Met de functie Teamgenoten importeren kun je snel meerdere werknemers tegelijk toevoegen aan het systeem via een .csv- of .xlsx-bestand. Dit maakt het onboarden van een groot team een stuk efficiënter. Volg de onderstaande stappen om je personeelsgegevens succesvol te importeren.
Stap 1: Het importbestand voorbereiden
Download de template
Begin met het downloaden van de lege template die door het systeem wordt aangeboden. Deze bevat vooraf ingestelde kolommen voor alle noodzakelijke personeelsgegevens, zodat je bestand aan de systeemeisen voldoet.Ga naar het gedeelte Bestanden importeren en klik op Downloaden onder "Vul een lege template in."
Vul de gegevens van de medewerkers in
Open de gedownloade template in een spreadsheetprogramma (zoals Excel of Google Sheets) en vul de gegevens in voor elke werknemer:Elke rij staat voor één werknemer: Zorg ervoor dat iedere werknemer een eigen rij heeft.
Verplichte velden: Vul velden zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Startdatum dienstverband correct in.
Gegevensformaat: Gebruik het juiste formaat voor velden zoals aangegeven in de template zoals datums (bijv. DD-MM-JJJJ).
Sla je bestand op
Sla het bestand op als .csv- of .xlsx-bestand. Deze bestandsindelingen worden ondersteund. Zorg dat de bestandsgrootte niet groter is dan 15 MB.
Stap 2: Het bestand uploaden
Ga naar de pagina voor het importeren van bestanden
Navigeer naar het gedeelte Bestanden importeren op het admin dashboard.
Upload het bestand
Sleep het bestand naar het uploadgebied of
Klik op Bestand uploaden om het handmatig vanaf je computer te selecteren.
Na het uploaden begint het systeem automatisch met het verwerken van het bestand.
Stap 3: Toegang en rollen toewijzen
Na het uploaden wijs je de juiste rollen toe aan de geïmporteerde werknemers:
Stel toegang en rollen in
Kies een rol voor elke werknemer. Bijvoorbeeld:Recruitee: Selecteer Werknemer als standaardrol voor nieuwe teamgenoten.
Optioneel: Uitnodigingen versturen
Wil je dat elke teamgenoot een uitnodiging ontvangt om toegang te krijgen tot het platform? Vink dan de optie Tellent-login aanmaken en uitnodigingsmail versturen aan. Elke werknemer ontvangt dan een e-mail met instructies om een account aan te maken.Klik op Doorgaan om verder te gaan.
Stap 4: Gegevensvelden koppelen
Het systeem koppelt automatisch de kolommen uit je bestand aan de juiste velden in het systeem. Zo wordt alle data correct geplaatst.
Controleer de koppelingen
Vergelijk de kolommen uit je bestand met de systeemvelden. Bijvoorbeeld:E-mailadres in je bestand moet gekoppeld zijn aan e-mailadres in het systeem.
Startdatum dienstverband moet overeenkomen met het veld Startdatum dienstverband.
Pas aan indien nodig
Zijn er velden verkeerd gekoppeld? Gebruik dan de keuzemenu’s om de juiste koppeling handmatig te maken.Klik op Doorgaan om de koppelingen te bevestigen.
Stap 5: Gegevens valideren
Na het koppelen van de velden valideert het systeem de gegevens om te controleren op fouten.
Overzicht van de validatie
Verwerkte records: Totaal aantal gecontroleerde records.
Correct verwerkte records: Geeft aan hoeveel records foutloos zijn verwerkt.
Records met fouten: Toont alle rijen waarin gegevens ontbreken of verkeerd zijn opgemaakt.
Bekijk de validatieresultaten
Als de validatie is geslaagd, verschijnt een melding dat alle records correct zijn verwerkt (bijv. “21 records succesvol verwerkt met 0 fouten”).
Corrigeer eventuele fouten
Zijn er fouten? Bekijk dan de feedback, pas je bestand aan en upload het opnieuw.Klik op Doorgaan om verder te gaan als er geen fouten meer zijn.
Stap 6: Importoverzicht
Zodra de validatie voltooid is, verschijnt er een overzicht van de import.
Bekijk het importoverzicht
Je ziet per werknemer de naam, status (bijv. uitgenodigd of niet uitgenodigd) en toegewezen rol. Hiermee kun je controleren of alle werknemers correct en volledig zijn toegevoegd.
Rond de import af
Klik op Gereed om het proces af te ronden. Je werknemers zijn nu succesvol geïmporteerd in het systeem.
Tips en probleemoplossing
Bestandsformaat: Zorg ervoor dat je bestand is opgeslagen als .csv of .xlsx. Andere formaten worden niet geaccepteerd.
Bestandsgrootte: Het bestand mag niet groter zijn dan 15 MB. Voor grotere datasets kun je het bestand opsplitsen.
Validatiefouten: Controleer of de verplichte velden zijn ingevuld en of de opmaak klopt. De validatiefeedback geeft aan waar eventuele fouten zitten.
Door deze stappen te volgen, kun je efficiënt werknemers importeren, tijd besparen en zorgen voor consistente gegevens binnen je team.