Vous pouvez créer des modules personnalisés pour organiser et suivre des données propres à votre entreprise. Il existe deux espaces distincts pour les modules personnalisés : Modules personnalisés pour les employés et Modules personnalisés pour l’entreprise. Il est important de comprendre la différence pour choisir le bon module pour vos données et établir les accès appropriés.
Modules personnalisés pour les employés : Modules conçus pour stocker des informations concernant des employés ou des équipes spécifiques.
Modules personnalisés pour l'entreprise : Modules utilisés pour collecter des informations d’entreprise pertinentes pour l’ensemble de l’organisation ou pour des équipes spécifiques.
📌 Remarque : Pour en savoir plus, consultez Modules personnalisés pour l’entreprise.
Bonnes pratiques
Les modules personnalisés pour les employés vous permettent de gérer des documents sensibles, liés à la conformité ou juridiques, mais aussi de suivre la croissance professionnelle et les évaluations d’un employé.
N’hésitez pas à en faire une utilisation créative ! Ce module est conçu pour être flexible. Vous pouvez sortir des sentiers battus et gérer toute donnée spécifique à un employé et propre à votre entreprise.
Exemples
Pièces d’identité, passeports et visas : Suivez les dates d’expiration et stockez des copies des documents d’identification et de voyage essentiels.
Vérifications des antécédents : Enregistrez et stockez les résultats et les détails des vérifications préalables à l’embauche.
Informations d’assurance : Conservez une trace organisée des informations d’assurance et de la couverture santé d’un employé.
Diplômes : Enregistrez et stockez les diplômes académiques, les certifications et les permis.
Évaluations : Documentez les bilans de performance, les plans de développement et le feedback à 360 degrés.
Comment créer un module personnalisé pour les employés
Cliquez sur + Ajouter un module personnalisé.
Choisissez un nom unique et une icône. Il n’est pas obligatoire d’ajouter une description. Cliquez sur Ajouter et continuer pour poursuivre.
Vous pouvez changer l’ordre des champs, modifier un ou plusieurs champs ou cliquer sur + Ajouter un champ pour créer des champs personnalisés. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Étape suivante pour continuer.
Choisissez le niveau d’accès approprié pour les utilisateurs, puis personnalisez la façon dont le dossier sera affiché, y compris les options des colonnes du tableau. Cliquez sur Sauvegarder la configuration pour finaliser la configuration. Vous pouvez désormais utiliser votre nouveau module personnalisé pour les employés.
Types de champs
Champs par défaut
Les champs suivants sont créés automatiquement et ne peuvent pas être modifiés, sauf pour Nom.
Nom : le nom de l’élément
Créé par : le nom de la personne qui a ajouté l’élément
Date de création : horodatage de l’ajout/création de l’élément
Champs additionnels
Texte sur une seule ligne : autorise la saisie d’une seule ligne de texte.
Texte sur plusieurs lignes : autorise la saisie de plusieurs lignes de texte.
Sélection unique : oblige les utilisateurs à ne sélectionner qu’une seule option dans une liste déroulante.
Sélection multiple : permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs options dans une liste déroulante.
Date : autorise la saisie d’une date unique.
Plage de dates : autorise la saisie d’une période définie par une plage de dates.
Fichier : permet d’ajouter un fichier dans le champ.
Nombre : exige que la valeur saisie pour le champ soit un nombre.
Employé unique : permet d’attribuer l’élément à un seul employé.
Case à cocher : permet de poser une question et d’exiger qu’une case soit cochée en réponse.
💡 Astuce : Vous pouvez configurer des rappels pour les champs de date. Ces rappels peuvent être déclenchés à un moment précis par rapport à la date elle-même, et peuvent être attribués pour informer des employés spécifiques, des équipes entières ou des rôles définis dans l’entreprise.
Comment importer un élément
Une fois votre module personnalisé pour les employés créé, vous pouvez commencer à ajouter des éléments.
Dans le menu de gauche, accédez à Employés → Modules personnalisés, puis cliquez sur le module auquel vous souhaitez ajouter un élément.
Cliquez sur + Ajouter un élément. Une barre de menu latérale apparaît à droite.
Remplissez les champs et cliquez sur Ajouter un élément pour sauvegarder.
Niveaux d’accès
Configurez l’accès pour chacun des modules personnalisés pour les employés, en spécifiant les employés ou les équipes qui peuvent consulter et/ou modifier ses éléments.
Cliquez sur Modules personnalisés pour les employés et sélectionnez le module personnalisé dont vous souhaitez modifier les niveaux d’accès.
Cliquez sur Modifier les niveaux d’accès pour modifier ses champs.
Pour enregistrer, cliquez sur Sauvegarder les modifications.
📌 Remarque : Pour en savoir plus sur les niveaux d’accès, consultez Rôles utilisateur et niveaux d’accès.
Paramètres
Ouvrez un module personnalisé via Paramètres → Données des employés → Modules personnalisés. De là, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Champs
Ajouter un nouveau champ
Réorganiser les champs
Modifier les noms des champs
Définir des champs obligatoires
Dupliquer un champ
Archiver un champ
Éléments
Ajouter un élément
Modifier des éléments
Supprimer des éléments
Télécharger des éléments sous forme de fichier ZIP
Exporter une liste de tous les éléments sous forme de fichier CSV
Options et accès
Cette section permet de personnaliser les possibilités des employés qui affichent ou interagissent avec les éléments dans le dossier.Commentaires : active ou désactive la possibilité pour les utilisateurs d’ajouter des commentaires sur les éléments.
Accès / Niveaux d’accès personnalisés : détermine qui peut visualiser et modifier les éléments en fonction de rôles prédéfinis, et de créer des niveaux d’accès personnalisés.
Affichage et colonnes des tableaux : permet d’ajuster la mise en page du module personnalisé et les colonnes de données visibles.
Gestion
Ajuster le nom, la description et l’icône du module personnalisé ou archiver le module personnalisé.
