Deux espaces distincts coexistent pour les documents : Documents de l’entreprise et Documents des employés. Il est important de comprendre la différence pour organiser vos fichiers de manière efficace et d’établir les accès appropriés.
Documents de l’entreprise : cet espace est conçu pour stocker les documents qui s’appliquent à l’ensemble de l’entreprise, ou à des groupes spécifiques, comme les politiques, les directives ou les fichiers de conformité.
Documents des employés : cet espace est conçu pour stocker les fichiers personnels relatifs à des employés individuels, comme les contrats, les certificats ou les évaluations de performance.
Bonnes pratiques
La catégorie Documents de l’entreprise est idéale pour les fichiers qui doivent être accessibles à l’échelle de l’entreprise, ou par des équipes spécifiques. Exemples :
Politiques et procédures : manuel de l’employé, code de conduite, politiques d’utilisation des ressources informatiques.
Documents de conformité : réglementations en matière de santé et de sécurité, RGPD et autres directives juridiques.
Modèles et formulaires : formulaires de frais, modèles de demande de congé, listes de contrôle d’intégration.
Annonces et directives : annonces de l’entreprise, bulletins internes, supports de formation.
Ces documents garantissent la cohérence, centralisent les informations importantes et permettent aux employés d’accéder facilement aux versions à jour.
Créer un dossier
Accédez à Paramètres → RH (Manage) → Données de l’entreprise → Documents, puis cliquez sur + Ajouter un dossier.
Attribuez un nom descriptif au dossier, puis choisissez une icône. Il n’est pas obligatoire d’ajouter une description. Cliquez sur Ajouter et continuer pour poursuivre.
Ajustez et réorganisez les champs selon vos besoins. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Étape suivante.
Choisissez le niveau d’accès approprié pour les utilisateurs, puis personnalisez la façon dont le dossier sera affiché, y compris les options des colonnes du tableau. Cliquez sur Sauvegarder la configuration pour finaliser la préparation du dossier. Votre nouveau dossier est prêtre à l’emploi.
Importer un document dans un dossier
Une fois le dossier créé, vous pouvez commencer à importer des documents.
Accédez à Entreprise → Documents, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez ajouter le document.
Cliquez sur + Ajouter → Document unique ou Téléchargement en masse.
Document unique
Lorsque vous lancez le processus pour ajouter un document, un menu apparaîtra sur le côté droit de votre écran.
Sélectionnez le document de votre choix.
(Facultatif) Ajoutez une description pour expliquer le contexte ou fournir plus de détails sur le document.
Ensuite, remplissez les champs personnalisés restants pour le dossier désigné.
Cliquez sur Ajouter un document pour finaliser l’importation.
Téléchargement en masse
Lorsque vous lancez le processus pour ajouter un document, un menu apparaîtra sur le côté droit de votre écran.
Sélectionnez le document de votre choix.
(Facultatif) Séparer les pages en documents distincts
Activez cette option si vous importez plusieurs documents enregistrés dans un même fichier. Cette fonctionnalité séparera automatiquement chaque page pour les importer en tant qu’éléments distincts.
Cliquez sur Importer les fichiers pour poursuivre.
Il vous sera demandé d’examiner chaque document et d’ajouter des informations.
Utilisez les flèches (< et >) pour examiner le contenu de chaque document.
Utilisez le bouton de contrôle du zoom (ou - et +) pour ajuster la taille d’affichage d’un document.
(Facultatif) Si vous ne souhaitez pas ajouter de description, sélectionnez Ne pas remplir de champs pour cet élément.
(Facultatif) Ajoutez une description du fichier.
Cliquez sur Importer et continuer pour enregistrer les détails et passer au fichier suivant.
Pour annuler l’importation (facultatif), cliquez sur le bouton Annuler l’importation en haut à droite.
Après avoir terminé le processus pour tous les documents, vous verrez un récapitulatif des documents importés avec le statutcorrespondant (réussite, échec ou annulation). Cliquez sur Terminer en bas pour achever le processus.
Signification des statuts
Signification des statuts
Réussite
Le document a bien été importé sur le serveur et ajouté au dossier de documents désigné.
Échec
Une erreur s’est produite pendant le processus de transfert du document. Cela signifie généralement que le document n’a pas pu être envoyé au serveur (par exemple, en raison d’une interruption de la connexion Internet).
Annulation
Ce statut apparaît lorsque le document n’est pas finalisé ou disponible. Il peut se produire dans deux situations :Action de l’utilisateur : le téléchargement a été annulé manuellement par l’utilisateur (par exemple, en cliquant sur l’icône de corbeille à côté du nom du document) lors de la saisie des détails.
Accès restreint : le document n’est plus accessible car il a été supprimé du dossier de documents ou les autorisations d’accès de l’utilisateur ont changé.
📌 Remarque : Si vous n’êtes ni administrateur ni propriétaire du compte, vous ne pouvez pas vérifier si le document a été supprimé ou si votre accès a été restreint.
Les administrateurs et les propriétaires conservent toujours l’accès à leurs documents. Pour eux, ce statut indique donc que le document a été supprimé.
Afficher les documents importés
Vos employés peuvent accéder aux documents importés via Employé → Documents. La visibilité de chaque document dépend du niveau d’accès défini pour le dossier lors de sa création (voir Créer un dossier).
Paramètres
Ouvrez un dossier en accédant à Paramètres → HR (Manage) → Données de l’entreprise → Documents. Vous pouvez alors effectuer les actions suivantes :
Champs
Ajouter un nouveau champ
Réorganiser les champs
Modifier les noms des champs
Définir des champs comme obligatoires
Dupliquer un champ
Archiver un champ
Documents
Afficher tous les documents importés dans le dossier
Importer un nouveau document
Modifier un document
Télécharger des documents sous forme de fichier ZIP
Exporter vers votre ordinateur une liste au format CSV de tous les documents du dossier
Copier un document dans un autre dossier
Supprimer un document
Options et accès
Cette section permet de personnaliser les possibilités des employés qui affichent ou interagissent avec les documents dans le dossier.Commentaires : active ou désactive la possibilité pour les utilisateurs d’ajouter des commentaires sur les documents.
Accès / Niveaux d’accès personnalisés : détermine qui peut visualiser et modifier les fichiers en fonction de rôles prédéfinis, et de créer des niveaux d’accès personnalisés.
Affichage et colonnes des tableaux : permet d’ajuster la mise en page du dossier et les colonnes de données visibles.
Gérer
permet de modifier le nom, la description et l’icône, ou d’archiver le dossier.
