, ainsi que tous les champs (variables) pouvant être pré-remplis pour chaque destinataire.
Sélectionner les champs de profil : un menu déroulant apparaît à côté de chaque champ pré-remplissable du modèle DocuSign. Utilisez ce menu pour choisir le champ de profil collaborateur correspondant dans notre système (par exemple, pour mapper le champ DocuSign {{EmployeeName}} au champ système Prénom ou Nom complet).
Sauvegarder le mapping : une fois que tous les champs de modèle souhaités ont été mis en correspondance avec les champs de profil système, enregistrez la configuration.
Résultat : chaque fois qu’un document est généré à l’aide de ce modèle, ce mapping sera utilisé par le système pour remplir automatiquement les variables du modèle de document DocuSign avec les données actuelles du profil du collaborateur.
⚠️ Remarque concernant les mappings partagés : Si plusieurs collaborateurs de l’organisation ont accès au même modèle DocuSign, le mapping des champs de profil configuré pour ce modèle sera partagé entre tous les collaborateurs. Les changements apportés au mapping par un collaborateur affecteront la manière dont le document est pré-rempli pour tous ceux qui utilisent ce modèle spécifique.
💡 Remarque concernant le nom des champs : Lorsqu’un champ de modèle est importé depuis DocuSign, son nom par défaut suit souvent le format Nom + hachage (par exemple, EmployeeName 3914e835-51b9-4685-a660-812bf7b4b9db), ce qui peut paraître complexe dans les menus déroulants. Pour faciliter la lecture, nous recommandons vivement de modifier ces noms de champs directement dans vos paramètres de modèle DocuSign.
⚠️ Remarque concernant les signataires définis : Lorsque vous créez un modèle dans DocuSign, vous pouvez prédéfinir des destinataires en saisissant leur adresse e-mail directement dans le modèle. Comme les destinataires prédéfinis avec obligation de signer le document introduisent un grand nombre de cas particuliers, nous les avons filtrés. Les champs assignés à de tels signataires prédéfinis ne sont pas affichés et ne peuvent pas être mappés à des champs de profil. De plus, ces destinataires et les champs qui leur sont assignés ne sont pas affichés lors de la génération du document.
Exemple :
Configurer les modules personnalisés
Pour activer la fonctionnalité DocuSign pour un ensemble spécifique de documents d’employé, un administrateur doit ajouter un champ de type DocuSign au module personnalisé concerné (Collection de documents).
Processus de configuration d’un module personnalisé (Collection de documents)
Ce processus doit être effectué par un administrateur disposant des autorisations requises pour gérer les modules personnalisés.
Accéder aux paramètres des données d’employés : accédez à Paramètres > Données des employés > Documents.
Sélectionner ou créer une collection :
Collection existante : cliquez sur le dossier ou la collection de documents existante où vous souhaitez rendre la fonctionnalité DocuSign disponible.
Nouvelle collection : cliquez sur l’option permettant de créer un nouveau dossier ou une nouvelle collection de documents, et attribuez-lui un nom approprié.
Accéder aux champs de la collection : dans la collection sélectionnée, accédez à la section de définition des champs.
Ajouter un nouveau champ : cliquez sur l’option permettant d’ajouter un nouveau champ à cette collection.
Définir le champ DocuSign :
Nom du champ : donnez au champ un nom descriptif (par exemple, « Document DocuSign », « Signer + Envoyer », ou « Signature électronique »).
Type de champ : sélectionnez DocuSign dans la liste des types de champs disponibles.
Enregistrer la configuration : sauvegardez le nouveau champ et les paramètres actualisés de la collection de documents.
Résultat
Une fois le type de champ DocuSign ajouté à une collection de documents, les utilisateurs ayant connecté leurs comptes DocuSign personnels et disposant d’un accès en écriture à cette collection pourront effectuer des actions liées à DocuSign (comme générer des documents ou envoyer des documents existants pour signature). La présence de ce champ est le déclencheur technique qui rend les fonctionnalités DocuSign accessibles dans cette zone de la plateforme.
⚠️ Important : l’intégration DocuSign actuelle est conçue exclusivement pour les collections de documents d’employés et n’est pas disponible pour les documents d’entreprise.
📌 Mise à jour du type de champ : les champs précédemment configurés avec le type hérité eSignature prendront automatiquement en charge les fonctionnalités de signature et de génération de documents, s’alignant sur les capacités actuelles du type de champ DocuSign. Les administrateurs n’ont pas besoin de mettre à jour les configurations existantes.
Préparer un document pour DocuSign
Une fois qu’un employé dispose d’un compte DocuSign connecté et d’un accès en écriture à une collection de documents configurée avec le champ DocuSign, il peut générer ou envoyer des documents pour signature au sein de cette collection.
Pour un nouveau document, le processus est le suivant :
Accéder à la collection de documents : accédez à la collection de documents d’employé concernée.
Ajouter un nouvel élément : cliquez sur l’option permettant d’ajouter un nouveau document à la collection.
Choisir la source du document : le système vous demandera de sélectionner la source du document :
Importer un fichier : sélectionnez cette option pour importer un document existant. L’interface vous invitera ensuite à sélectionner les signataires et destinataires pour le processus de signature électronique.
Générer : sélectionnez cette option pour générer un document à partir d’un modèle DocuSign. Aucune configuration supplémentaire n’est requise à cette étape. La sélection du modèle intervient dans la suite du flux de travail.
Compléter les champs de la collection : tous les autres champs associés à la collection de documents (le cas échéant) peuvent être remplis comme d’habitude avant d’enregistrer ou de continuer avec DocuSign.
⚠️ Sélection du flux de travail : après avoir choisi le flux Importer un fichier ou Générer pour un nouvel élément d’une collection de documents, cet élément sera verrouillé dans ce flux. Si vous souhaitez utiliser l’autre méthode plus tard (par exemple, si vous avez d’abord choisi d’importer, mais souhaitez finalement générer le document à partir d’un modèle), vous devez créer un nouveau document dans la collection.
Processus de signature électronique
Si vous avez choisi l’option Importer un fichier lors de la création de l’élément, le processus pour obtenir une signature est le suivant :
Ouvrir l’élément de la collection : Accédez à l’élément de document nouvellement créé dans la collection de documents d’employé.
Initier l’envoi à DocuSign : cliquez sur le bouton Envoyer à DocuSign.
Redirection vers DocuSign : le fichier importé, ainsi que les destinataires spécifiés, seront transmis à DocuSign pour lancer le flux de signature.
Suivre le statut : une fenêtre modale de notre plateforme affichera l’état du processus DocuSign, avec le statut de signature pour chaque destinataire. Ce statut se mettra à jour à chaque changement, jusqu’à ce que le processus soit terminé par toutes les parties.
Remplacement du document : une fois toutes les signatures requises collectées, le fichier original non signé que vous avez importé sera automatiquement remplacé par la version signée et exécutée du document.
⚠️ Échec/refus de signature : si un destinataire refuse de signer, ou si le processus DocuSign échoue, l’ensemble du flux est arrêté. Pour continuer, vous devez créer un nouvel élément de document dans la collection, ou recommencer le processus Importer un fichier ou Générer.
Générer un document à partir d’un modèle
Si vous avez sélectionné l’option Générer lors de la création de l’élément, voici les étapes pour terminer le processus :
Ouvrir l’élément de la collection : Accédez à l’élément de document nouvellement créé dans la collection de documents d’employé.
Sélectionner le modèle DocuSign : sélectionnez le modèle souhaité dans le menu déroulant qui présentent les modèles disponibles pour votre compte connecté. Sélectionnez le modèle souhaité.
Configurer les destinataires : une fois le modèle sélectionné, le système affichera tous les destinataires requis par ce modèle.
Sélectionner les destinataires : chaque destinataire doit être sélectionné parmi les subordonnés de l’utilisateur actuel dans le système.
Champs de destinataire : sous chaque destinataire sélectionné, une liste de champs de modèle apparaîtra.
Remplir les champs :
Remplissage automatique : si des champs ont été mappés aux champs de profil (voir Mapper les champs de profil), ils seront automatiquement remplis avec les données correspondantes issues du système.
Modification manuelle : la valeur de n’importe quel champ peut être revue et modifiée manuellement avant de continuer.
Initier la génération et l’envoi : Une fois tous les destinataires sélectionnés et tous les champs requis remplis et validés, cliquez sur le bouton Générer. Cela génère le document et l’envoie immédiatement à DocuSign pour amorcer le processus de signature.
Reste du processus : à partir de là, la suite est identique au flux de signature électronique (étapes 4 et 5 de la section Processus de signature électronique) :
Une fenêtre modale permet de suivre l’avancée du processus dans DocuSign pour les différents destinataires.
Une fois que toutes les signatures requises ont été recueillies, le document généré et dûment signé remplace automatiquement l’élément temporaire dans la collection.
Remarques importantes :
Pas d’actions groupées : le système ne prend pas en charge la génération ou la signature groupée de documents via DocuSign. Le processus doit être lancé individuellement pour chaque élément de la collection.
Processus de signature automatisé : après la génération d’un document à partir d’un modèle, aucune étape supplémentaire n’est requise dans la plateforme pour lancer le processus de signature. Le document généré est immédiatement envoyé à DocuSign, et le flux de signature s’engage une fois toutes les étapes préalables requises sont effectuées.
Exigence de destinataire pour les modèles : seuls les modèles comportant des destinataires valides définis peuvent être sélectionnés et utilisés sur la plateforme. Les modèles pour lesquels les destinataires ne sont pas définis ne pourront pas être utilisés pour la génération.
Périmètre de destinataires : seuls les collaborateurs enregistrés dans la plateforme peuvent être sélectionnés comme destinataires des documents DocuSign. Il n’est pas possible d’ajouter des destinataires hors système pour le moment.
Journeys et pré-onboarding : Bien que la fonctionnalité DocuSign soit disponible dans Journeys, il n’est pas possible de lancer un flux DocuSign (génération ou signature électronique) pour un collaborateur en phase de pré-onboarding. Les actions DocuSign ne peuvent être initiées qu’une fois le collaborateur officiellement intégré.