Met een formuliertemplate zet je een gestructureerd, herhaalbaar format op voor het verzamelen van feedback van werknemers.
Met een goed ingestelde template zorg je voor consistente gegevensverzameling, bespaar je HR-teams en managers kostbare tijd en wordt feedback makkelijker doorheen de tijd te volgen en te analyseren.
Dit artikel loodst je door het kiezen van het juiste evaluatieformat, het structureren van je vragen en het beheren van de toegang tot templates.
Een nieuwe formuliertemplate starten
Formuliertemplates worden beheerd en opgeslagen in je dashboard voor prestatiecampagnes.
1. Ga in het linkernavigatiemenu naar Prestaties > Workflows > Formuliertemplates.
2. Klik op Nieuwe template maken.
3. Selecteer het evaluatieformat dat het beste past bij het doel van je bedrijf.
📌 Opmerking: Zodra een template is opgeslagen, kun je dit niet meer wijzigen. Zorg dat je de juiste opzet selecteert voor jouw gebruik. Als je per ongeluk het verkeerde format kiest, moet je een nieuwe template vanaf nul maken.
Beschikbare reviewformats
Je kunt kiezen uit vijf verschillende structurele formats:
1-op-1-review: Een directe evaluatie tussen een werknemer en diens manager.
Voorbeelden: Jaarlijkse reviews, tussentijdse check-ins en afstemming over professionele ontwikkeling.
Privéreview: Een zeer vertrouwelijke evaluatie die uitsluitend toegankelijk is voor aangewezen managers en administrators.
Voorbeeld: Interne notities binnen het bedrijf verzamelen ter voorbereiding op jaarlijkse talentkalibratiereviews.
360°-review: Een evaluatie vanuit meerdere bronnen die input verzamelt van verschillende stakeholders, zoals managers, collega's en ondergeschikten.
Doel: Verzamelt uiteenlopende feedback voor een uitgebreide, evenwichtige beoordeling.
Geautomatiseerde 1-op-1-review: Een directe review tussen manager en werknemer die automatisch wordt gestart op basis van een mijlpaal.
Voorbeeld: Een beoordeling aan het einde van de proeftijd, die precies 30 dagen na de startdatum van een werknemer wordt ingepland.
Enquête: Een interne vragenlijst die naar een bredere groep werknemers wordt gestuurd.
Doel: Meet de betrokkenheid binnen het bedrijf, verzamelt feedback over de bedrijfscultuur of peilt naar meningen in het hele bedrijf.
Je formuliertemplate structureren
Nadat je het basisformat hebt gekozen, kun je de titel van de template afronden, de zichtbaarheid instellen (openbaar of privé) en beginnen met het maken van aangepaste secties.
Aanpasbare vraagtypen
Pas je templates aan door verschillende interactieve veldtypen toe te voegen en te configureren:
Open antwoord: Maakt antwoorden in vrije tekst mogelijk, ideaal voor kwalitatieve meningen, zelfreflecties of gedetailleerde gedragsvoorbeelden.
Schaal: Maakt kwantitatieve evaluatie mogelijk met behulp van een numerieke of beschrijvende schaal (bijv. het scoren van een competentie van 1 tot 10).
Keuzes: Biedt vooraf gedefinieerde antwoordselecties met single-choice of multiple-choice.
Tabel: Hiermee kunnen respondenten meerdere criteria tegelijk beoordelen met behulp van gestructureerde rijen en kolommen.
Technische limieten voor vraagtypen
Houd bij het maken van je formulier de templates duidelijk en overzichtelijk voor respondenten. Het systeem hanteert specifieke limieten voor de grootte en reikwijdte van sommige vraagstructuren:
Schaal: Elke sectie moet minstens 1 schaalvraag bevatten, maar er is geen technische bovenlimiet.
Keuzes: Er zijn geen technische limieten aan het aantal single-choice of multiple-choice opties dat je kunt aanbieden.
Tabellen:
Tekstkolommen: Je kunt maximaal 4 tekstkolommen per tabel toevoegen.
Kolommen met selectievakjes Je kunt maximaal 6 selectievakjeskolommen per tabel toevoegen.
Rijen: Er is geen technische limiet voor het aantal rijen dat je in een enkele tabel kunt maken.
Slimme modules
Slimme modules zijn vragen voor eenmalig gebruik die standaard zijn ingebouwd om specifieke HR-processen te ondersteunen:
Review van doelen: Haalt doelen op die tijdens de vorige prestatieperiode zijn ingesteld en evalueert deze.
Toekomstige doelen definiëren: Stelt nieuwe doelen voor de komende prestatieperiode vast en volgt deze op.
Competenties evalueren: Meet kerncompetenties en competentieniveaus.
Trainingsbehoeften: Verzamelt komende verzoeken voor professionele ontwikkeling en training.
Evaluatie van eerdere trainingen: Verzamelt gestructureerde feedback over afgeronde trainingssessies.
📌 Opmerking: Slimme modules worden tijdelijk niet ondersteund tijdens de huidige bètafase van deze functie. Als deze modules aan een template worden toegevoegd, worden ze automatisch overgeslagen en verschijnen ze niet in de uiteindelijke live review.
Templates bewerken en organiseren
Je kunt de inhoud van je vragenlijst verfijnen en de volgorde ervan op elk gewenst moment aanpassen voordat je deze in een actieve prestatiecampagne gebruikt.
Tekst en instellingen aanpassen
1. Navigeer naar Prestaties > Workflows > Formuliertemplates
2. Klik op het icoon met de drie puntjes (...) naast de gekozen template en selecteer Bewerken.
3. Gebruik het linkernavigatiemenu om op een vraagtitel te klikken en de specifieke parameters, tekst of instellingen bij te werken.
4. Klik rechtsboven op Template bijwerken om je wijzigingen op te slaan.
Vragen herordenen
1. Open je template in de bewerkingsmodule.
2. Zoek de greep met zes puntjes (twee rijen puntjes boven elkaar) aan de linkerkant van een vraagblok.
3. Klik op het vraagblok en sleep het omhoog of omlaag om de gewenste volgorde aan te passen.
Templates dupliceren en delen
Bespaar tijd bij het configureren door succesvolle vragenlijststructuren te klonen of exacte bewerkingsrechten te beheren.
Een template dupliceren
Als je kleine aanpassingen voor een specifieke afdeling moet maken zonder vanaf nul te beginnen:
1. Navigeer naar Prestaties > Workflows > Formuliertemplates
2. Klik op het icoon met de drie puntjes (...) naast de template en selecteer Kopiëren.
3. Er wordt een volledig nieuw concept gemaakt met exact dezelfde indeling, klaar om afzonderlijk te personaliseren.
Toegang tot privétemplates beheren
Om een privétemplate met specifieke collega's te delen:
1. Navigeer naar je lijst met Formuliertemplates
2. Klik op het pictogram met de drie puntjes (...) naast de privétemplate en selecteer Toegang bijwerken.
3. Klik in het zijpaneel dat aan de rechterkant verschijnt op + Toegang verlenen.
4. Typ de naam van je teamgenoot, selecteer deze persoon in de lijst en klik op Versturen. Deze personen kunnen de template nu bekijken en gebruiken in hun campagnes.
📌 Opmerking: Standaard worden alle nieuw gemaakte templates ingesteld als openbaar. Je kunt een template tijdens de initiële configuratie of later in je dashboard op privé zetten.
Voorbeeld
Een template voor de tussentijdse check-in standaardiseren
Een HR-manager wil het tussentijdse beoordelingsproces voor zowel de afdeling Engineering als Design op elkaar afstemmen.
Deze persoon maakt een basistemplate met het 1-op-1-reviewformat en voegt standaardvragen met Open antwoord toe over recente uitdagingen, naast een 1-5-
schaalvraag over projectuitvoering.
Om het voor de verschillende teams aan te passen, gebruiken ze simpelweg de functie Kopiëren om het basisconcept te dupliceren.
De HR-manager voegt specifieke technische statistieken toe aan de Engineering-variant, wijzigt de titel en slaat beide templates op. Zo blijven de kerngegevens van het bedrijf consistent, terwijl er ruimte blijft voor nuances per afdeling.