Deux espaces distincts coexistent pour les documents : Documents des employés et Documents de l’entreprise. Il est important de comprendre la différence pour organiser vos fichiers de manière efficace et de établir les accès appropriés.
Documents des employés : cet espace est conçu pour stocker les fichiers personnels relatifs à des employés individuels, comme les contrats, les certificats ou les évaluations de performance.
Documents de l’entreprise : cet espace est conçu pour stocker les documents qui s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise, ou à des groupes spécifiques, comme les politiques, les directives ou les fichiers de conformité.
Bonnes pratiques
L’espace Documents des employé est conçu pour les dossiers personnels et confidentiels liés à des employés individuels. Exemples :
Dossiers d’emploi : contrats, accords et propositions d’embauche.
Qualifications : certificats, licences ou formations complétées.
Fichiers de performances : examens, évaluations et plans de développement.
Dossiers RH : demandes de congés, notes médicales ou autres formulaires RH.
Le stockage de ces documents dans l’espace Documents des employé garantit la confidentialité, facilite la mise en conformité et permet un accès sécurisé limité aux RH et aux responsables autorisés.
Créer un dossier
Accédez à Paramètres → RH (Manage) → Données des employés → Documents, puis cliquez sur + Ajouter un dossier.
Attribuez un nom descriptif au dossier, puis choisissez une icône. Vous pouvez aussi saisir une description (facultatif). Cliquez sur Ajouter et continuer.
Ajustez et réorganisez les champs en fonction de vos besoins. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Étape suivante.
Choisissez le niveau d’accès approprié pour les utilisateurs, puis personnalisez la façon dont le dossier sera affiché, y compris les options des colonnes du tableau. Cliquez sur Sauvegarder la configuration pour finaliser la préparation du dossier. Votre nouveau dossier est maintenant prêt à être utilisé.
Gérer les champs du dossier
Vous pouvez gérer les dossiers depuis la section Champs :
Ajouter un nouveau champ : incluez des champs supplémentaires pour saisir plus d’informations dans le dossier.
Réorganiser les champs : modifiez l’ordre dans lequel les champs apparaissent.
Modifier les noms des champs : vous pouvez mettre à jour le nom des champs pour plus de clarté.
Définir des champs comme obligatoires : activez ou désactivez l’attribut obligatoire des champs.
Dupliquer un champ : créez une copie d’un champ existant pour réutiliser sa structure.
Archiver un champ : supprimez un champ de l’utilisation active, mais sans le supprimer définitivement.
Modifier et accéder aux options : personnalisez les options disponibles pour un champ et contrôlez qui peut le consulter ou le modifier.
Ajouter un document à un dossier
Une fois le dossier créé et configuré, vous pouvez commencer à importer des documents.
Accédez à Paramètres → RH (Manage) → Données des employés → Documents, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le document.
Cliquez sur Documents → + Ajouter un élément.
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ajouter un document. Le fichier sera désormais stocké dans le dossier sélectionné.
Gérer les champs des documents
Vous pouvez gérer les fichiers depuis la section Documents :
Afficher les détails du document : cliquez sur Détails pour obtenir plus d’informations sur un fichier.
Remplacer ou supprimer un document : cliquez sur l’icône en forme de crayon pour importer une nouvelle version ou supprimer le fichier.
Copier ou supprimer un document : cliquez sur les trois points pour copier le fichier dans un autre dossier ou le supprimer.
Ajouter d’autres documents : importez des fichiers supplémentaires dans le même dossier si nécessaire.
Filtrer les documents : utilisez les filtres pour trouver rapidement des fichiers spécifiques dans la vue d’ensemble du contenu du dossier.
Exporter le contenu : exportez tous les documents de vos dossiers au format CSV pour les utiliser dans Excel ou avec d’autres outils.
Télécharger les fichiers : téléchargez tous les documents du dossier sous forme de fichier ZIP.
Où les employés peuvent consulter les documents téléchargés
Vos employés peuvent accéder aux documents téléchargés via Employé → Documents. La visibilité de chaque document dépend du niveau d’accès défini pour le dossier lors de sa création (voir Créer un dossier).