Es gibt zwei unterschiedliche Dokumentenbereiche: Unternehmensdokumente und Mitarbeiterdokumente. Den Unterschied zu verstehen, hilft dir, Dateien effektiv zu organisieren und den richtigen Zugriff sicherzustellen.
Unternehmensdokumente: Speichere Dokumente, die für das gesamte Unternehmen oder bestimmte Gruppen gelten, wie z. B. Richtlinien, Leitfäden oder Compliance.
Mitarbeiterdokumente: Speichere persönliche Dateien im Zusammenhang mit einzelnen Mitarbeitenden, wie z. B. Verträge, Zertifikate oder Leistungsbeurteilungen.
Best Practice
Unternehmensdokumente sind ideal für Dateien, auf die unternehmensweit oder für bestimmte Teams zugegriffen werden muss. Beispiele:
Richtlinien und Verfahren: Mitarbeiterhandbuch, Verhaltenskodex, IT-Nutzungsrichtlinien.
Compliance-Dokumente: Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, DSGVO oder andere gesetzliche Vorgaben.
Vorlagen und Formulare: Spesenabrechnungsformulare, Urlaubsantragsvorlagen, Onboarding-Checklisten.
Ankündigungen und Leitfäden: Unternehmens-Updates, interne Newsletter, Schulungsmaterialien.
Diese Dokumente gewährleisten Konsistenz, zentralisieren wichtige Informationen und machen es Mitarbeitenden leicht, auf die neuesten Versionen zuzugreifen.
So erstellst du einen neuen Ordner
Gehe zu Einstellungen → HR (Manage) → Unternehmensdaten → Dokumente und klicke dann auf + Ordner hinzufügen.
Gib einen aussagekräftigen Ordnernamen ein und wähle ein Icon. Das Hinzufügen einer Beschreibung ist optional. Klicke auf Hinzufügen und weiter um fortzufahren.
Passe die Felder an und ordne sie nach deinen Bedürfnissen neu an. Sobald du zufrieden bist, klicke auf Nächster Schritt.
Wähle die passende Zugriffsberechtigung für Nutzer*innen und passe an, wie der Ordner angezeigt werden soll, einschließlich der Optionen für die Tabellenspalten. Klicke auf Konfiguration speichern, um die Ordnereinrichtung abzuschließen. Dein neuer Ordner steht nun zur Nutzung bereit.
So lädst du ein Dokument in einen Ordner hoch
Sobald dein Ordner erstellt wurde, kannst du mit dem Hochladen von Dokumenten beginnen.
Gehe zu Unternehmen → Dokumente und klicke auf den Ordner, dem du das Dokument hinzufügen möchtest.
Klicke auf + Hinzufügen → Einzelnes Dokument oder Massenupload.
Einzelnes Dokument
Wenn du den Vorgang zum Hinzufügen eines Dokuments startest, erscheint rechts auf deinem Bildschirm ein Menü.
Wähle das Dokument deiner Wahl aus.
(optional) Füge eine Beschreibung hinzu, um Kontext oder wichtige Details zum Dokument bereitzustellen.
Fülle anschließend alle verbleibenden benutzerdefinierten Felder für den vorgesehenen Ordner aus.
Klicke auf Dokument hinzufügen, um den Upload abzuschließen.
Massenupload
Wenn du den Vorgang zum Hinzufügen eines Dokuments startest, erscheint rechts auf deinem Bildschirm ein Menü.
Wähle das Dokument deiner Wahl aus.
(optional) Seitenweise auf separate Dokumente aufteilen
Aktiviere diese Option, wenn du mehrere Dokumente in einer einzigen Datei gespeichert hast. Diese Funktion teilt jede Seite automatisch auf und lädt sie als separate Elemente hoch.
Klicke auf Nächster Schritt, um fortzufahren.
Als Nächstes wirst du aufgefordert, jedes Dokument zu überprüfen und Details hinzuzufügen.
Verwende die Pfeile (<) (>), um den Inhalt jedes Dokuments zu überprüfen.
Verwende (-) und (+) oder den Zoom-Button, um die Vergrößerung eines Dokuments anzupassen.
(optional) Wenn du das Hinzufügen einer Beschreibung überspringen möchtest, wähle Das Ausfüllen der Felder für diesen Artikel überspringen.
(optional) Füge eine Beschreibung der Datei hinzu.
Klicke auf Hochladen und fertigstellen, um die Details zu speichern und zur nächsten Datei zu gehen.
Oder klicke optional auf den Button Upload abbrechen in der oberen rechten Ecke, wenn du das Hochladen nicht fortsetzen möchtest.
Nach Abschluss des Vorgangs für alle Dokumente siehst du eine Zusammenfassung deiner hochgeladenen Dokumente und deren Status: erfolgreich, fehlgeschlagen, oder abgebrochen. Klicke unten auf Zusammenfassung schließen, um den Vorgang abzuschließen.
Erklärung der Status
Erklärung der Status
Erfolgreich
Das Dokument wurde erfolgreich auf den Server hochgeladen und dem vorgesehenen Dokumentenordner hinzugefügt.
Fehlgeschlagen
Bei der Übertragung des Dokuments ist ein Fehler aufgetreten. Dies bedeutet in der Regel, dass das Dokument nicht an den Server gesendet werden konnte – beispielsweise aufgrund einer unterbrochenen Internetverbindung.
Abgebrochen
Dieser Status erscheint, wenn das Dokument nicht abgeschlossen oder nicht verfügbar ist. Das kann in zwei Situationen passieren:Aktion des*der Nutzer*in: Der Upload wurde von dem*der Nutzer*in manuell abgebrochen (z. B. durch Klicken auf das Papierkorb-Icon neben dem Dokumentnamen) während der Detailzuweisung.
Eingeschränkter Zugriff: Auf das Dokument kann nicht mehr zugegriffen werden, da es aus dem Dokumentenordner gelöscht wurde oder sich die Zugriffsberechtigungen des*der Nutzer*in geändert haben.
📌 Hinweis: Wenn du kein*e Administrator*in oder Kontoinhaber*in bist, kannst du nicht feststellen, ob das Dokument gelöscht wurde oder ob dein Zugriff eingeschränkt wurde.
Administrator*innen und Inhaber*innen haben immer Zugriff auf ihre Dokumente – für sie zeigt dieser Status also an, dass das Dokument gelöscht wurde.
Hochgeladene Dokumente anzeigen
Hochgeladene Dokumente können von deinen Mitarbeitenden unter Unternehmen → Dokumente abgerufen werden. Die Sichtbarkeit jedes Dokuments hängt von der Zugriffsberechtigung ab, die für den Ordner bei seiner Erstellung festgelegt wurde (siehe So erstellst du einen neuen Ordner).
Einstellungen
Öffne einen Ordner, indem du zu Einstellungen → HR (Manage) → Unternehmensdaten → Dokumente navigierst. Von hier aus kannst du die folgenden Aktionen durchführen:
Felder
Ein neues Feld hinzufügen
Felder neu anordnen
Feldnamen bearbeiten
Erforderliche Felder festlegen
Ein Feld duplizieren
Ein Feld archivieren
Dokumente
Alle hochgeladenen Dokumente im Ordner anzeigen
Ein neues Dokument hochladen
Ein Dokument bearbeiten
Dokumente als ZIP-Datei herunterladen.
Eine Liste aller Dokumente im Ordner als CSV-Datei auf deinen Desktop exportieren.
Ein Dokument in einen anderen Ordner kopieren
Ein Dokument löschen
Optionen und Zugang
Dieser Abschnitt dient dazu, anzupassen, wie Mitarbeitende mit den Dokumenten im Ordner interagieren und wie der Inhalt angezeigt wird.Kommentare: Aktiviere oder deaktiviere die Möglichkeit für Nutzer*innen, Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen.
Zugang/Benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen: Lege fest, wer die Dateien für vordefinierte Rollen anzeigen und bearbeiten kann, oder erstelle benutzerdefinierte Zugriffsberechtigungen.
Anzeigeoptionen und Tabellenspalten: Passe das Layout des Ordners und die sichtbaren Datenspalten an.
Verwalten
Passe den Namen, die Beschreibung und das Icon des Ordners an oder archiviere den Ordner.
