Vous nagez dans des piles de reçus papier ? Notre fonctionnalité Dépenses facilite la collecte et la gestion dématérialisée des dépenses de l’entreprise et des employés. Une fois soumises, vos notes de frais peuvent être validées par les approbateurs désignés afin d’être remboursées. Des déplacements aux déjeuners d’équipe, des cadeaux de Noël aux fournitures de bureau, suivez et transmettez tout au même endroit pour simplifier le processus de remboursement.
Créer une catégorie de dépenses
Les catégories de dépenses vous aident à organiser et à regrouper vos dépenses. Vous pouvez sélectionner une catégorie lorsque vous soumettez une note de frais, puis l’utiliser pour filtrer rapidement vos dépenses avant de les exporter.
Accédez à Paramètres > Dépenses.
Cliquez sur + Ajouter une catégorie et attribuez un nom unique à votre nouvelle catégorie de dépenses.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer la catégorie.
⚠️ Important : si vous supprimez ou modifiez une catégorie, cela affectera toutes les dépenses attribuées à cette catégorie.
Mes dépenses
Soumettre une note de frais
Dans le menu de la barre latérale gauche, accédez à Dépenses > Mes dépenses.
Cliquez sur Nouvelle dépense et remplissez les champs.
Cliquez sur Ajouter une dépense pour transmettre votre note. Une notification automatique sera envoyée à votre approbateur.
Lorsque vous soumettez une nouvelle note de frais, vous devrez remplir plusieurs champs :
Fournisseur : le nom de l’entreprise ou de la personne que vous avez payée (par exemple, un restaurant, une société de transport).
Catégorie : sélectionnez la catégorie qui correspond le mieux à votre dépense. Les catégories peuvent être configurées par l’administrateur.
Date d’achat : la date à laquelle la dépense a eu lieu.
Montant total : le montant total de la dépense.
TVA incluse : la valeur absolue de la taxe.
Paiement remboursable : cochez cette case si vous vous attendez à être remboursé pour cette dépense.
Description : utilisez cet espace pour toute information supplémentaire.
Pièce jointe : joignez le reçu ou la facture correspondant à la note de frais.
Comprendre le processus d’approbation
La section Approbateurs indique la personne chargée de valider vos demandes. Lorsque vous soumettez une note de frais, une notification est envoyée à votre approbateur (qui peut être votre administrateur ou votre responsable, par exemple). Votre approbateur peut ensuite valider ou rejeter la note, ou marquer la dépense comme remboursée.
En tant qu’administrateur, pourquoi ne puis-je pas marquer une dépense comme remboursée ?
En tant qu’administrateur, pourquoi ne puis-je pas marquer une dépense comme remboursée ?
Il est possible que vous ne puissiez pas marquer une dépense comme remboursée si le processus d’approbation en deux étapes est activé pour les dépenses. Dans ce cas, votre dépense n’a probablement passé que la première étape d’approbation, tandis que la seconde est toujours en attente. Tant que les deux étapes ne sont pas terminées, le système ne vous permettra pas de marquer la dépense comme remboursée. Pour résoudre ce problème, vérifiez les paramètres de votre processus de validation et l’état d’approbation actuel de la demande.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Créer des processus de validation.
Toutes les dépenses
L’onglet Toutes les dépenses fournit un emplacement central où les administrateurs et les responsables peuvent consulter toutes les notes de frais soumises par leur équipe. L’accès à cet onglet est déterminé par votre niveau d’accès utilisateur.
📌 Remarque : pour en savoir plus, consultez Rôles d’utilisateur et niveaux d’accès.
Exporter les dépenses
Vous pouvez utiliser les filtres pour affiner la liste des dépenses avant de les exporter. Les dépenses seront exportées sous forme de fichier CSV téléchargé sur votre ordinateur. Vous pourrez ensuite ouvrir ce fichier à l’aide d’un tableur comme Excel.
