De DocuSign-integratie inschakelen
Om velden voor e-handtekeningen te gebruiken, moet de DocuSign-integratie geactiveerd zijn.
Om de integratie in te schakelen, ga je naar de aangegeven locatie en klik je op de gewenste optie in de sectie. In de Apps-weergave klik je op de gewenste tegel; er verschijnt een pop-up met een knop waarmee je de DocuSign-integratie voor het hele bedrijf kunt activeren.
Een veld voor e-handtekening toevoegen aan de map werknemersdocumenten
Om een veld voor e-handtekeningen toe te voegen aan een map in de werknemersdocumenten, ga je naar Configuratie en klik je op Documenten in de sectie werknemersgegevens. Kies uit de lijst met mappen degene die je wilt aanpassen en klik op (+) Veld toevoegen. Selecteer in het dropdownmenu type, de optie E-handtekening, geef het veld een naam in Veldnaam, en bevestig door op Veld toevoegen te klikken. Je kunt slechts één e-handtekeningveld per map toevoegen.
Ondertekenaars van het document kiezen
Voordat je het document verstuurt, moet je de ondertekenaars selecteren. Ga daarvoor naar een map met een E-handtekeningenveld. Tijdens het toevoegen van het bestand kun je de ondertekenaars kiezen uit de lijst met werknemers.
Het document naar DocuSign versturen
Zodra de ondertekenaars zijn geselecteerd, kun je het document ter ondertekening via DocuSign versturen. Open de documentdetails en klik op Versturen naar DocuSign. Je wordt doorgestuurd naar DocuSign, waar je het document kunt voorbereiden met alle beschikbare functies van DocuSign. Na het versturen word je teruggeleid naar Tellent HR. De ondertekenaars ontvangen een e-mail met het verzoek om te ondertekenen.
Na het versturen duurt het een paar seconden voordat de gegevens zijn gesynchroniseerd tussen DocuSign en Tellent HR.
Om het verstuurde document in DocuSign te bekijken, klik je op de knop Bekijken in DocuSign.
Statussen
De voortgang van de ondertekening kan gevolgd worden via de documentstatus en de status van individuele handtekeningen.
Documentstatus
Niet voorbereid - Ondertekenaars zijn geselecteerd, maar het document is nog niet verzonden.
In afwachting van handtekeningen - Het document is verzonden, maar nog niet volledig ondertekend.
Geweigerd - Het document is geweigerd door minstens één ondertekenaar.
Ondertekend - Alle ondertekenaars hebben het document getekend.
Status ondertekenaar
In afwachting – De ondertekenaar heeft een e-mail ontvangen, maar nog niet ondertekend.
Geweigerd – De ondertekenaar heeft het document geweigerd.
Ondertekend – De ondertekenaar heeft het document ondertekend.
Welke gegevens wisselen Tellent HR en DocuSign uit?
Tellent HR deelt de namen en e-mailadressen van alle betrokkenen bij het ondertekeningsverzoek met DocuSign.
DocuSign deelt de status van elke ondertekeningsaanvraag per ondertekenaar met Tellent HR.