Une fois que vous lancez une campagne, vous devez suivre la progression des entretiens. Le système d'entretiens fournit des indicateurs visuels, des libellés de statut, et un suivi de progression pour vous aider à tout surveiller d'un coup d'œil.
Cet article explique comment lire les statuts des entretiens, comprendre les indicateurs d'achèvement, et utiliser l'interface des entretiens pour rester au fait de vos campagnes.
💡 Vous utilisez toujours notre système d'entretiens précédent ? Consultez la documentation sur les Entretiens Classiques pour obtenir de l'aide avec les entretiens individuels et à 360 degrés.
Statuts des entretiens
Chaque entretien passe par un cycle de vie de la création à l'achèvement. Comprendre ces statuts vous aide à savoir ce qui se passe avec chaque entretien.
Non démarré
Ce que ça signifie : L'entretien a été créé mais n'a pas encore été démarré. Il n'est visible que par les RH et les superviseurs d'entretien.
Ce que vous voyez :
Le label de statut affiche « Non démarré »
Aucune étape n'est ouverte
Les participants n'ont pas été notifiés
Personne ne peut encore effectuer d'action
Ce qui se passe ici : En tant que superviseur d'entretien, vous pouvez consulter les détails de l'entretien, modifier les participants et ajuster les paramètres. L'entretien n'est pas encore accessible aux participants — ils ne peuvent ni le voir ni effectuer d'action. Une fois que vous démarrez l'entretien, la première étape s'ouvre et les participants sont notifiés.
Quand vous verrez ce statut : Immédiatement après l'ajout d'un collaborateur évalué à une campagne, mais avant le démarrage de son entretien. C'est également le statut des collaborateurs évalués nouvellement ajoutés à une campagne active — ils ne seront pas démarrés automatiquement.
Ouvert
Ce que ça signifie : L'entretien a été démarré et rendu accessible aux participants, mais personne ne l'a encore ouvert ni effectué de contribution.
Ce que vous voyez :
Le label de statut affiche « Ouvert »
La première étape est accessible aux participants
Aucun participant n'a encore commencé ses tâches
Aucun indicateur de complétion n'est affiché
Ce qui se passe ici : Les participants ont été notifiés et peuvent accéder à l'entretien, mais aucun d'entre eux ne l'a encore ouvert pour commencer son travail. Dès qu'un participant ouvre l'entretien et commence à contribuer (par exemple, en répondant à la première question d'une étape de collecte d'opinion), le statut passe à « En cours ».
Quand vous verrez ce statut : Juste après le démarrage d'un entretien et avant qu'un participant ne commence sa tâche. Si les participants répondent rapidement, ce statut peut n'apparaître que brièvement.
En cours
Ce que ça signifie : L'entretien est actif et au moins un participant l'a ouvert et a commencé à contribuer. Il n'a pas besoin d'avoir terminé sa participation — même commencer à répondre à une seule question fait passer l'entretien à ce statut.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique "En cours"
Au moins une étape est ouverte
Les participants peuvent effectuer leurs actions
Les indicateurs de progression montrent qui a terminé et qui n'a pas terminé
Ce qui se passe ici :
Les entretiens restent dans ce statut pendant qu'ils progressent à travers les étapes. L'entretien est "en cours" que vous soyez à l'étape de collecte d'opinion, d'échange, ou de signature.
Quand vous verrez ceci :
Depuis le moment où vous démarrez l'entretien jusqu'à ce que la dernière étape soit terminée. La plupart des entretiens passent la majorité de leur temps dans ce statut.
Terminé
Ce que cela signifie : Toutes les étapes sont terminées et l'entretien est fait.
Ce que vous voyez :
Le libellé de statut indique "Terminé"
Toutes les étapes montrent comme terminées
Coches vertes ou indicateurs d'achèvement partout
Aucune action en suspens nécessaire
Ce qui se passe ici : L'entretien a parcouru toutes les étapes et a été marqué comme terminé. C'est l'un des deux statuts « terminé » (l'autre étant « Annulé »). Vous et les lecteurs de l'entretien pouvez toujours accéder à tout le contenu. Si des modifications sont nécessaires, un superviseur d'entretien peut rouvrir l'entretien pour revenir à une étape précédente — voir Faire progresser les entretiens entre les étapes pour plus de détails.
Quand vous verrez ce statut : Après que l'entretien a été fait progresser à travers toutes les étapes et marqué comme terminé. Cela ne signifie pas nécessairement que chaque participation a été complétée (par exemple, tout le monde n'a peut-être pas signé) — cela signifie que l'entretien a été marqué comme terminé.
Annulé
Ce que ça signifie : L'entretien a été marqué comme annulé — il est terminé, mais n'a pas été complété en passant par toutes les étapes.
Ce que vous voyez :
Le label de statut affiche « Annulé »
Une raison d'annulation est affichée expliquant pourquoi il a été annulé
Aucun participant ne peut plus apporter de contribution
Tout le contenu produit avant l'annulation est conservé
Ce qui se passe ici : Quelqu'un a décidé que cet entretien ne devait pas se poursuivre et l'a annulé. Une raison est obligatoire lors de l'annulation, ce qui vous donne la traçabilité sur les motivations de cette décision. Tout le contenu existant (retours, notes de préparation, comptes rendus) est conservé mais aucune contribution supplémentaire ne peut être effectuée. C'est le second statut « terminé » aux côtés de « Terminé ».
Si un entretien a été annulé par erreur, un superviseur d'entretien peut le restaurer à son état précédent. Voir Faire progresser les entretiens entre les étapes pour plus de détails.
Quand vous verrez ce statut : Lorsqu'un superviseur d'entretien a décidé d'arrêter un entretien avant qu'il ne passe par toutes les étapes — par exemple, si le collaborateur a quitté l'entreprise en cours d'entretien, ou si l'entretien n'est plus pertinent.
Statuts des étapes
Au sein de chaque entretien, les étapes individuelles ont également leurs propres statuts. Comprendre ceux-ci vous aide à voir exactement où chaque entretien se trouve dans son processus.
Étape non démarrée
Ce que cela signifie : Cette étape ne s'est pas encore ouverte car les étapes précédentes sont toujours en cours.
Ce que vous voyez :
L'étape apparaît dans la liste des étapes mais est grisée ou marquée comme à venir
Aucun participant ne peut y accéder
Pas encore d'indicateurs d'achèvement
Quand vous verrez ceci :
Pour toute étape après l'étape actuelle. Par exemple, si vous êtes dans l'étape de collecte d'opinion, les étapes d'échange et de signature montrent comme "non démarrées".
Étape en cours
Ce que cela signifie : Cette étape est actuellement ouverte et les participants complètent leurs parties.
Ce que vous voyez :
L'étape est mise en évidence ou marquée comme active
La liste des participants montre qui a terminé et qui n'a pas terminé
Vous pouvez voir l'achèvement partiel (3 sur 5 personnes donnant leur avis ont terminé)
Les boutons d'action apparaissent pour les participants
Quand vous verrez ceci :
Pour l'étape où l'entretien se trouve actuellement. Une seule étape est "en cours" à la fois — les entretiens progressent séquentiellement à travers les étapes.
Étape terminée
Ce que cela signifie : Tout le monde a terminé cette étape et l'entretien a progressé.
Ce que vous voyez :
L'étape montre un indicateur d'achèvement (coche, badge vert, etc.)
Tous les participants montrent comme terminés
L'étape est verrouillée (en beta — on ne peut pas revenir en arrière)
Quand vous verrez ceci :
Pour toute étape qui a été terminée. Une fois que vous passez à l'étape suivante, l'étape précédente montre comme terminée.
La vue liste des entretiens
La page de campagne montre tous les entretiens dans un format de liste. Voici comment la lire.
Ce que vous voyez dans la liste
Chaque ligne d'entretien montre généralement :
Nom et photo de la personne évaluée
L'employé évalué. Cliquez sur son nom pour ouvrir la page de détails de l'entretien.Indicateur d'étape actuelle
Montre à quelle étape l'entretien se trouve (Collecte d'opinion, Échange, Signature) et le statut de l'étape.
Statut global de l'entretien
Badge ou libellé indiquant "Non démarré", "En cours", ou "Terminé".Indicateurs d'action
Icônes ou boutons montrant si vous devez prendre des mesures (passer à l'étape suivante, envoyer un rappel, etc.).
Évaluation rapide
Vous pouvez rapidement parcourir la liste pour identifier :
Entretiens qui nécessitent de l'attention :
Faibles taux d'achèvement
Participants en retard
Entretiens bloqués en attente d'une personne spécifique
Entretiens qui progressent normalement :
La plupart des participants ont terminé
Dans les délais
Pas de blocages
Entretiens terminés :
Marqués comme terminés
Tous les indicateurs verts
💡 Conseil : Triez ou filtrez la liste par statut, étape, ou taux d'achèvement pour vous concentrer sur les entretiens qui nécessitent le plus votre attention.
La page de détails de l'entretien
Lorsque vous cliquez sur un entretien spécifique, vous voyez la page de détails avec des informations complètes.
Panneau gauche : Étapes et aperçu
Le côté gauche montre :
Aperçu de l'entretien
Qui est évalué.
Liste des étapes
Toutes les étapes du processus avec leur statut :
Quelle étape est actuelle (mise en évidence ou marquée active)
Quelles étapes sont terminées (coches)
Quelles étapes sont à venir (grisées ou en attente)
Résumé de progression
Pour chaque étape, vous voyez :
Combien de participants sont impliqués
Combien ont terminé leur partie
Tous blocages ou problèmes
Cela vous donne un instantané de l'état de l'entretien.
Panneau central : Détails des participants
La section centrale montre les informations détaillées des participants pour chaque étape.
Ce que vous voyez :
Noms et rôles des participants
Qui est impliqué et ce qu'ils font (personne donnant son avis, rédacteur, participant à l'échange, participant à la signature).
Statut d'achèvement par personne
Indicateurs individuels montrant qui a terminé et qui ne l'a pas fait :
✓ Coche verte ou bulle — Cette personne a terminé sa partie
⏳ Indicateur en attente — Cette personne n'a pas encore terminé
Actions disponibles
Boutons ou liens pour :
Modifier les participants (ajouter/retirer des personnes)
Voir ce que quelqu'un a terminé
Envoyer des rappels individuels
Changer le rédacteur
Progression au niveau campagne vs. au niveau entretien
Il est important de comprendre la différence entre comment l'ensemble de la campagne se porte par rapport à comment les entretiens individuels progressent.
Progression au niveau campagne
Cela montre des données agrégées sur tous les entretiens de la campagne :
Où vous le voyez :
La page d'aperçu de la campagne ou le tableau de bord.
Ce que cela vous dit :
Comment l'ensemble de la campagne performe. La plupart des entretiens sont-ils terminés ? La campagne est-elle sur la bonne voie ? Devez-vous envoyer des rappels en masse ?
Statistiques de campagne
En haut de la liste des entretiens dans une campagne, vous verrez un aperçu statistique montrant la progression de tous les entretiens de cette campagne.
Aperçu par statut
Les statistiques montrent combien d'entretiens se trouvent dans chaque statut :
Non démarré — Entretiens qui n'ont pas encore été démarrés
Ouvert — Entretiens accessibles aux participants mais où personne n'a encore commencé à contribuer
En cours — Entretiens où au moins un participant a commencé à contribuer
Terminé — Entretiens qui ont été complétés
Annulé — Entretiens qui ont été annulés avant leur complétion
Détails par étape
Vous pouvez également développer les statistiques pour voir les détails par étape. Cela affiche, pour chaque étape de votre workflow, combien d'entretiens sont ouverts ou terminés à cette étape, avec les pourcentages. Cela vous aide à identifier rapidement où en sont les entretiens dans le processus et à repérer les goulots d'étranglement.
💡 Astuce : Utilisez les statistiques de campagne pour évaluer rapidement la progression avant d'envoyer des rappels ou de communiquer aux parties prenantes. Vous pouvez voir d'un coup d'œil combien d'entretiens nécessitent une attention sans faire défiler toute la liste.
Progression au niveau entretien
Cela montre le statut de l'entretien d'un employé spécifique :
Métriques que vous pourriez voir :
"Étape 2 sur 3 : Échange"
"3 sur 5 personnes donnant leur avis ont terminé"
"En attente que le manager rédige le compte rendu"
Où vous le voyez :
La page de détails de l'entretien individuel.
Ce que cela vous dit :
Ce qui se passe avec cet entretien spécifique. Qui a terminé sa partie ? Qu'est-ce qui bloque la progression ? À quelle étape sommes-nous ?
Comment identifier rapidement les entretiens nécessitant de l'attention
Utilisez ces stratégies pour vous concentrer sur les entretiens qui nécessitent votre action :
Recherchez les faibles taux d'achèvement
Les entretiens montrant "1 sur 5 terminé" ou "0 sur 3 terminé" plusieurs jours après l'ouverture de l'étape nécessitent probablement de l'attention.
Que faire :
Vérifiez qui n'a pas terminé
Envoyez des rappels ciblés à des personnes spécifiques
Enquêtez s'il y a un blocage (instructions confuses, accès manquant, etc.)
Identifiez les entretiens bloqués sur une personne
Si un entretien montre "En attente du manager" ou qu'une seule personne reste, c'est votre goulot d'étranglement.
Que faire :
Envoyez un rappel direct à cette personne
Contactez-la personnellement si les rappels ne fonctionnent pas
Considérez si vous devez changer les participants (si quelqu'un n'est pas disponible)
Surveillez les étapes spécifiques
Si de nombreux entretiens sont bloqués à la même étape, il peut y avoir un problème systémique.
Exemple : Si 20 entretiens montrent tous "0 sur 1 rédacteur a terminé", les managers ne rédigent pas les comptes rendus.
Que faire :
Envoyez des rappels en masse pour cette étape
Vérifiez si les instructions sont claires
Enquêtez si les managers ont besoin de formation ou de soutien
Envisagez de prolonger la date limite
Ce que voient les participants
Les participants ont une vue différente des superviseurs. Comprendre ce qu'ils voient vous aide à les guider.
Pour les participants avec des actions en attente
Lorsque quelqu'un doit compléter une étape, il voit :
Un bouton d'action
Bouton clair disant "Donner son avis", "Se préparer pour l'échange", "Rédiger le compte rendu", ou "Signer l'entretien".
Uniquement leur tâche
Ils ne voient que leur propre partie, pas la vue détaillée complète de l'entretien que les superviseurs voient.
Pour les participants qui ont terminé leur partie
Une fois que quelqu'un termine son action :
Confirmation
Ils voient la confirmation que leur partie est soumise.
Plus de boutons d'action
Le bouton d'action disparaît ou change en "Terminé".
Visibilité limitée
Ils peuvent voir ce qu'ils ont soumis mais généralement ne peuvent pas voir le contenu des autres participants (selon les paramètres de visibilité).
Notification de l'étape suivante (si participant)
S'ils sont impliqués dans les étapes futures, ils seront notifiés lorsque ces étapes s'ouvriront.
Questions fréquemment posées
Puis-je marquer manuellement quelqu'un comme terminé ?
Puis-je marquer manuellement quelqu'un comme terminé ?
Non dans la version beta. Les participants doivent compléter leurs parties eux-mêmes. Vous pouvez passer à l'étape suivante même si tout le monde n'a pas terminé, mais vous ne pouvez pas marquer des actions individuelles comme terminées.
Que se passe-t-il si quelqu'un commence sa tâche mais ne la soumet pas ?
Que se passe-t-il si quelqu'un commence sa tâche mais ne la soumet pas ?
Son travail reste sous forme de brouillon jusqu'à ce qu'il le soumette. Vous verrez toujours qu'il ne l'a pas terminé. Dans certains cas, vous pourriez pouvoir voir les brouillons, selon vos permissions.
Combien de temps les entretiens restent-ils généralement "en cours" ?
Combien de temps les entretiens restent-ils généralement "en cours" ?
Cela dépend de votre calendrier de campagne. Les entretiens typiques prennent 2 à 6 semaines de la collecte d'opinion à la signature finale. Les bilans légers pourraient prendre 1 semaine. Les entretiens complets à 360 degrés pourraient prendre 2 mois.
Quelle est la différence entre « Terminé » et « Annulé » ?
Quelle est la différence entre « Terminé » et « Annulé » ?
Ce sont tous les deux des statuts « terminé » — ils indiquent que l'entretien est achevé. « Terminé » signifie que l'entretien a parcouru toutes ses étapes et a été marqué comme fait. « Annulé » signifie que quelqu'un a décidé d'arrêter l'entretien avant que toutes les étapes ne soient complétées. Les entretiens annulés incluent une raison expliquant pourquoi. Dans les deux cas, tout le contenu produit avant la fin de l'entretien est conservé. Les deux peuvent être rouverts par un superviseur d'entretien si nécessaire.