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DATEV-Konfiguration zur Integration mit Tellent HR

Synchronisieren Sie Daten von Tellent HR mit DATEV Lohn und Gehalt und DATEV Lodas.

Vor über 2 Wochen aktualisiert

In diesem Artikel:

Vorbereitung

Diese Integration kann nur mit Hilfe deines Steuerbüros erstellt werden. Wir empfehlen, die Verbindung wie folgt anzugehen:

  • Das Steuerbüro trifft die notwendigen Vorbereitungen Alle notwendigen Schritte sind in Teil 1 der Anleitung erklärt; leite daher diese Anleitung weiter.

  • Erst nachdem die Vorbereitung abgeschlossen ist, setzt ihr ein gemeinsames Telefonat oder Videomeeting (~30 Minuten) auf, bei dem ihr die Details basierend auf Teil 2 der Anleitung gemeinsam besprecht und die Verbindung abschließt.

    • Während der Verbindung werden alle nötigen Anforderungen überprüft.

Durchführung Teil 1 (vorbereitend)

⚠️ Wichtige Information: Dieser Teil der Anleitung muss von deinem Steuerbüro durchgeführt werden! Leite am besten diesen Artikel weiter.

Voraussetzungen

  • SmartCard mit den folgenden Rechten:

    • "Bestellen/-Vertrags- und Personendaten verwalten".

    • "Beraternummern verwalten".

  • Falls du keine SmartCard mit diesen Rechten hast, muss entweder jemand die Bestellung vornehmen oder ein Administrator dir diese Rechte in der Rechteverwaltung Online (RVO) erteilen.

  • Im DATEV Arbeitsplatz muss die Leistung "Lohnabrechnung" aktiviert sein.

Durchführung

Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du den DATEV Lohnergebnisdatenservice wie folgt bestellen:


Mandantenregistrierung

  1. Öffne den DATEV Arbeitsplatz und gehe zu Unsere Kanzlei | Gewünschter Mandant | MyDATEV | Mandantenregistrierung starten

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  2. Melde dich mit der DATEV SmartCard an. Diese muss die in den Voraussetzungen beschriebenen Berechtigungen haben

  3. Klicke auf "Registrierung starten"

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  4. Suche nach "Lohnergebnisdatenservice" und klicke auf "Produkt auswählen"

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    Im Screenshot hier ist das Modul "DATEV Meine Steuern" zu sehen. In deinem Fall musst du natürlich "Lohnergebnisdatenservice" suchen und auswählen!

  5. Wähle aus, ob eine neue oder bestehende mandantengenutzte Beraternummer genutzt werden soll

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  6. Wähle die Geschäftsbeziehung aus

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  7. Akzeptiere die AGB und klicke auf "Verbindlich bestellen"

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  8. Ggf Rechte vormerken und auf "Rechte vormerken" klicken

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Rechteverwaltung

Anschließend muss der Service noch in der Rechteverwaltung Online für die zur Verbindung genutzte smart card / smart ID freigeschaltet werden:

  1. Öffne die DATEV Rechteverwaltung Online unter folgendem Link: https://apps.datev.de/rvo-administration

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    ​

  2. Suche hier jeweils nach dem Service den du aktivieren möchtest. Alle Services findest du unter “Personalwirtschaft”.

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  3. Aktiviere die Services und wähle die richtige Berater- und Mandantennummer aus:

    Bei einigen Services werden auch die Personalnummern benötigt. Mit einem “*” kannst du hier alle auswählen:

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    ​

  4. Wähle das passende Zugangsmedium für die Rechte aus. Dieses Zugangsmedium muss auch während dem Verbindungsprozess genutzt werden.

Besonderheiten Lohnergebnisdatenservice

Für den Lohnergebnisdatenservice muss zusätzlich eine Einstellung im jeweiligen Programm aktiviert werden

LODAS

lod_1.png

Lohn und Gehalt

Gehe in der oberen Menüleiste zu Einstellungen | Extras.

lug_1.png

Anschließend kann die Einstellung hier aktiviert werden:

lug_2.png

Je nach gewollter Funktionalität müssen die Schritte oben ( Mandantenregistrierung und Rechteverwaltung ) auch für folgende DATEV Services wiederholt werden:

  • (optional) DATEV Lohnimportdatenservice - Daten werden zum Import aus dem Rechenzentrum zur Verfügung gestellt

  • (optional) DATEV Lohnauswertungsdatenservice - “Brutto / Netto” und andere Dokumente können aus DATEV abgerufen werden

  • (optional) DATEV Lohnaustauschdatenservice - eAU Service

Die für Sie benötigten DATEV Services entnehmen Sie bitte aus Schritt 2 Ihres Integrationsfensters:

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Besonderheiten Lohnauswertungsdatenservice

Damit auf die einzelnen Dokumente zugegriffen werden kann, müssen diese zusätzlich in der Rechteverwaltung Online aktiviert werden.

Die meisten Kunden sind vor allem am “Brutto / Netto” Dokument interessiert:

auswertungen.png

Besonderheiten Lohnaustauschdatenservice

Um die EAU und den Lohnaustauschdatenservice zu nutzen, müssen die Daten erst im Rechenzentrum geteilt werden. Für Lohn und Gehalt geschieht dies über das Datentransfercockpit, und in LODAS muss ein Änderungszeichen gesetzt werden. Eine detaillierte Anleitung kann hier gefunden werden.

Durchführung Teil 2 (gemeinsam)

Dieser Teil ist nur mit einer SmartCard oder einem SmartLogin möglich. Falls du weder eine SmartCard, noch einen SmartLogin hast, sollte deine SteuerberaterIn diesen Schritt für dich ausführen.

  1. Öffne das Integrationsfenster und klicke auf "Weiter".

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  2. Bestätige, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind, und das Steuerbüro alle DATEV Services freigeschaltet hat.

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    ​

  3. Wähle das DATEV Zielsystem, LODAS oder Lohn und Gehalt:

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  4. Gib die Beraternummer, die das Steuerbüro zugesandt hat hier ein:

    c_4.png

    Siehe hier falls ihr nicht wisst, wo die Beraternummer zu finden ist

  5. Gib die Mandantennummer, die das Steuerbüro zugesandt hat, hier ein:

    c_5.png

    Siehe hier falls ihr nicht wisst, wo die Mandantennummer zu finden ist

  6. Klicke “Weiter”

  7. Klicke "Mit DATEV anmelden"

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  8. Wähle "DATEV SmartCard / DATEV mIDentity "Klicke "Weiter"
    ​Wichtig: Dieser Schritt funktioniert nur, wenn die SmartCard (USB Stick) eingesteckt ist.

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  9. Wähle das Zertifikat, mit dem du dich anmelden willst und klicke "Ok"

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  10. Gib die PIN deiner SmartCard ein und klicke "Ok"

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  11. Falls, du nun dieses Fenster siehst, klicke einfach auf "Neu laden" (das Fenster kann auftauchen, wenn die PIN-Eingabe zu lange dauert)

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  12. Scrolle nach unten und klicke auf "Ich stimme zu"

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    ​

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  13. Klicke auf der letzten Seite Integration einrichten und wir validieren, dass alles richtig funktioniert hat.

  14. Glückwunsch! Die DATEV LODAS Verbindung wurde nun hergestellt

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  15. Ab jetzt können neue Datenexporte wie hier beschrieben importiert werden

Steuerberater- und Mandantennummer finden

  1. Öffne die DATEV LODAS Umgebung

  2. Im Reiter links oben, klicke auf "Mitarbeiter" klicke auf "Öffnen"

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  3. Finde die Spalte mit dem richtigen Unternehmensnamen und notiere die Berater- und Mandantennummer

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Lohndaten importieren

Sobald ein Export zur Verfügung steht, können die Daten wie folgt importiert werden:

  1. Öffne die DATEV LODAS Umgebung

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  2. Wähle den entsprechenden Mandanten und klicke "Ok"

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  3. Klicke auf "Datenübernahme" und dann doppelklicke auf "ASCII-Daten importieren"

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  4. Sobald ein Import abgeschlossen ist, wird er mit einem x markiert. Wähle daher einen Import ohne "x"

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  6. Klicke auf "Start".

  7. Die Bewegungs- und Stammdaten wurden nun erfolgreich importiert.

Herstellung der Tellent HR <> DATEV Verbindung

1. Gehen Sie als Administrator zu Einstellungen > Konfiguration > Integrationen/Apps > DATEV.

2. Klicken Sie unter Verbindungen auf + Neue DATEV-Instanz verbinden

3. Geben Sie im DATEV-Verbindungseinrichtungsfenster den Verbindungsnamen ein, der zur Unterscheidung dieser Verbindung von anderen verwendet wird. Es kann zum Beispiel der Name des Unternehmens oder der juristischen Person sein.

4. Drücken Sie Verbinden, um den DATEV-Connector zu öffnen und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um eine Verbindung mit Ihrer DATEV LODAS- oder Lohn und Gehalt-Instanz herzustellen.

5. Sobald Sie den DATEV-Connector verlassen und zu Tellent HR zurückkehren, drücken Sie Integration einrichten im Modal und warten Sie, bis die Verbindung hergestellt ist. Der Vorgang kann bis zu mehrere Minuten dauern. Sie können entweder warten, bis die Verbindung hergestellt ist, oder das Fenster schließen und zu Apps/DATEV zurückkehren.

6. Sobald die Verbindung hergestellt ist, werden Sie aufgefordert, Mitarbeiter zuzuweisen und die Datensätze von Mitarbeitern, Abwesenheitstypen und Vergütungstypen zwischen Tellent HR und DATEV abzugleichen.

Abgleich der Daten zwischen Tellent HR und DATEV

Mitarbeiter

⚠️ Wichtige Information: Mitarbeiterlisten zwischen DATEV und Tellent HR werden nicht automatisch synchronisiert. Um eine Verbindung herzustellen, muss der Mitarbeiter zuerst sowohl in Tellent HR als auch in DATEV hinzugefügt und dann in Tellent HR abgeglichen werden.

1. Drücken Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter (oder im zweiten Schritt beim Erstellen der Verbindung) auf Mitarbeiter zuweisen und wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Daten Sie mit der DATEV-Instanz synchronisieren möchten. Sie können auch ganze Teams oder Standorte auswählen. Sobald Sie die Mitarbeiter ausgewählt haben, drücken Sie Zuweisen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

2. Ordnen Sie die ausgewählten Benutzer den Benutzern aus DATEV zu, indem Sie den DATEV-Benutzer aus dem Dropdown-Menü neben dem zugewiesenen Mitarbeiter auswählen.

3. Sie können die Liste der zugewiesenen Mitarbeiter bearbeiten, indem Sie auf Zuweisungen bearbeiten drücken und die Änderungen durch Drücken von Zuweisen bestätigen

⚠️ Wichtige Information: Mitarbeiter erscheinen in der DATEV-Liste der zuzuweisenden Benutzer erst, nachdem ihre erste Gehaltsabrechnung in DATEV verarbeitet wurde.

Abwesenheitstypen

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Abwesenheit (oder im dritten Schritt beim Erstellen der Verbindung) die entsprechenden DATEV-Abwesenheitstypen aus den Dropdown-Listen neben jedem Tellent HR-Typ aus und geben Sie den korrekten Lohnartcode an. Abwesenheitstypen ohne Lohnartcode oder DATEV-Abwesenheitstyp werden nicht an DATEV gesendet.

Vergütungstypen

⚠️ Wichtige Information: Bitte beachten Sie, dass in der aktuellen Version der Tellent HR ↔ DATEV-Integration einige Einschränkungen bezüglich der an DATEV gesendeten Vergütungsdatensätze bestehen:

  • Wöchentliche und Jährliche Vergütungsfrequenzen werden nicht unterstützt (nur Stündlich und Monatlich.

  • Änderungen des Grundgehalts während des Monats werden nicht unterstützt, das Gehalt muss ab dem ersten Tag des Monats aktualisiert werden

  • Es werden nur Vergütungen in der Währung EUR unterstützt.

1. Geben Sie auf der Registerkarte Vergütungen (oder im vierten Schritt beim Erstellen der Verbindung) die korrekten Lohnartcodes und Festbezugsid für die Grundgehaltsdatensätze an. Vergütungsarten ohne Festbezugsid oder Lohnartcode werden nicht an DATEV gesendet. Zusätzliche Vergütungsarten werden unterstützt.

Datenaustausch mit DATEV-Instanz

Erstellen einer Lohnabrechnung

1. Gehen Sie zu Gehaltsabrechnung > Lohnabrechnungen und klicken Sie dann auf Neue Lohnabrechnung.

2. Wählen Sie unter Abrechnungszeitraum den Monat aus, für den Sie die Daten sammeln möchten.

3. Wählen Sie Zahlungsdatum und Genehmiger unter den Benutzern mit der Zugriffsebene Gehaltsabrechnungsverwaltung aus.

4. Drücken Sie Hinzufügen.

Senden von Daten an DATEV

1. Drücken Sie die DATEV-Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie An DATEV senden.

2. Wählen Sie im Modal die DATEV-Verbindung aus der Liste aus.

3. Sie können die Dateien, die an DATEV gesendet werden, herunterladen, indem Sie auf DATEV-Dateien herunterladen drücken, oder drücken Sie An DATEV senden, um die Dateien direkt an die DATEV-Instanz zu senden.

Abrufen von Gehaltsabrechnungen von DATEV

1. Drücken Sie die DATEV-Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie Gehaltsabrechnungen importieren

2. Wählen Sie im Modal die DATEV-Verbindung aus der Liste aus

3. Sie können die Gehaltsabrechnungsdateien manuell von DATEV über die Option Gehaltsabrechnungen herunterladen herunterladen oder Gehaltsabrechnungen importieren drücken, um die Dateien von DATEV abzurufen und unter den Mitarbeitern zu verteilen

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