Willkommen bei Tellent HR! Dein Unternehmen wird dieses neue Human Resources Information System (HRIS) nutzen, um alle mitarbeiterbezogenen Aufgaben und Informationen zu verwalten.
Dieser Leitfaden führt dich durch die Grundlagen des Systems, damit du schnell loslegen kannst.
1. Schau dir dein Dashboard an
Dein Dashboard ist deine personalisierte Startseite, die dir einen schnellen Überblick über wichtige Informationen und ausstehende Aufgaben gibt. Es ist in mehrere Abschnitte unterteilt, damit du leicht findest, was du brauchst.
1a. To-Dos und Benachrichtigungen
Dieser Abschnitt ist deine Kommandozentrale. Er zeigt dir eine Zusammenfassung deiner wichtigsten Aufgaben, wie z. B. ausstehende Anfragen, die deine Aufmerksamkeit erfordern. Du kannst beispielsweise Urlaubs-, Krankheits- oder Schulungstage für dein Team direkt von deinem Dashboard aus einsehen und genehmigen. Du kannst diese Benachrichtigungen auch per E-Mail erhalten.
1b. Abwesenheit beantragen
Dieser Abschnitt zeigt die Konten für alle deine verfügbaren Abwesenheitsarten, wie sie in der Richtlinie deines Unternehmens festgelegt sind. Um eine Abwesenheit zu beantragen, klicke einfach auf die Abwesenheitsart. Dadurch öffnet sich ein Menü auf der rechten Seite.
1c. Unternehmensstruktur
Dieser Abschnitt gibt dir einen schnellen Überblick über deinen Platz in der Organisationsstruktur des Unternehmens. Hier findest du:
Deine*n Manager*in
Dir direkt berichtende Mitarbeiter*innen (die Mitarbeiter*innen, die dir unterstellt sind)
Die Gruppen und Abteilungen, denen du zugeordnet bist
Diese Informationen helfen dir, schnell wichtige Ansprechpartner*innen zu finden und die Struktur deines Teams zu verstehen.
1d. Digitale Zeiterfassung
Die digitale Zeiterfassung hilft dir, deine Arbeitszeiten einfach zu verfolgen. Verwende einfach die Uhr, um die Zeiterfassung zu starten und zu stoppen, und die aufgezeichneten Stunden werden automatisch zu deinen Arbeitszeiten hinzugefügt.
Du kannst auch ein bestimmtes Projekt auswählen und eine Notiz hinzufügen, um die Aktivität zu beschreiben und deiner aufgezeichneten Zeit mehr Kontext zu geben. Die Uhr zeigt auch deine verbleibende Arbeitszeit für den Tag an.
1e. Abwesenheiten
Dieser Abschnitt bietet einen schnellen Überblick über die täglichen Abwesenheiten deines Teams. Verwende die Navigationspfeile oben, um zu sehen, wer an einem früheren Tag abwesend war, oder um zukünftige Abwesenheiten zu überprüfen.
1f. Ereignisse und Feiertage
Dieser Abschnitt zeigt wichtige Unternehmensereignisse und persönliche Meilensteine an, die in den nächsten 14 Tagen anstehen. Es ist eine schnelle Möglichkeit, über Geburtstage, Arbeitsjubiläen, Feiertage und neue Jobstarts auf dem Laufenden zu bleiben.
Teammanager*innen und Administrator*innen sehen auch mitarbeiterbezogene Ereignisse, wie z. B. das Ende einer Probezeit oder ein Beschäftigungsende.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Dashboard unter Dashboard.
2. Schau mal in den Kalender
Der Kalender ist eine großartige Möglichkeit, einen Überblick über wichtige Ereignisse und die Verfügbarkeit des Teams zu erhalten. Du kannst überprüfen, wer in der Woche anwesend ist, und anstehende Meilensteine wie Arbeitsjubiläen und Geburtstage sehen.
Standardmäßig zeigt der Kalender eine Ansicht des gesamten Unternehmens an. Um dich auf dein Team zu konzentrieren, verwende den Filter, um die Ansicht auf deine Abteilung oder eine bestimmte Gruppe einzugrenzen. Deine Zugriffsberechtigung bestimmt, welche Abteilungen und Gruppen du einsehen kannst.
Diese Funktion ist besonders hilfreich für die Planung, da sie es dir ermöglicht, schnell zu sehen, wer anwesend oder abwesend ist. Sie hilft dir auch, wichtige Meilensteine und Ereignisse deines Teams im Blick zu behalten.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über den Kalender unter Kalender.
3. Beförderungen und Lohnänderungen
Die Vergütungsübersicht ist ein wertvolles Tool, um fundierte Entscheidungen über Beförderungen und Lohnänderungen zu treffen. Um die spezifischen Daten zu finden, die du benötigst, verwende die Filter, um deine Ansicht einzugrenzen.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über Löhne unter Vergütungen.
4. Organigramm
Das Organigramm bietet einen visuellen Überblick über die Struktur deines Teams. Du kannst eine bestimmte Person schnell über die Suchleiste in der oberen rechten Ecke finden. Um deine Ansicht anzupassen, verwende deine Maus oder die Symbolleiste, um hinein- und herauszuzoomen.
Die Symbolleiste auf der rechten Seite des Organigramms bietet dir mehrere Optionen, um deine Ansicht anzupassen und im Diagramm zu navigieren:
Vergrößern: Sieh dir einen bestimmten Bereich des Diagramms genauer an.
Verkleinern: Entferne dich, um einen größeren Teil des Diagramms anzuzeigen.
Alle ausklappen: Zeige die gesamte Organisationsstruktur an.
Zum vertikalen Diagramm wechseln: Ändere die Ausrichtung des Diagramms von horizontal auf vertikal oder umgekehrt.
Diagramm an den Bildschirm anpassen: Passt das Diagramm sofort an die Größe deines Bildschirms an.
Mich finden: Finde schnell deine eigene Position im Diagramm.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über das Organigramm unter Organigramm.
5. Abwesenheitskonten
Als Manager*in solltest du regelmäßig die Abwesenheitskonten deiner Teammitglieder überprüfen. Ermutige sie, ihren Jahresurlaub zu nehmen, um Burnout zu vermeiden und eine gesunde Work-Life-Balance zu fördern.
Wenn du auf die Zeile mit dem Konto eines*einer Mitarbeiter*in klickst, findest du eine detaillierte Aufschlüsselung seiner*ihrer Abwesenheiten:
Regelung: Der Name der Richtlinie, die mit dieser Abwesenheit verbunden ist.
Abwesenheitsart: Die spezifische Art der beantragten Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krank).
Ansammlungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Abwesenheit angesammelt wird.
Verwendungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Abwesenheit genommen werden kann.
Anspruch: Die Gesamtzahl der Tage, die für diese Art der Abwesenheit vorgesehen sind.
Genutzt: Die Anzahl der Tage, die genutzt wurden.
Saldo: Die Gesamtzahl der dir verbleibenden Tage.
Anträge: Alle ausstehenden oder genehmigten Anträge, die mit dieser Abwesenheitsart zusammenhängen.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über Konten unter Konten.
6. Arbeitszeiteinträge
Wenn deine Rolle es erfordert, kannst du die Stundentabelle und das Timeboard verwenden.
Der Tab Stundentabelle ermöglicht es Manager*innen, die Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Überstunden der Mitarbeiter über einen definierten Zeitraum zu überprüfen und zu analysieren. Er ist für Administrator*innen und Manager*innen zugänglich (mit eingeschränkter Ansicht auf ihre ihnen direkt berichtenden Mitarbeiter*innen).
Das Timeboard bietet Administrator*innen und Manager*innen einen Überblick über die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter*innen. Es zeigt alle aufgezeichneten Arbeitseinträge, Pausen und Abwesenheiten für das ausgewählte Datum an und hilft dir, die Anwesenheit und den Arbeitsstatus in Echtzeit zu verfolgen.
Für eine*n Manager*in ist es eine gute Idee, dies im Auge zu behalten, aus folgenden Gründen:
Genauigkeit der Lohnabrechnung sicherstellen: Die Überprüfung der Arbeitsstunden und Pausen hilft dir, die Genauigkeit der Arbeitszeiten sicherzustellen, was für die korrekte Bearbeitung der Lohnabrechnung unerlässlich ist.
Produktivität & Arbeitslast verwalten: Die Überwachung der Anwesenheit kann dir helfen, Tendenzen besser zu erkennen. Du kannst beispielsweise sehen, ob ein Teammitglied ständig lange arbeitet, was auf Burnout hindeuten könnte.
Compliance gewährleisten: Ein Auge auf Pausen und Arbeitszeiten zu haben, hilft dabei, sicherzustellen, dass dein Team die Arbeitsbestimmungen und Unternehmensrichtlinien einhält.
Kosten kontrollieren: Die Verfolgung der Stunden hilft dir, potenzielle Überstundenkosten im Griff zu behalten und das Budget deines Teams im Zaum zu halten.
Die Überwachung der Anwesenheit liefert dir die Daten, die du benötigst, um fundierte Entscheidungen zu treffen und dein Team effektiv zu unterstützen.
📌 Hinweis: Erfahre mehr über Stundentabellen und Timeboards unter Stundentabelle.