Configuration de l'intégration Tellent HR et Silae

A. Conditions préalables à la connexion

Avant de connecter Tellent HR à votre compte Silae, votre cabinet comptable ou gestionnaire de paie devra solliciter auprès de Silae un accès à l'API REST de Silae couvrant vos différents dossiers et obtenir ces trois identifiants de connexion API :

Le Client ID
Le Client secret
La Clé de configuration d'accès à l'API

Silae peut mettre quelques semaines à vous accorder l’accès à l’API. Dès que l’accès est accordé, vous pourrez obtenir vos identifiants en suivant les instructions fournies par Silae : https://silae-api.document360.io/docs/partenaire-premiere-connexion-au-portail-api.

Vous pouvez procéder à la configuration de la connexion dès que vous avez obtenu les trois identifiants.

B. Configuration de la connexion

Si vous souhaitez bénéficier d'un accompagnement dans l'implémentation de l'intégration entre Silae et Tellent HR, nous vous invitons à contacter notre partenaire certifié, Resolution-Project.

1. Dans Tellent HR, accédez à Configuration > Intégrations > Applications > Silae. Si l'option Silae n'apparaît pas dans la vue Applications, veuillez contacter l'équipe Support Tellent HR.

2. Appuyez sur le bouton + Connecter une nouvelle instance SILAE.

3. Saisissez le nom qui vous aidera à identifier cette connexion dans l'interface Tellent HR puis appuyez sur Connecter.

4. Suivez les instructions qui s'affichent dans la fenêtre du connecteur Silae. Tout au long du processus d'authentification, vous devrez fournir votre Client ID, votre Client Secret et votre Clé de configuration d'accès API.

📌 Remarque : Ne pas confondre la clé de configuration d'accès API avec l'ID unique de configuration, ces deux identifiants ont des usages différents.

5. Une fois les identifiant fournis, cliquez sur Configurer la connexion et patientez jusqu'à ce que la connexion soit établie. Cela prend généralement une minute.

6. Sélectionnez à l'étape suivante le dossier correspondant à votre entité.

📌 Remarque : Pour les structures composées de plusieurs entités légales, l'intégration permet de gérer plusieurs dossiers Silae. Il vous suffit de mettre en place une connexion par dossier en utilisant les mêmes identifiants API.

7. Une fois le dossier sélectionné, cliquez sur Attribuer des employés dans l'onglet Employés pour sélectionner les utilisateurs Tellent HR dont les données seront échangées avec Silae dans cette connexion.

8. Cliquez ensuite sur l'onglet Absences, puis associez les types d'absences Tellent HR et Silae que vous souhaitez synchroniser dans cette connexion.

9. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer les paramètres de votre connexion.

Synchronisation des données des employés avec Silae

A. Synchronisation des données des employés

Tellent HR synchronize avec Silae les données suivantes des employés :

Intitulé du champ dans Tellent HR	Intitulé du champ dans Silae	Champ obligatoire	Notes
Prénom	Prenom	oui
Nom de famille	Nom usuel	oui
Numéro de sécurité sociale	NIR	oui	Le numéro de sécurité sociale doit correspondre à la date de naissance.
Numéro de compte	IBAN	non
BIC/SWIFT	BIC	non
E-mail du compte	EmailPro	non
Date de naissance	Data de naissance	non	La date de naissance doit correspondre au NIR.
Genre	Civilite	non
Nationalité	codePaysNationalite	non
Téléphone personnel	telPortable	non
E-mail personnel	eMail	non
Pays	pays	non
Code postal	codePostal	non
Ville	nomVille	non
Pays (code)	codePays (Ex. “FR”)	non

B. Création d’un nouvel utilisateur dans Silae via Tellent HR

Grâce à l’intégration, vous pouvez créer un nouvel utilisateur dans Silae directement depuis Tellent HR en suivant ces étapes :

Ajoutez un nouvel employé dans Tellent HR en allant dans Employés > Liste > + Ajouter un employé.
Remplissez les informations de l’employé, telles que l’adresse e-mail, le prénom et le nom de famille.
Configurez l’accès à l'application HR (SIRH) et sélectionnez le rôle souhaité dans le menu déroulant.
Cliquez sur Ajouter 1 membre.
Remplissez les informations d’emploi et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Rendez-vous sur le profil de l’employé pour ajouter son numéro de sécurité sociale et compléter les données de son profil.
Une fois le profil de l’employé complété, allez dans les applications pour ouvrir l'intégration Silae.
Sélectionnez la connexion souhaitée et cliquez sur Modifier les employés assignés dans l’onglet Employés.
Sélectionnez le profil nouvellement créé et cliquez sur Assigner.
Sélectionnez + Créer un nouvel utilisateur dans la section Utilisateur SILAE et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Transmission des demandes d'absences de Tellent HR vers Silae

A. Synchronisation des demandes de congés avec Silae

L'envoi des informations relatives aux demandes d'absences de Tellent HR à Silae s'effectue en temps réel dès leur validation, si les conditions suivantes sont remplies :

Votre instance Tellent HR est connectée à une instance Silae active.
L'utilisateur pour lequel la demande de congé est créée est correctement assigné à une connexion et associé à son compte dans Silae.
Le type de congé sélectionné pour une demande est correctement associé au type d'absence Silae dans les paramètres de connexion.
L’utilisateur pour lequel la demande de congé est créée a une date de début d’emploi enregistrée dans Silae.

⚠️ Information importante : Les demandes d'absences validées sur Tellent HR avant l'activation du connecteur ne sont pas synchronisées avec Silae. Vous pouvez les exporter via l'onglet Absences > Demandes ou via le Cycle de Paie et les transmettre à votre gestionnaire de paie.

Tellent HR transmet à Silae les informations suivantes :

période d'absence
type d'absence
commentaire du demandeur

Si vous souhaitez ajouter davantage d’informations à une demande de congé spécifique, cela doit être fait depuis l’interface de Silae.

B. Distribution des fiches de paie Silae dans Tellent HR

À travers l'intégration, Tellent HR peut récupérer depuis Silae les fiches de paie pour un mois donné et les distribuer de manière sécurisée aux employés via le module  Paie .

Pour obtenir et distribuer les fiches de paie, vous devez d'abord créer un Cycle de paie. Il s’agit d’une fonctionnalité du module  Paie  qui permet de rassembler les données pertinentes de paie pour les employés sélectionnés sur une période de paie définie.

1. Accédez à Paie > Cycles de paie > Nouveau cycle.

2. Sélectionnez le mois pour lequel les fiches de paie seront récupérées, puis appuyez sur  Ajouter  pour confirmer. Il est également requis de choisir le jour de paie ainsi qu'un approbateur. Ces choix n’affecteront pas le processus de téléchargement et de distribution des fiches de paie.

📌 Remarque : Veuillez noter que pour récupérer correctement les fiches de paie depuis Silae, il faut sélectionner le mois complet. Si vous choisissez une période de paie personnalisée ne couvrant pas tout le mois, les fiches de paie ne seront pas téléchargées depuis Silae.

3. Assignez au cycle de paie créé tous les employés pour lesquels vous souhaitez importer et distribuer les fiches de paie.

4. Dans le coin supérieur droit, appuyez sur le bouton SILAE et sélectionnez Importer les fiches de paie.

5. Dans la fenêtre modale qui s’affiche, sélectionnez la connexion SILAE que vous souhaitez utiliser. Après la sélection, un résumé s’affichera indiquant pour quels employés les fiches de paie seront importées. Les employés listés seront ceux qui sont assignés à la fois au cycle de paie et à la connexion Silae sélectionnée. Une fois le résumé vérifié, appuyez sur  Importer les fiches de paie.

6. Dans la fenêtre de confirmation suivante, confirmez en appuyant de nouveau sur Importer les fiches de paie.

7. Dans la section des détails du cycle de paie, vous verrez que les bulletins de salaire sont en cours de synchronisation. Une fois importés, vous verrez la date et l'heure de la réussite de l'opération.

8. Vous pouvez prévisualiser les fiches de paie importées en allant dans la section Rémunération du cycle de paie et en ouvrant les fichiers qui sont apparus à côté de chaque employé.

📌 Remarque : Les employés ne voient pas les fiches de paie tant que le cycle de paie n'est pas marqué comme Clôturé.

9. Cliquez sur le bouton Clôturer le cycle de paie  en haut à droite pour distribuer les fiches de paie aux employés.

10. Une fois le cycle de paie clôturé, les employés recevront une notification dans l’application et, selon les paramètres de notification, un e-mail les informant que leur bulletin de salaire est disponible dans leur profil Tellent HR.

11. Les employés verront les récapitulatifs des fiches de paie dans leur profil, où ils pourront également télécharger les fiches de paie Silae.

FAQs:

Général

Cette intégration est-elle disponible gratuitement avec mon plan Tellent HR actuel ?

Non, l’intégration est proposée en tant que module complémentaire moyennant un coût additionnel.

Je ne vois pas Silae dans mon compte Tellent HR. Que dois-je faire ?

Veuillez contacter notre équipe d’assistance pour activer votre module complémentaire Silae Paie.

Configuration de l’intégration

Ai-je besoin d’identifiants API différents pour chaque dossier (entité légale) ?

Non, les mêmes identifiants API peuvent être utilisés pour plusieurs dossiers. Cependant, vous devrez configurer une connexion pour chaque dossier.

Puis-je configurer l’intégration avec mon environnement de test Silae ?

Oui, vous pouvez configurer l’intégration en utilisant les identifiants API Silae activés pour votre environnement de test.

Mes identifiants ne fonctionnent pas. Que dois-je faire ?

Veuillez vérifier que les identifiants qui vous ont été fournis sont corrects, sans caractères ou espaces supplémentaires.
Vérifiez les identifiants avec votre responsable de paie pour vous assurer qu’ils sont corrects.
Assurez-vous d’avoir saisi la Clé de configuration d’accès API et non l’ID unique de configuration ; ces deux identifiants ont des usages différents.

Que prendre en compte avant de configurer l'intégration ?

Assurez-vous d’exporter manuellement toutes les demandes de congés à venir qui ont été validées avant l’activation de l’intégration. Les demandes de congés validées avant la configuration de l’intégration ne seront pas synchronisées avec Silae.
Évitez de créer une demande de congé dans Tellent HR si elle a déjà été saisie dans MySilae, car cela provoquerait un doublon dans MySilae.

Synchronisation des utilisateurs et des demandes de congés

Peut-on ajouter de nouveaux utilisateurs dans Silae depuis Tellent HR lors de la configuration de l’intégration ?

Oui. Lors de la configuration de l’intégration, vous pouvez désormais créer de nouveaux utilisateurs dans Silae, et pas seulement sélectionner parmi ceux déjà existants.

Que se passe-t-il si un employé n’est pas correctement associé à son profil Silae ?

En cas de mauvaise-correspondance, les données de l’employé cible seront remplacées par celles de l'autre employé. Par exemple, si l’employée Léa est incorrectement associée à Zoé dans Silae, le profil de Zoé sera rempli avec les données de Léa.

Puis-je synchroniser uniquement certains employés avec Silae ?

Oui, vous pouvez choisir les utilisateurs que vous souhaitez synchroniser dans chaque connexion.

Puis-je voir s'il y a des erreurs de synchronisation ?

Oui, vous pouvez voir si vous avez des erreurs de synchronisation dans l'onglet Synchronisation au niveau de vos informations de connexion :

Si un employé annule une demande de congé approuvée dans Tellent HR, cette annulation est-elle automatiquement répercutée et prise en compte dans Silae ?

Oui, nous vérifions les absences dans Silae en fonction de leurs dates et de leurs types d'absence.

Y a-t-il une date limite pour l'employé pour créer une demande de congé pour un certain mois ?

Il n'y a pas de date limite stricte. Une fois qu'un cycle de paie est clôturé, les nouvelles demandes de congé n'affecteront pas ce cycle. La demande approuvée sera toujours synchronisée vers Silae, mais elle n'apparaîtra pas sur le cycle de paie.

Les pièces jointes aux demandes de congé sont-elles transmises à Silae ?

Non, les pièces jointes aux demandes de congé ne sont pas transmises à Silae.

Les soldes de congés peuvent-ils être synchronisés de Silae vers Tellent HR ?

Actuellement, l’intégration ne supporte pas cette option.

La synchronisation entre Tellent HR et Silae se fait-elle en temps réel ?

Les données ne seront synchronisées avec Silae qu’à partir du moment où la connexion est correctement configurée. Toutes les demandes de congés soumises après la mise en place de l’intégration seront synchronisées une fois qu’elles auront été approuvées.

Distribution des bulletins de paie Silae

Les bulletins de paie des employés sont-ils distribués automatiquement chaque mois ?

Non, vous devez ajouter un nouveau cycle de paie chaque mois et suivre les étapes expliquées dans la section « B. Distribution des fiches de paie Silae dans Tellent HR ».

Le gestionnaire de paie peut-il recevoir des notifications automatiques après la clôture du cycle de paie pour examiner et valider les fiches de paie générées par Silae ?

Cela n'est pas possible si le gestionnaire de paie ne dispose pas d'un accès à votre compte d'entreprise Tellent HR.

Toutefois, si votre gestionnaire de paie possède un accès à votre compte d'entreprise Tellent HR, et s'est vu accorder le niveau d'accès « Gestion de la paie », il peut gérer les cycles de paie et recevoir des notifications pour examiner les données de paie trois jours avant la date de paie.

Où les employés peuvent-ils consulter et télécharger leurs bulletins de paie Silae ?

Dans le profil de chaque employé, sous la section Paie, cliquez sur Ma paie et sélectionnez le mois désiré pour retrouver le bulletin de paie.

Une fois le document ouvert, une option de téléchargement permet d’exporter le bulletin.

Guide d'utilisation pour l'intégration Silae