Übersicht
Mit Journeys können HR-Teams Pre-Onboarding, Onboarding und andere Schlüsselmomente automatisieren - für eine schnellere Einarbeitung, Zeitersparnis und ein nahtloses Mitarbeitererlebnis.
Best Practices und Tipps
1. Skizziere einen Plan
Lege den gesamten Ablauf fest, bevor du ihn als Journey umsetzt: So sparst du dir später Zeit. Ob digital oder mit Papier – ganz wie du möchtest!
Zu beachten:
Welche Schritte sind erforderlich: vom Anfang bis zum Ende.
Wer muss eingebunden werden: einzelne Personen oder Teams.
Gibt es eine Reihenfolge, die beachtet werden muss: z. B. muss bei einer Gehaltserhöhung die Finanzabteilung die Anpassung genehmigen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden können.
Tipp: Beim Erstellen weiterer Journeys wirst du feststellen, dass bestimmte Schritte oft wiederkehren. Wir empfehlen, diese als wiederverwendbare Schritte in deiner Bibliothek zu speichern, damit du sie schnell in künftige Journey einfügen kannst.
2. Erst standardisieren, dann anpassen
Erstelle Vorlagen für wiederkehrende Workflows, um Zeit zu sparen und zu vermeiden, dass die gleiche Einrichtung immer wieder neu erstellt werden muss. So stellst du ebenfalls sicher, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
Einige Abläufe müssen angepasst oder um zusätzliche Schritte ergänzt werden. In diesem Fall kannst du wiederverwendbare Schritte erstellen und in Vorlagen oder neue Workflows einfügen.
Ein Beispiel: Bei Mitarbeitenden, die ein Visum benötigen, könnten zusätzliche Dokumente notwendig sein. Wird dieser Fall öfter relevant, lohnt es sich, einen wiederverwendbaren Schritt wie „Mitarbeitende mit Visum“ zu erstellen und in eure Pre-Onboarding Journey einzubauen.
Zu beachten:
Gibt es unterschiedliche Anforderungen für neue Mitarbeitende in verschiedenen Regionen, die zusätzliche Schritte oder Compliance-Vorgaben erforderlich machen?
Was sind die zentralen Schritte, Aufgaben, Genehmigungen und Anforderungen für diesen Workflow? Diese können als Vorlage oder wiederverwendbare Schritte definiert werden.
Muss diese Vorlage regelmäßig angepasst werden? Dann kann es sinnvoller sein, eine neue Vorlage oder einen wiederverwendbaren Schritt zu erstellen.
Beispiel: Wenn ihr zunehmend internationale Mitarbeitende mit Arbeitsvisum einstellt, empfiehlt es sich, eine Journey-Vorlage mit allen erforderlichen Schritten – wie der Dokumentensammlung – dafür anzulegen.
3. Sorge für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Mitarbeiter-Journeys funktionieren am besten, wenn sie teamübergreifend gestaltet werden. Wichtige Meilensteine wie Onboarding, Beförderungen oder Offboarding erfordern die Zusammenarbeit mehrerer Teams und entsprechende Freigaben. Journeys helfen, Engpässe zu vermeiden und sorgen für durchgängige, reibungslose Abläufe – dies kann insgesamt zu einem besseren Erlebnis für HR-Teams und Mitarbeitende führen.
Wir empfehlen:
Importiere die vollständige Mitarbeiterliste in Tellent HR – Aufgaben lassen sich direkt zuweisen und neue Teammitglieder sehen auf einen Blick im Organigramm, wie das Unternehmen strukturiert ist.
Veröffentliche Journeys rechtzeitig, bevor neue Mitarbeitende starten – so bleibt allen Teams ausreichend Vorbereitungszeit.
Formuliere Aufgabenbeschreibungen klar – das erleichtert die Bearbeitung und sorgt für reibungslosere Abläufe.
Anwendungsfälle für Journeys im HR-Alltag
Die folgenden Beispiele zeigen dir, wie du mit Journeys wichtige Abläufe im Employee Lifecycle strukturieren kannst.
Journeys entlang des Mitarbeitendenlebenszyklus
Pre-Onboarding: Bereite neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Tag vor – indem du wichtige Unterlagen einsammelst, Arbeitsmittel organisierst und zentrale Infos zum Unternehmen teilst. Das Pre-Onboarding läuft ganz ohne IT-Setup über die private E-Mail-Adresse des neuen Teammitglieds.
Onboarding: Mit einem strukturierten Onboarding sorgst du dafür, dass neue Mitarbeitende sich innerhalb der ersten Wochen schnell zurechtfinden – von der Begrüßung über Weiterbildungen bis zur Zielsetzung.
Offboarding: Gestalte den Austritt von Mitarbeitenden sauber und regelkonform – inklusive Wissenstransfer, Exit-Gespräch und Deaktivierung von Systemzugängen.
Interne Mobilität/Beförderungen: Ob Versetzung oder Beförderung – Journeys helfen dir, alle Schritte zentral zu steuern: von Systemänderungen bis hin zu Ankündigungen an relevante Teammitglieder.
Wiedereinstieg: Eine strukturierte Reintegration erleichtert den Wiedereinstieg – mit abgestimmten Aufgaben, Wohlfühlfaktor und Wiederanbindung ans Team.
Journeys für Verwaltung, Compliance und operative Aufgaben
Standortwechsel: Ob national oder international – mit Journeys stellst du sicher, dass beim Umzug deiner Mitarbeitenden an alles gedacht ist: rechtliche Schritte, organisatorische Details und Abstimmungen im Team.
Gehaltsanpassungen: Ob regelmäßige Anpassungen oder Sonderfall – mit Journeys kannst du Gehaltsänderungen strukturiert und nachvollziehbar umsetzen, inklusive Genehmigungen und Datenaktualisierung.
Vertragsänderungen: Mit einem strukturierten Prozess sorgst du dafür, dass alle Vertragsänderungen korrekt dokumentiert und genehmigt werden.
Performance Improvement Plans (PIPs): Strukturiere Leistungsverbesserungsmaßnahmen mit definierten Meilensteinen, regelmäßigen Check-ins und sauberer Dokumentation – rechtssicher und übersichtlich.
Veranstaltungsplannung: Ob Schulung oder Teamevent – mit einem strukturierten Ablauf für Einladungen, Abstimmungen und Feedback sorgst du für gelungene interne Veranstaltungen.
OKR-Prozesse für Teams/Abteilungen: Fördere strategische Abstimmung in Teams und Abteilungen, indem du den OKR-Prozess mit einem klaren, nachvollziehbaren Workflow unterstützt – immer gleich strukturiert und transparent.
Weitere Informationen findest du in unseren Hilfeartikeln zu Journeys.