En tant que superviseur, vous pouvez utiliser la validation des feuilles de temps pour vous assurer que tout est en ordre dans la manière dont votre équipe enregistre ses heures, garantissant ainsi la conformité avec la politique de l’entreprise et le droit du travail. Vous avez le droit d’examiner les feuilles de temps pour voir si les employés enregistrent trop d’heures supplémentaires ou s’ils oublient de noter leur temps de travail. La validation des feuilles de temps est facultative, mais c’est un bon moyen de garder une vision claire de quand et de combien votre équipe travaille.
Activer la validation des feuilles de temps
La validation des feuilles de temps doit être activée pour chaque planning de travail individuel.
Accédez à Configuration > Présence > Planning de travail.
Sélectionnez un planning de travail.
Dans le menu, cliquez sur Validation de la feuille de temps et activez l’option.
Cliquez sur Sauvegarder les modifications.
Une fois la validation activée, chaque employé affecté à ce planning devra faire valider ses heures de travail par un superviseur. Par défaut, le superviseur désigné est le responsable de l’employé, sauf si le Processus de validation a été modifié.
Comment valider les feuilles de temps
Pour voir les entrées de feuilles de temps qui nécessitent une validation, ouvrez la vue Validation des feuilles de temps :
Cliquez sur un utilisateur dans le tableau pour afficher ses feuilles de temps en attente.
Le chiffre à côté du nom de l’employé indique combien de feuilles de temps doivent être vérifiées pour la période sélectionnée.
Une coche verte signifie qu’aucune feuille de temps ne nécessite d’approbation pour la période sélectionnée.
Le nombre de jours affichés correspond à la période sélectionnée :
Vue par semaine → feuilles de temps en attente pour 5 jours ouvrés.
Vue par mois → feuilles de temps en attente pour tous les jours ouvrés du mois.
Examiner et modifier des entrées
Lorsque vous ouvrez la feuille de temps d’un employé, vous verrez deux indicateurs :
Heures prévues (selon le planning de travail)
Heures suivies (heures enregistrées par l’employé)
Cliquez sur une entrée de la feuille de temps pour afficher les détails de cette journée. À partir de là, vous pouvez :
Modifier l’entrée en mettant à jour le temps de travail ou les pauses.
Examiner les absences et les projets enregistrés.
Approuver des feuilles de temps
Il existe deux façons d’approuver les feuilles de temps :
Vous pouvez approuver les feuilles de temps une par une
Vous pouvez utiliser le bouton Approuver toutes les feuilles de temps pour valider toutes les entrées en attente pour l’employé et la période sélectionnés
💡 Remarque : Si un employé modifie ou supprime une entrée précédemment approuvée, la feuille de temps doit être validée à nouveau.
Navigation
Vous pouvez facilement basculer entre les périodes pour examiner et approuver les feuilles de temps.
Cliquez sur les dates de la période pour ouvrir le sélecteur de date et sélectionner une période personnalisée.
Basculez entre Jour, Semaine et Mois pour modifier la vue des périodes.
Utilisez les flèches -pour naviguer entre les périodes (jours, semaines ou mois). Cette option n’est pas disponible pour les périodes personnalisées.
L’icône de calendrier (en haut à droite) permet d’accéder à la période incluant la date du jour (par exemple, en vue mensuelle, cela affiche le mois en cours). Cette option n’est pas disponible pour les périodes personnalisées.
Filtres
Vous pouvez affiner la vue de validation des feuilles de temps en utilisant le bouton Filtres en haut à droite
et en appliquant l’un des critères disponibles :
Statut de validation
Département ou groupe
Lieu de travail
Poste
Politique en matière d’absence
Planning de travail