Utilisez les niveaux d’accès pour contrôler ce que votre équipe peut voir et faire. Nous vous montrerons comment les utiliser pour accorder le bon niveau d’accès à chaque personne.
Selon la structure de votre entreprise, vous devrez peut-être attribuer différents niveaux d’accès à différents utilisateurs ou groupes d’utilisateurs.
Grâce aux niveaux d’accès, vous pouvez personnaliser les informations sur les employés et accorder des droits spécifiques à chaque type d’utilisateurs, en lui permettant de consulter et/ou de modifier les profils d’employés.
📌 Remarque : un niveau d’accès ne supprime pas les autorisations accordées par un autre niveau d’accès ou rôle d’utilisateur.
Par exemple, si un niveau personnalisé accorde à un employé l’accès « Afficher », mais que le niveau d’accès « Tous les employés » autorise « Afficher et modifier » pour la même information, l’autorisation la plus élevée (« Afficher et modifier ») prime sur le niveau d’accès personnalisé.
Groupes d’utilisateurs
Les employés sont divisés en deux groupes principaux auxquels s’ajoute un troisième groupe, qui regroupe tout le monde :
Employés eux-mêmes : détermine l’accès des employés à leurs propres données
Responsables : détermine à quoi les managers et les échelons hiérarchiques supérieurs ont accès
Tous les employés : détermine les éléments accessibles par tous dans l’entreprise
Types de niveaux d’accès
Il existe trois types de niveaux d’accès :
Afficher : permet de consulter les informations
Afficher et modifier : permet de consulter et de modifier les informations
Pas d’accès : ne permet ni de consulter ni de modifier les informations
📌 Remarque : par défaut, les Administrateurs peuvent afficher et modifier n’importe quelle information. Les employés peuvent uniquement voir et modifier leurs propres informations personnelles.
Définir les niveaux d’accès
Vous pouvez gérer plus précisément les niveaux d’accès d’employés et d’équipes spécifiques en ajoutant un niveau accès personnalisé.
Pour ajouter un niveau d’accès personnalisé :
Cliquez sur Ajouter un niveau d’accès personnalisé.
Dans la barre latérale droite, sélectionnez Employé ou Équipes et choisissez la personne ou l’équipe concernée.
Sous Niveau d’accès, sélectionnez le niveau approprié pour l’utilisateur ou l’équipe.
Facultatif : vous pouvez restreindre l’accès à des groupes ou départements spécifiques.
Cliquez sur Ajouter un niveau d’accès personnalisé pour sauvegarder votre sélection. La page affichera alors un résumé du nouveau niveau d’accès.
Catégories de niveaux d’accès
Les niveaux d’accès sont organisés selon différentes catégories de données.
Données du profil de l’employé
Il existe huit catégories définies de données de profil d’employé. Vous pouvez y accéder via Personnes > Employés > Données de profil de l’employé.
Professionnel : informations essentielles sur le rôle du salarié dans l’entreprise
Détails de l’emploi : informations de l’employé en lien avec l’entreprise
Structure de l’entreprise : la place de l’employé dans l’entreprise
Personnel : informations personnelles et coordonnées
Adresse : l’adresse personnelle de l’employé
Informations de paie : détails concernant la paie, les impôts, la sécurité sociale, les assurances et les informations bancaires
Contact d’urgence : qui contacter en cas d’urgence au travail
Réseaux sociaux : informations de contact personnelles sur les applications de réseaux sociaux
Paie
Il existe deux catégories pour la gestion de la paie :
Salaire et fiches de paie : accès aux sous-sections Salaire et Fiches de paie dans le profil individuel des employés
Gestion de la paie : accès au module Paie, avec la possibilité de gérer les cycles de paie et de consulter les registres de salaire des employés
Rapports
Ce niveau d’accès définit les autorisations pour le module Rapports.
Avec l’accès Afficher et modifier, les utilisateurs peuvent créer de nouveaux rapports et tableaux de bord.
Avec l’accès Afficher, les utilisateurs peuvent consulter les rapports existants mais ne peuvent pas en créer ni en modifier.
Modules personnalisés pour les employés
Chaque module personnalisé pour employé présente un niveau d’accès distinct. Lorsque vous créez un module, une nouvelle section de niveaux d’accès est créée automatiquement et doit être configurée.
Il existe quatre modules personnalisés pour les employés par défaut :
Ressources
Cartes d’accès
Formations
Notes RH
Ceci s’applique également à d’autres domaines, comme les documents des employés, les modules personnalisés de l’entreprise et les documents de l’entreprise.
📌 Remarque : vérifiez et ajustez toujours les niveaux d’accès après avoir créé un module ou un dossier, afin de vous assurer que les employés concernés disposent des autorisations appropriées.
Journeys
Il existe quatre catégories :
Pré-onboarding
Onboarding
Offboarding
Gestion des Journeys
La catégorie Gestion des Journeys permet de contrôler qui peut gérer les Journeys des différentes catégories et les autorisations associées.
Les utilisateurs qui disposent d’un accès Afficher et modifier peuvent créer, archiver ou supprimer des catégories de Journeys et gérer l’accès à chaque catégorie.
Il n’existe pas d’accès Afficher seulement pour la gestion des Journeys.
Lorsque vous créez une nouvelle catégorie de Journeys, le système crée automatiquement un niveau d’accès associé. Vous devez le configurer pour déterminer qui peut l’utiliser.
Lancement d'alerte
La catégorie Lancement d'alertes n’est pas disponible par défaut. Si vous avez créé un canal de signalement, la nouvelle catégorie sera créée dans vos paramètres de niveaux d’accès.
Anniversaires et étapes professionnelles
Certains événements, comme les anniversaires personnels et d’ancienneté, sont masqués par défaut et ne sont visibles par aucun utilisateur. Pour rendre ces événements visibles, un administrateur doit mettre à jour les paramètres de niveaux d’accès correspondants.
Les événements suivants nécessitent des modifications dans les niveaux d’accès listés :
Anniversaire personnel → Données du profil → Personnel
Anniversaire d’ancienneté → Données du profil → Détails de l’emploi
Début de contrat → Données du profil → Détails de l’emploi
Fin de période d’essai → Données du profil → Détails de l’emploi
Fin de contrat → Données du profil → Détails de l’emploi
⚠️ Important : si vous accordez ce niveau d’accès, cela débloque l’intégralité de la section du profil de l’employé, pas seulement le champ sélectionné.
Par exemple, si vous accordez à un utilisateur un accès « Afficher » à la section Personnel, il pourra consulter la section complète dans tous les profils d’employés.