Lorsqu’une personne (employé ou partie prenante externe sans compte) souhaite signaler de manière anonyme quelque chose qui lui semble problématique dans l’entreprise (harcèlement, discrimination, irrégularités financières…), elle peut utiliser la fonction de lancement d’alertes. Cette fonction permet aux lanceurs d’alerte de rester anonyme et aux employeurs de garantir la sécurité des informations tout en menant une enquête pour vérifier si l’alerte est fondée. Grâce à notre fonction de lancement d’alerte, vous pouvez facilement proposer différents canaux et catégories selon le signalement, et communiquer de manière anonyme avec le lanceur d’alerte.
Créer un canal
Les canaux de lancement d’alerte permettent aux employés de faire des signalements. Vous pouvez en créer plusieurs, en fonction de vos besoins.
1. Accédez à Paramètres > Lancement d’alertes.
2. Cliquez sur Ajouter un canal de lancement d’alerte et créez votre premier canal en lui attribuant un nom.
3. Cliquez sur Étape suivante pour continuer.
💡 Remarque : vous pouvez utiliser le nom de votre entreprise comme nom de canal, ou attribuer un nom différent pour chaque département.
Personnalisation
4. Rédigez un en-tête et un message de bienvenue pour les personnes qui vont utiliser ce canal, puis cliquez sur Étape suivante.
Catégories
5. Nous avons présélectionné cinq catégories de signalements :
Harcèlement
Discrimination
Irrégularités financières
Violation de données
Autre
Vous pouvez renommer les catégories comme bon vous semble ou cliquer sur Ajouter une catégorie pour compléter la sélection. Cliquez sur Étape suivante pour continuer.
Définir les niveaux d’accès
📌 Remarque : Par défaut, les administrateurs n’ont pas accès aux dossiers de lancement d’alerte. L’accès aux dossiers de ce canal n’est accordé qu’aux individus et aux groupes disposant d’un niveaux d’accès en consultation ou modification. Les administrateurs peuvent toujours archiver, supprimer et gérer les autorisations du canal.
6. Déterminez qui a accès à la chaîne en ajoutant un niveau d’accès personnalisé.
7. Sélectionnez les parties autorisées qui auront accès à la chaîne :
Un employé en particulier
Un département ou un groupe entier
8. Sélectionnez le niveau d’accès pour chaque personne ou groupe ajouté :
Afficher : les utilisateurs peuvent parcourir les dossiers et lire les messages, mais ne sont pas autorisés à répondre aux lanceurs d’alerte, ni à gérer les dossiers.
Afficher et modifier : Les utilisateurs peuvent parcourir et lire les cas de lancement d'alerte qui ont été soumis. De plus, ils ont la possibilité de commenter et de modifier les cas.
9. Cliquez sur Ajouter un niveau d’accès personnalisé, puis sur Sauvegarder le canal de lancement d’alertes pour finaliser la création du canal.
📌 Remarque : pour plus d’informations sur les niveaux d’accès personnalisés, consultez Rôles d’utilisateur et niveaux d’accès.
Niveaux d’accès (autorisations et accès)
Les administrateurs peuvent obtenir un aperçu détaillé de l’accès aux canaux via Paramètres > Niveaux d’accès > Lancement d’alertes.
⚠️ Important : si un canal n’a pas de responsable des dossiers, les lanceurs d’alerte peuvent utiliser le canal, mais leurs signalements ne seront pas traités.
Modifier un canal de lancement d’alertes
Page de lancement d’alertes : copier le lien public pour le partager directement avec les employés, modifier l’en-tête ou le message.
Catégories : modifier les catégories ou en ajouter de nouvelles.
Niveaux d’accès : modifier le niveau d’accès.
Gestion : modifier le nom ou archiver le canal.
Archiver un canal de lancement d’alertes
Lorsqu’un Administrateur archive un canal, celui-ci n’est plus visible ni accessible aux utilisateurs.
Un canal archivé peut être :
Déarchivé : toutes les données existantes sont restaurées et la page de lancement d’alertes fonctionne à nouveau.
Supprimé (définitivement) : toutes les données stockées sur ce canal de lancement d’alertes sont définitivement supprimées. Cette action est irréversible.
Utiliser un canal de lancement d’alertes
Lorsqu’un employé souhaite faire un signalement, la page s’ouvre dans un nouvel onglet. Cela permet à n’importe qui de soumettre un rapport de manière anonyme. Il est possible de procéder de deux manières :
Dans le menu de gauche : Données de l’entreprise > Lancement d’alertes > Ouvrir le canal
Lien public : utiliser le lien public partagé
Créer un nouveau dossier en tant que lanceur d’alerte
Cliquez sur Ouvrir un nouveau dossier.
Sélectionnez une catégorie.
Écrivez un message pour décrire la situation. Vous pouvez inclure des liens vers des sources externes dans votre message.
Facultatif : vous pouvez joindre un fichier à votre dossier.
Indiquez votre adresse e-mail. L’adresse sera anonymisée et utilisée uniquement pour transmettre les communications concernant votre dossier. Les personnes chargées de traiter le signalement n’ont pas accès à l’adresse, afin de protéger l’identité du lanceur d’alertes.
Après avoir validé le Captcha et cliqué sur Soumettre, un code d’accès au dossier privé s’affichera. Utilisez ce code pour suivre votre dossier à tout moment.
💡 Astuce : Si vous égarez votre code d’accès au dossier privé, recherchez « lancement d’alerte » dans votre messagerie. Vous devriez trouver l’e-mail qui contient le code d’accès.
Suivre un dossier en tant que lanceur d’alerte
Dans le menu de gauche : Données de l’entreprise > Lancement d’alertes > Ouvrir le canal
Lien public : utiliser le lien public partagé
Cliquez sur Suivi du dossier.
Entrez votre code d’accès au dossier privé et cliquez sur Soumettre.
De là, vous pouvez suivre l’évolution de votre dossier. Pour demander des informations ou répondre à des messages, écrivez dans la zone Ajouter un commentaire et cliquez sur Envoyer.
Suivre un dossier en tant que gestionnaire de dossiers
Accédez à Paramètres > Lancement d’alertes.
Vous pouvez accéder aux canaux marqués Géré par vous. Cliquez sur une chaîne et vous verrez un aperçu de tous les dossier signalés par des lanceurs d'alerte. Utilisez les filtres « Trier par » et « Ordre » pour ajuster la vue d’ensemble
Cliquez sur un dossier pour interagir :
Modifier le statut du dossier
Répondre aux messages
Modifier la catégorie
Supprimer le dossier. Les dossiers supprimés définitivement et les données associées ne peuvent pas être restaurés. Procédez avec prudence.
En tant que gestionnaire de dossier, vous recevrez une notification en cas de nouveau lancement d’alerte sur la plateforme, ainsi qu’un e-mail dans votre messagerie.
Plateforme
Messagerie
