Les modèles de formulaire vous aident à mettre en place un format structuré et reproductible pour collecter le feedback concernant les employés.
Un modèle bien configuré garantit que les données collectées seront cohérentes, ce qui fait gagner un temps précieux aux équipes RH et aux responsables tout en rendant le feedback plus facile à suivre et à analyser au fil du temps.
Cet article vous aidera à choisir le bon format d’évaluation, à structurer vos questions et à gérer l’accès aux modèles.
Créer un modèle de formulaire
Les modèles de formulaires sont gérés et stockés dans votre tableau de bord des campagnes de performance.
1. Accédez à Performance > Flux de travail > Modèles de formulaires dans le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Créer un modèle.
3. Sélectionnez le format d’évaluation qui correspond le mieux à l’objectif de votre organisation.
📌 Remarque : une fois le modèle enregistré, le format ne peut plus être modifié. Veillez à sélectionner la bonne configuration en fonction de votre cas d’utilisation. Si vous vous trompez de format, vous devrez créer un nouveau modèle à partir de zéro.
Formats d’évaluation disponibles
Vous pouvez choisir parmi cinq formats structurels distincts :
Évaluation individuelle : évaluation directe entre un employé et son responsable.
Exemples : évaluation annuelle, bilan semestriel, et alignements sur le développement professionnel.
Évaluation privée : évaluation hautement confidentielle, accessible uniquement aux responsables et administrateurs désignés.
Exemple : collecte de notes organisationnelles internes en amont des revues annuelles de calibration des talents.
Évaluation à 360° : évaluation multisource qui recueille les contributions de plusieurs parties prenantes, telles que les responsables, les collègues et les subordonnés directs.
Objectif : rassembler des retours diversifiés pour une évaluation complète et équilibrée.
Évaluation individuelle automatisée : évaluation directe entre un employé et son responsable, déclenchée automatiquement en fonction d’un jalon défini.
Exemple : bilan de fin de période d’essai planifié 30 jours après la date d’embauche d’un employé.
Sondage : questionnaire interne envoyé à un groupe plus large d’employés.
Objectif : mesurer l’engagement organisationnel, recueillir des commentaires sur la culture ou rassembler des opinions issues de toute l’entreprise.
Structurer votre modèle de formulaire
Après avoir choisi votre format de base, vous pouvez finaliser le titre du modèle, définir sa visibilité (publique ou privée) et commencer à concevoir des sections personnalisées.
Types de questions personnalisables
Adaptez vos modèles en ajoutant et en configurant plusieurs styles de champs interactifs :
Question ouverte : autorise des réponses textuelles libres. Idéal pour les opinions qualitatives, les réflexions d’auto-évaluation ou les exemples de comportement détaillés.
Échelle : permet une évaluation quantitative à l’aide d’une échelle numérique ou descriptive (par exemple, noter une compétence de 1 à 10).
Choix : permet de sélectionner une ou plusieurs réponses prédéfinies.
Tableau : permet aux répondants d’évaluer plusieurs critères à la fois à l’aide de lignes et de colonnes structurées.
Limites techniques pour les types de questions
Lors de la construction de votre formulaire, veillez à ce que vos modèles restent clairs et faciles à parcourir pour les répondants. Le système impose des limites spécifiques sur la taille et la portée de certaines structures de questions :
Échelle : chaque section doit inclure au moins une question de type échelle. Il n’y a pas de limite technique.
Choix : autorise un nombre illimité d’options à choix unique ou multiple.
Tableaux :
Colonnes de texte – maximum 4 colonnes de texte par tableau.
Colonnes de cases à cocher – jusqu’à 6 colonnes de cases par tableau.
Lignes – le nombre de lignes par tableau n’est pas limité.
Modules intelligents
Les modules intelligents sont des questions à usage unique intégrées nativement pour soutenir des processus RH spécifiques :
Examiner les objectifs – récupère et évalue les objectifs fixés au cours de la période de performance précédente.
Définir les objectifs futurs – établit et suit les nouveaux objectifs pour la période de performance à venir.
Évaluer les compétences – jauge les compétences clés et les niveaux de maîtrise.
Besoins en formation – recueille les demandes de développement professionnel et de formation pour la suite.
Évaluation des formations passées – rassemble des commentaires structurels sur les sessions de formation terminées.
📌 Remarque : les modules intelligents sont temporairement indisponibles pendant la phase bêta actuelle de ces fonctionnalités. S’ils sont ajoutés à un modèle, les modules intelligents seront ignorés et n’apparaîtront pas dans l’évaluation finale.
Modifier et organiser les modèles
Vous pouvez affiner le contenu de votre questionnaire et réorganiser l’ordre des sections à tout moment avant de l’utiliser pour une campagne de performance.
Modifier le texte et les paramètres
1. Accédez à Performance > Flux de travail > Modèles de formulaires.
2. Cliquez sur l’icône à trois points (···) à côté du modèle choisi et sélectionnez Modifier.
3. Utilisez le menu de navigation de gauche pour cliquer sur le titre de n’importe quelle question afin de mettre à jour ses paramètres spécifiques, son texte ou ses configurations.
4. Cliquez sur Mettre à jour le modèle en haut à droite pour enregistrer vos modifications.
Réordonner les questions
1. Ouvrez votre modèle dans l’éditeur (Modifier).
2. Repérez la poignée à six points (deux rangées superposées de points) à gauche de n’importe quel bloc de question.
3. Glissez-déposez le bloc de question vers le haut ou vers le bas pour réorganiser la séquence selon votre préférence.
Dupliquer et partager des modèles
Gagnez du temps sur la configuration en clonant les structures de questionnaires efficaces ou en gérant des autorisations de modification précises.
Dupliquer un modèle
Si vous devez effectuer de légers ajustements pour un département spécifique sans tout recommencer :
1. Accédez à Performance > Flux de travail > Modèles de formulaires.
2. Cliquez sur l’icône à trois points (···) à côté du modèle et sélectionnez Copier.
3. Un nouveau projet sera généré en reprenant la même mise en page, que vous pourrez alors personnaliser autrement.
Gérer l’accès aux modèles privés
Pour partager un modèle privé avec des collègues spécifiques :
1. Accédez à votre liste de Modèles de formulaires.
2. Cliquez sur l’icône à trois points (···) à côté du modèle et sélectionnez Mettre à jour les accès.
3. Dans le panneau latéral qui s’ouvre sur la droite, cliquez sur + Accorder l’accès.
4. Saisissez le nom de votre collaborateur, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur Soumettre. Ceci lui permet de visualiser et d’utiliser le modèle dans ses campagnes.
📌 Remarque : Par défaut, tous les modèles nouvellement créés sont définis comme publics. Vous pouvez basculer un modèle en privé lors de sa configuration initiale, ou plus tard dans votre tableau de bord.
Exemple
Standardiser un modèle de bilan semestriel
Un responsable RH souhaite aligner le processus de bilan semestriel pour les départements Ingénierie et Design.
Il crée un modèle de base en utilisant le format Évaluation individuelle et ajoute des questions standard de type Question ouverte concernant les difficultés récentes, ainsi qu’une question d’Échelle évaluant l’exécution des projets entre 1 et 5.
Pour l’adapter aux différentes équipes, il utilise simplement la fonction Copier pour dupliquer le brouillon de base.
Il ajoute des indicateurs techniques spécifiques à la variante Ingénierie, modifie le titre, puis enregistre les deux modèles. Ainsi, les données fondamentales de l’entreprise restent alignées tout en reflétant les différences entre les départements.