Que sont les plannings de travail ?

Les plannings de travail définissent les jours et heures spécifiques où les employés sont censés travailler. Ces horaires constituent la base du suivi des présences et peuvent également inclure des règles concernant les heures supplémentaires et les titres-repas. Un même planning peut être attribué à plusieurs employés pour garantir la cohérence et l'efficacité dans votre organisation.

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des plannings de travail pour les adapter facilement à différents rôles, équipes ou exigences opérationnelles, selon vos besoins. Des horaires standard au suivi des heures supplémentaires, en passant par les titres-repas, cette fonctionnalité vous permet de définir les règles et de laisser le système s'occuper du suivi.

Créer un planning de travail

Passons en revue les étapes de création d'un planning de travail et les différents paramètres disponibles :

Manage

Accédez à Paramètres > Présence > Plannings de travail, puis cliquez sur + Ajouter un planning de travail.
Entrez un nom pour votre planning et sélectionnez l'unité de temps de travail.
Cliquez sur Ajouter pour commencer à configurer la semaine de travail.

Semaine de travail

Mode de gestion des heures de travail

Lors de la configuration, vous pouvez choisir entre trois modes de gestion des heures de travail pour répondre aux besoins de vos employés :

Planifié : définissez les jours de travail réguliers, les heures et les pauses des employés.
- Ce mode est utile pour calculer les heures de travail et les heures supplémentaires attendues.
- Il vous permet de bénéficier d'un remplissage automatique des horaires de travail.
Temps de travail : définissez les jours de travail réguliers des employés dans la semaine et fixez le nombre d’heures à travailler par jour.
- Ce mode est utile pour le calcul des heures supplémentaires.
Flexible : spécifiez uniquement les jours de travail des employés, sans heures de travail prévues.
- Seules les heures réelles enregistrées par l’employé sont saisies dans le système.

Remplissage automatique de la feuille de temps

Si vous activez le remplissage automatique de la feuille de temps, le système s’occupe de saisir les entrées quotidiennes en fonction de la semaine de travail standard configurée. Les employés et les administrateurs peuvent ajuster ces entrées ultérieurement si nécessaire.

Heures supplémentaires

Vous pouvez configurer des règles de suivi des heures supplémentaires pour qu'elles correspondent à la politique de votre entreprise. Lorsque cette option est activée, un compte d'heures supplémentaires est affiché pour les employés affectés à ce planning. Le compte se met à jour automatiquement en fonction du solde d'heures de travail de chaque employé.

Calculateur : fréquence

Mensuelle : les heures supplémentaires sont calculées le premier jour de chaque mois.
Journalier : les heures supplémentaires sont calculées et actualisées chaque jour.

Tout ajustement, ajout ou suppression d’heures de travail affecte le solde d'heures supplémentaires actuel de l'employé. Ceci s'applique aussi bien aux ajustements des heures de travail passées que futures.

Validation de la feuille de temps

Lorsque cette option est activée, les feuilles de temps des employés doivent être validées.

Suivi du temps

Méthodes de suivi du temps

Configurez les règles de suivi du temps pour définir la politique de présence de votre entreprise. Trois méthodes sont proposées :

Toutes les méthodes : les employés sont libres de suivre leur temps manuellement, via l’outil intégré à l'appli ou via un point de gestion des heures de travail.
Point de gestion des heures de travail uniquement : Les employés doivent utiliser l'horloge de pointage pour suivre leur temps. Aucune autre méthode n'est disponible.
Outil de suivi intégré à l'application et point de gestion des heures de travail : Les employés peuvent suivre leur temps à l'aide de l'application ou d'un point de gestion des heures de travail. La saisie manuelle n'est pas autorisée.

Limites

Lorsque cette option est activée, ce paramètre restreint la modification des entrées dans la feuille de temps par les employés, qui disposent du nombre de jours défini pour modifier leurs entrées.

📌 Remarque : Si vous choisissez une méthode de suivi du temps autre que Toutes les méthodes, les employés peuvent toujours modifier les champs Projet et Note sur leurs feuilles de temps, mais pas le temps de travail.

Titres-repas

Si cette option est activée, les employés reçoivent un titre-repas par jour lorsqu’ils atteignent le nombre d'heures requis. Les titres-repas sont calculés automatiquement et affichés dans les relevés de présence de l'entreprise une fois que les employés ont atteint le minimum d'heures suivies.

Pauses obligatoires

Définissez des règles pour les pauses des employés afin de garantir le respect des politiques de votre entreprise. Si la feuille de temps d'un employé n'est pas conforme à ces règles, un avertissement s'affichera directement sur l'entrée de feuille de temps de l'employé.

Alertes de règle de pause :

Affichez une erreur sur les feuilles de temps si les règles de pause définies ne sont pas respectées.

Pauses automatiques :

Insérez automatiquement des pauses au nom de l’employé une fois qu'un nombre d'heures de travail spécifié a été suivi.

Affectation

En affectant vos employés au bon planning de travail, vous garantissez que les règles, les heures normales et les heures supplémentaires sont suivies avec précision. Un employé ne peut être affecté qu'à un seul planning à la fois. En revanche, un même planning peut être attribué à plusieurs employés.

Une fois affectés, les employés suivent automatiquement les horaires de travail et les règles définis dans le planning.

📌 Remarque : Toute modification du planning de travail d'un employé prend effet immédiatement et est appliquée de manière rétroactive à partir du premier jour du mois en cours. Si nécessaire, les soldes d'heures supplémentaires peuvent être ajustés manuellement après un recalcul.

Créer des plannings de travail