Les politiques en matière d’absences fournissent des règles claires sur la façon dont les employés demandent, approuvent et utilisent les congés. Ces règles aident votre entreprise à maintenir l’organisation et la conformité, indépendamment du nombre d’équipes ou de politiques en place.
Politiques en matière d’absence : explication
Une politique en matière d’absences est un cadre qui regroupe différents types de congés :
Congés payés
Congés de maladie
Formation
Télétravail
Vous ne pouvez attribuer qu’une seule politique à un employé donné. Cette politique lui donne accès à toutes les règles qui la composent.
💡 Astuce : les politiques en matière d’absences ne se limitent pas aux congés. Vous pouvez les utiliser pour des activités comme les formations ou le télétravail.
Créer une politique en matière d’absences
Accédez à Configuration > Présence et absences > Politiques en matière d’absences.
Cliquez sur Créer la première politique.
Attribuez un nom à votre politique, puis cliquez sur Ajouter.
Qu’est-ce qu’une règle d’absence ?
Une règle d’absence vous permet de définir la manière dont un type spécifique d’absence du travail est géré dans le cadre d’une politique (par exemple, le nombre de jours accordés ou la manière dont ils sont suivis).
Pour créer une règle, vous devez d’abord choisir un type d’absence (la catégorie à laquelle appartient la règle : congés payés, congés de maladie, formation ou travail à distance). Certains types sont intégrés par défaut, mais vous pouvez aussi créer les vôtres.
💡 Tip: Vous trouverez plus d’informations sur les types d’absence ici.
Règles d’absence : explication
Pour créer une règle d’absence :
Ouvrez la politique en matière d’absence à laquelle vous souhaitez ajouter la règle.
Cliquez sur Ajouter une règle d’absence.
Choisissez le type d’absence (congés payés, congés de maladie, télétravail ou autre type personnalisé).
Cliquez sur Étape suivante pour continuer.
📌 Remarque : Le type Récupération sert uniquement à réduire les heures supplémentaires. Les employés peuvent seulement l’utiliser avec leur solde d’heures supplémentaires.
Après ces étapes, vous passerez à la configuration de la règle, où vous définirez des détails tels que l’allocation, la période d’accumulation et le mode de déduction.
Modes d’allocation
Lors de la configuration d’une règle de congé, choisissez le mode d’allocation :
Illimité : les utilisateurs ont un nombre illimité de jours d’absence.
Accumulation : la provision est calculée et accordée en fonction des règles d’accumulation.
Si vous sélectionnez cette option, des paramètres de configuration supplémentaires apparaîtront (expliqués ci-dessous).
📌 Remarque : Les modes d’allocation ne peuvent pas être modifiés ultérieurement. Pour en changer, vous devrez créer une nouvelle règle.
Période de validité
La période de validité définit la durée pendant laquelle la provision accumulée reste active. Vous pouvez la personnaliser avec l’option Période d’accumulation.
Trois options sont proposées :
Période d’accumulation courante : le solde est valable du 1er janvier (année N) au 31 décembre (année N). Chaque allocation est valable un an.
Période d’accumulation actuelle + suivante : le solde est valable du 1er janvier (année N) au 31 décembre (année N+1). Chaque allocation dure deux ans, de sorte que les utilisateurs peuvent utiliser à la fois leur allocation de l’année en cours et leur solde restant de l’année précédente, le cas échéant.
💡 Tip : Lorsqu’un utilisateur demande un congé, le système déduit d’abord les jours de l’ancien solde restant.
Période d’accumulation suivante : le solde est valable du 1er janvier (année N+1) au 31 décembre (année N+1). L’allocation est acquise au cours de l’année en cours, mais ne peut être utilisée que l’année suivante.
Fréquence d’accumulation
Acquisition mensuelle : l’allocation s’ajoute au solde de l’utilisateur à la fin de chaque mois. Avec cette option, le solde augmente progressivement tout au long de l’année au lieu d’être accordé d’un seul coup.
Annuelle à l’avance : lorsque que le nouveau solde est activé, l’utilisateur a immédiatement accès à l’intégralité de son allocation annuelle de jours de congé.
Accumulation
Janvier à décembre : l’allocation se renouvelle le 1er janvier de chaque année.
Juin à mai : l’allocation se renouvelle le 1er juin de chaque année.
Personnalisé : l’allocation se renouvelle le 1er jour du mois que vous sélectionnez dans le champ Date de recalcul.
Compter comme absence
Activé : le temps d’absence sera comptabilisé dans le relevé de présence. Cette option est préférable pour des absences telles que les congés de maladie ou les congés payés.
Désactivé : le temps d’absence ne sera pas comptabilisé dans le relevé de présence. Cette option est préférable pour des cas tels que le télétravail.
Mode de déduction
En fonction du planning de travail : les jours de congé sont déterminés par le planning de travail individuel de l’utilisateur. Dans la plupart des plannings, les samedis et dimanches ne seront pas comptés comme des jours demandés.
💡 Exemple : Si le planning de travail d’un utilisateur ne comporte que 3 jours par semaine, et qu’il prend des congés pour toute la semaine, seuls 3 jours seront déduits de son solde.
Lundi au vendredi : les samedis et dimanches sont toujours considérés comme des jours non travaillés et ne sont pas déduits.
Lundi au samedi : les dimanches sont considérés comme un jour non travaillé et ne sont pas déduits.
Allocation par accumulation
Permet de définir combien de temps d’absence chaque utilisateur obtient par an.
Approbation automatique
Permet de déterminer comment les demandes de congé sont approuvées :
Approuvé automatiquement
Transmis au responsable pour examen
Limite hebdomadaire
Permet de limiter un type d’absence avec un plafond hebdomadaire réinitialisé chaque lundi.
💡 Tip : Utilisez cette option pour limiter le nombre de jours de télétravail par semaine.
Prorata au début de l’emploi
Ajustez l’allocation de la première année en fonction de la date de prise de poste de l’employé.
Une nouvelle recrue ne reçoit des jours de congé que pour la partie de l’année où elle est employée.
La date de début est définie dans les données de profil de l’utilisateur.
💡 Exemple : Si le champ Début de l’emploi dans les données de profil de l’utilisateur est le 1er juillet, celui-ci ne recevra que 50 % de l’allocation annuelle.
Prorata à la fin de l’emploi
Permet d’ajuster l’allocation de la dernière année en fonction de la date de départ de l’employé.
Si un utilisateur part en milieu d’année, il ne reçoit des congés que pour les mois travaillés.
La date de fin d’emploi est définie dans les données de profil de l’utilisateur.
💡 Exemple : Si le champ Fin de l’emploi dans les données de profil de l’utilisateur est le 1er septembre, celui-ci ne recevra que 75 % de l’allocation annuelle.
Arrondissement du prorata
Choisissez la façon dont le système arrondit les allocations au prorata :
Pas d’arrondissement : conserve la valeur exacte (par exemple, 13,3 jours).
Demi-journée au plus proche : arrondit à 0,5 (par exemple, 1,3 devient 1,5 et 1,7 devient 2).
Entier le plus proche : arrondit au jour entier le plus proche (par exemple, 13,49 devient 13, mais 13,5 devient 14).
Report
Décidez si les utilisateurs peuvent reporter les jours inutilisés sur la prochaine période d’accumulation :
Limite de report : définit le nombre maximum de jours qui peuvent être reportés.
Expiration : si cette option est activée, les jours reportés expirent en fonction de vos règles. Si l’option est désactivée, les jours reportés n’expirent jamais.
💡 Exemple : si la limite de report est fixée à 5 jours, un utilisateur qui dispose de 8 jours inutilisés ne pourra en reporter que 5 à l’année suivante.
Assigner les politiques
Après avoir créé toutes les règles d’absence, vous pouvez affecter des utilisateurs à votre politique en matière d’absence. Vous pouvez gérer cela dans l’onglet Assigné, qui permet d’ajouter ou supprimer des utilisateurs de la stratégie à tout moment.
⚠️ Avertissement :
lorsque vous réassignez un utilisateur, toutes ses demandes d’absence planifiées, en attente ou en cours liées à son ancienne politique seront annulées. Les demandes passées restent inchangées et les soldes sont marqués comme Archivés.
La suppression d’un utilisateur a le même effet : les demandes planifiées, en cours et en attente sont annulées, les demandes passées restent inchangées et les soldes sont archivés.
Procédez avec précaution, car ces actions ne peuvent pas être annulées.
Soldes
Dans cet onglet, vous pouvez consulter et gérer les soldes de congés de tous les employés affectés à la politique de congés sélectionnée.
💡 Astuce : Apprenez ici à consulter et à gérer les soldes.
Gestion
Dans l’onglet Gestion, vous pouvez modifier le nom de votre politique en matière d’absences ou la supprimer complètement.
⚠️ Avertissement :
Si vous supprimez une politique, les employés qui y étaient assignés ne le seront plus.
Toutes les demandes de congés planifiées, en cours et en attente liées à cette politique seront annulées.
Les demandes antérieures resteront dans le système.
Les soldes de congés de cette politique resteront visibles dans le système, mais seront marqués comme archivés.