Je kunt eenvoudig meerdere medewerkers tegelijk aan Tellent HR toevoegen met behulp van een .csv- of .xlsx-bestand. Dit maakt het sneller en eenvoudiger om een grote groep nieuwe medewerkers aan te boorden.
Hoe het werkt:
Upload je spreadsheet met de door jou gewenste kolomkoppen en koppel ze aan de profielvelden van medewerkers in Tellent HR.
Onze importer leest datums, selectievakjes en velden met enkelvoudige en meervoudige keuzes. Of je nu een „T-shirtmaat“ of een „Certificatiedatum“ toevoegt, alles komt op de juiste plek terecht.
Voordat je opslaat, controleert het systeem je bestand op fouten en laat het zien welke rijen moeten worden gecorrigeerd.
Bereid je bestand voor
Je kunt je eigen spreadsheet uploaden of ons voorbeeld sjabloon downloaden. Zorg er alleen voor dat je bestand de extensie .csv of .xlsx heeft en kleiner is dan 15 MB.
Ga naar Instellingen > Organisatie > Teamleden > Bestand importeren.
Klik op Downloaden naast Vul een leeg sjabloon in om het vooraf geformatteerde bestand op je apparaat op te slaan.
Open het gedownloade sjabloon in een spreadsheetprogramma (bijv. Excel, Google Sheets) en voer de gegevens van je medewerkers in.
Als je aangepaste velden hebt ingesteld in Tellent HR, zoals T-shirtmaten of dieetwensen, kun je die kolommen gewoon toevoegen aan je spreadsheet.
Hoe je je bestand formatteert
Je hoeft de kolomkoppen van je spreadsheet niet te hernoemen om ze te laten overeenkomen met de specifieke veldnamen in Tellent HR. Je kunt ze tijdens het uploaden rechtstreeks koppelen.
Zorg er wel voor dat de informatie in je kolommen correct is geformatteerd om ervoor te zorgen dat je upload soepel verloopt.
Let op: Zorg ervoor dat elke medewerker een eigen individuele rij in het bestand heeft. De volgende velden zijn voor iedereen verplicht: Voornaam, Achternaam, E-mail en Startdatum dienstverband.
Tekst op één regel (bijv. adres):
Hoe te formatteren: Je kunt hier elke gewenste tekst invoeren. Er worden tijdens de import geen opmaakcontroles uitgevoerd.
Tekst op meerdere regels (bijv. notities):
Hoe te formatteren: Je kunt hier elke gewenste tekst invoeren. Er worden tijdens de import geen opmaakcontroles uitgevoerd.
URL (bijv. portfoliolinks):
Hoe te formatteren: Typ het webadres zoals je dat gewoonlijk doet. Het systeem controleert niet of de link werkt.
Nummer (bijv. salaris):
Hoe te formatteren: Voer alleen getallen in. Voeg geen valutatekens of letters toe. Gebruik een punt voor eventuele decimalen (bijvoorbeeld: 42.5).
Datum (bijv. geboortedatums):
Hoe te formatteren: Gebruik dit formaat:
JJJJ-MM-DD(bijvoorbeeld:2026-01-31). Als je Excel gebruikt, zijn datums die in Excel zijn geformatteerd ook prima.
Datumbereik (bijv. start- en einddatums van een contract):
Hoe te formatteren: Schrijf beide datums in één cel, gescheiden door een komma, zoals dit:
2026-01-01,2026-12-31.Als je een .csv-bestand gebruikt: Zorg dat je de hele cel tussen dubbele aanhalingstekens zet (zoals
"2026-01-01,2026-12-31"), zodat deze bij elkaar blijft in je spreadsheet.
Selectievakje (bijv. „Heeft laptop van de zaak“):
Hoe te formatteren: Voer
trueoffalsein (alles in kleine letters). Normale Excel-selectievakjes werken ook. Vermijd het gebruik van „Ja“, „Nee“ of „X“.
Enkelvoudige selectie (bijv. T-shirtmaat):
Hoe te formatteren: Typ de exacte optie. Zorg ervoor dat de spelling en het hoofdlettergebruik overeenkomen met wat er in Tellent HR wordt gebruikt (bijvoorbeeld: als de optie Medium is, schrijf dan Medium en niet medium).
Meervoudige selectie (bijv. gesproken talen):
Hoe te formatteren: Dit hangt af van je bestandstype:
Scheid je opties bij een .csv-bestand met een puntkomma (bijv.
English;German;French).Scheid je opties bij een .xlsx-bestand met een komma (bijv.
English,German,French).
Elke invoer moet exact overeenkomen met de opties in Tellent HR.
Medewerker (bijv. het toewijzen van een onboardingbuddy of mentor):
Niet ondersteund. Laat deze kolom weg uit je spreadsheet. Je kunt deze relaties later in Tellent HR toewijzen nadat je je gegevens hebt geïmporteerd.
Let op: Als een cel in je spreadsheet leeg is, slaat de importer deze over en blijft dat profielveld leeg.
Upload je bestand
Zodra je spreadsheet is geformatteerd en opgeslagen, kun je deze importeren in Tellent HR.
Om je bestand te uploaden en te koppelen:
1. Ga naar Instellingen > Organisatie > Teamleden > Bestand importeren.
2. Sleep je bestand naar het uploadgebied, of klik op Bestand uploaden om het bestand handmatig vanaf je computer te selecteren.
3. Toegang instellen en rollen toewijzen: Kies de rol voor elke medewerker.
Bijvoorbeeld:
Recruitee: Selecteer Medewerker als de standaardrol voor nieuwe teamleden.
Optioneel: Als je wilt dat elk teamlid een uitnodigingsmail ontvangt om toegang te krijgen tot het platform, vink dan het vakje Maak Tellent-login aan en stuur een uitnodigingsmail aan. Hiermee worden de instelinstructies naar het e-mailadres van elke medewerker gestuurd.
4. Koppel je gegevensvelden: Op het volgende scherm zie je aan de linkerkant de kolomkoppen van je spreadsheet en aan de rechterkant de profielvelden in Tellent HR.
Gebruik de dropdowns om elke spreadsheetkolom te koppelen aan het bijbehorende Tellent HR-veld.
5. Valideer de gegevens: Zodra je je gegevens hebt gekoppeld, zoekt het systeem automatisch naar eventuele fouten in je bestand.
Als er problemen zijn, zie je een samenvatting van de rijen die moeten worden gecorrigeerd. Neem even de tijd om deze feedback te bekijken, voer de nodige wijzigingen door in je spreadsheet en upload deze vervolgens opnieuw.
6. Voltooi de import: Zodra de validatie is voltooid, zie je een importsamenvatting.
Klik op Klaar om het proces af te ronden. Je medewerkers zijn nu geïmporteerd in het systeem.