Pour gérer efficacement vos ressources, il est essentiel de comprendre comment le temps de travail de votre équipe est réparti entre les différentes tâches et initiatives.
Intégrée au module Présence, la fonctionnalité Projets vous permet de catégoriser le temps suivi par les employés, ce qui fournit des informations précieuses sur la manière dont les efforts sont investis.
📌 Remarque : Seuls les administrateurs peuvent gérer les projets.
Créer et gérer des Projets
Les Projets sont gérés directement dans vos paramètres de Présence. C’est là que vous créerez de nouvelles catégories et gérerez le statut des catégories existantes.
Créer un Projet
1. En tant qu’administrateur, accédez à Paramètres > Présence > Projets.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Sur l’écran suivant, indiquez le Nom du projet.
4. Vous pouvez également sélectionner le Statut du projet :
Les projets Actifs sont visibles par les employés et peuvent être sélectionnés pour le suivi du temps.
Les projets Inactifs sont masqués de la liste de suivi du temps, mais apparaissent dans les rapports et les résumés si du temps a été enregistré précédemment.
5. Cliquez sur Ajouter pour confirmer la création du projet.
Modifier ou supprimer un Projet
En tant qu’administrateur, accédez à Paramètres > Présence > Projets pour consulter votre liste de projets.
Cliquez sur celui que vous souhaitez modifier ou supprimer.
Vous disposez des options suivantes :
Changer le Nom du projet.
Changer le Statut du projet (Actif ou Inactif).
Supprimer le projet.
⚠️ Important : La suppression d’un projet est irréversible. Toutes les entrées d’historique de temps précédemment assignées à ce projet seront dissociées.
Suivre le temps dans les Projets
Les employés peuvent assigner leur temps à un projet lors de l’enregistrement, soit en temps réel, soit en ajoutant une entrée ultérieurement.
Pour ajouter une entrée de feuille de temps, accédez au tableau de bord et utilisez le suivi de temps en direct, ou utilisez la vue Ma présence.
Appuyez sur Ajouter du temps pour le jour où vous souhaitez créer l’entrée.
Dans la fenêtre d’entrée de feuille de temps, utilisez le champ Projet pour sélectionner le projet concerné par ce temps.
L’entrée de feuille de temps inclura désormais clairement le projet assigné.
Rapports et résumés
Lorsque votre équipe suit son temps avec des projets, vous pouvez générer des rapports pour analyser les données.
Rapport de base basé sur les Projets
Pour obtenir un aperçu rapide de la répartition du temps de travail par projet :
Accédez à Rapports.
Sélectionnez le rapport Temps suivi par projet.
Important : Assurez-vous de sélectionner le mode de calcul du temps de travail (soit heures et minutes, soit journées et demi-journées) qui correspond au mode de suivi utilisé.
Exportation de données avancée
Pour une analyse plus détaillée, vous pouvez exporter toutes les données d’entrée de feuille de temps dans un fichier CSV.
Accédez à Présence > Relevés.
Cliquez sur le bouton Exporter.
Sélectionnez l’option Entrées de feuille de temps et cliquez sur Exporter les données.
Dans le fichier généré, vous trouverez une colonne Projet dédiée, vous permettant d’utiliser un tableur pour une analyse complexe de toutes les entrées de feuille de temps saisies pendant la période et pour les personnes sélectionnées.