Review-workflows fungeren als herbruikbare blauwdrukken voor de prestatiereviews van je bedrijf.

In plaats van je proces iedere cyclus vanaf nul te maken, kun je een workflow één keer configureren, bijvoorbeeld voor jaarlijkse prestatiereviews, en deze onbeperkt hergebruiken voor toekomstige campagnes.

Dit artikel helpt je bij het bouwen van een review-workflow, het configureren van de verschillende stappen, het beheren van zichtbaarheidsregels en het organiseren van je workflowbibliotheek.

💡 Gebruik je nog ons vorige reviewsysteem? Bekijk onze oude reviewgidsen voor hulp met 1-op-1- en 360-reviews.

Workflows vs. campagnes begrijpen

Om het meeste uit de module Prestatie te halen, is het handig om te begrijpen hoe workflows en campagnes samenwerken:

Workflow: de structurele blauwdruk of het recept voor je beoordelingsproces. Hierin wordt vastgelegd welke stappen zijn opgenomen, wie er deelneemt, welke vragenlijsten worden ingevuld en wie zichtbaarheidsrechten heeft.
Campagne: de daadwerkelijke uitvoering van die blauwdruk. Wanneer je een campagne start, pas je een bestaande workflow toe op een specifieke tijdlijn en een gekozen groep werknemers.

Workflows maak je één keer en hergebruik je meerdere keren. Campagnes start je wanneer het tijd is om actieve reviews te beginnen.

Je workflow maken

Workflows worden gebouwd en opgeslagen binnen het tabblad Prestaties.

Toegang tot de workflowbouwer

Ga in het linkernavigatiemenu naar Prestatie > Workflows.
Klik op de knop Nieuwe workflow.

Je ziet nu de workflowbouwer met verschillende onderdelen om in te vullen.

Basisinformatie instellen

Workflow-naam: voer een beschrijvende titel in waarmee je het type review makkelijk herkent (bijv. Jaarlijkse 360-review, Driemaandelijkse Check-in).
Workflow-beschrijving: geef een duidelijke context waarin staat wanneer en waarom managers deze specifieke blauwdruk moeten kiezen.

💡 Tip: maak aparte, gespecialiseerde workflows voor verschillende evaluatietypen in plaats van één workflow te proberen te laten passen bij elk scenario binnen het bedrijf. Overweeg verschillende workflows in te stellen voor jaarlijkse reviews, feedback van collega’s of proeftijden van nieuwe werknemers.

Beoordeelde personen, supervisors en waarnemers configureren

Iedere workflow vereist een duidelijke structuur voor wie wordt geëvalueerd en wie het proces achter de schermen beheert.

Beoordeelde personen selecteren

Definieer de doelgroep of de criteria voor werknemers die onder deze specifieke workflowinstelling worden beoordeeld. Je kunt alle werknemers opnemen, of je richten op specifieke groepen en gebruikers.

Reviewsupervisors configureren

Reviewsupervisors houden toezicht op de handmatige werkzaamheden van een actieve review. Ze kunnen afzonderlijke deelnemers toevoegen of verwijderen, reviews door workflowstappen verplaatsen en afgeronde evaluaties sluiten.

Automatische supervisors: gebruikers met de systeemrollen HR en Groeps-HR treden automatisch op als reviewsupervisors en campagnebeheerders, beperkt tot hun specifieke groepsparameters. Je hoeft ze niet handmatig toe te voegen.
Managers als supervisors: vink deze optie aan om managers automatisch supervisor te maken voor de reviews van hun eigen teamgenoten. Zo kunnen ze dagelijkse aanpassingen in de planning zelf afhandelen, zonder afhankelijk te zijn van HR.
Specifieke gebruikers: voeg afzonderlijke teamgenoten op naam toe als ze toezicht moeten houden op iedere campagne die vanuit deze workflow wordt gestart, bijvoorbeeld een specifieke talentpartner of directielid.

Reviewwaarnemers instellen

Reviewwaarnemers hebben alleen-lezen toegang nodig tot reviewinhoud, maar kunnen geen operationele wijzigingen aanbrengen of planningen aanpassen. Dit is ideaal voor hogere managers, HR business partners of directieleden die zichtbaarheid nodig hebben voor talentkalibratie.

Je kunt waarnemersrechten op drie manieren toekennen:

Op rol: selecteer Managers om zichtbaarheid te geven voor ondergeschikten in lagere niveaus, of kies andere vooraf gedefinieerde rollen binnen het bedrijf.
Op gebruiker: zoek afzonderlijke personen op en wijs ze toe als ze alle gegenereerde reviewinhoud voor deze specifieke workflow moeten kunnen zien.

💡 Tip: wees heel bewust met het toevoegen van reviewwaarnemers. Transparantie binnen het bedrijf is waardevol, maar sommige werknemers kunnen zich ongemakkelijk voelen als letterlijke feedback buiten hun directe rapportagelijn wordt gedeeld. Stem deze instellingen goed af op je bedrijfscultuur.

De feedbackstap instellen

De optionele feedbackstap maakt gebruik van specifieke vragenlijsten om gestructureerde input te verzamelen uit verschillende hoeken van het bedrijf.

Om een feedbackfase te configureren:

Feedback in- of uitschakelen: zet de feedbackstap aan of uit. Als je deze uitschakelt, moet je de gespreksstap inschakelen (je hebt minstens een van de twee nodig).
Geef de stap een naam: pas de titel aan die deelnemers zien (bijv. Input van collega's, 360-feedback).
Voeg een beschrijving toe: geef instructies of context waarin je uitlegt hoe de feedback wordt gebruikt.
Kies een vragenlijst: selecteer een template uit je bibliotheek met vooraf gebouwde vragenlijsten.

📌 Opmerking: Er is geen functioneel verschil meer tussen vragenlijsttemplates voor 1-op-1-gesprekken en 360-reviews. Tijdens de huidige bètafase worden vragen die direct te maken hebben met doelen, competenties en trainingen echter automatisch overgeslagen.

Feedbackgevers selecteren

Bepaal wie schriftelijke feedback moet geven door groepen, individuele gebruikers of organisatierollen te selecteren:

Manager: de directe manager van de beoordeelde persoon.
Collega's: collega's die dezelfde directe manager delen.
Ondergeschikten: werknemers die direct worden aangestuurd door de beoordeelde persoon.
Beoordeelde persoon: de werknemer zelf, wat zorgt voor een zelfreflectiefase.
Manager N+2: de hogere manager van de beoordeelde persoon.

Zichtbaarheidsregels voor feedback

Feedbackgevers kunnen nooit de antwoorden van elkaar zien — deze regel is vast ingebouwd om vooroordelen te voorkomen en psychologische veiligheid te garanderen. Antwoorden worden pas zichtbaar voor gespreks- of handtekeningdeelnemers als dit expliciet is ingesteld in de volgende stappen.

De gespreksstap instellen

De stap Reviewgesprek biedt een gezamenlijke ruimte voor deelnemers om prestaties te bespreken, successen te beoordelen en een definitieve samenvatting vast te leggen.

📌 Opmerking: Je workflow moet minstens één interactieve kernfase bevatten. Als je de feedbackstap uitschakelt, moet je de stap Reviewgesprek inschakelen.

Een gespreksfase configureren:

Reviewgesprek in- of uitschakelen: zet de stap aan of uit.
Geef de stap een naam: pas de titel aan die deelnemers zien.
Voeg een beschrijving toe: geef instructies of context over hoe de reviewgespreksstap eruitziet.
Kies een vragenlijst: selecteer een template uit je vragenlijstenbibliotheek.

Voorbereidingsnotities inschakelen

Door de voorbereidingsfase in te schakelen, kunnen deelnemers vooraf individueel notitites maken en vragen beantwoorden voordat ze samen in gesprek gaan.

Wanneer voorbereiding gebruiken: ideaal voor uitgebreide jaarlijkse reviews waarbij beide partijen tijd nodig hebben voor diepgaande reflectie, zodat gesprekken niet gehaast verlopen.
Wanneer voorbereiding overslaan: ideaal voor lichte, regelmatige check-ins of informele contactmomenten waarbij een spontaan gesprek de voorkeur heeft.
Zichtbaarheid van voorbereiding instellen: kies of deelnemers ingediende feedback van collega’s kunnen lezen terwijl ze hun voorbereidende notities schrijven, of dat feedback verborgen blijft totdat het live gesprek plaatsvindt.

De samenvatting van het gesprek configureren

De samenvatting legt de officiële prestatiedocumentatie vast. Elke gespreksstap vereist duidelijke parameters die bepalen wie de tekst beheert:

Selecteer de notulist: kies één persoon — meestal de Manager of de Beoordeelde persoon — die het exclusieve recht heeft om de definitieve samenvattingsvragenlijst in te vullen en te bewerken.
Selecteer gespreksdeelnemers: voeg de stakeholders toe die bij het gesprek aanwezig zijn of realtime zichtbaarheid nodig hebben in de conceptsamenvatting terwijl deze wordt geschreven.
Zichtbaarheid van de samenvatting instellen: bepaal of de notulist en de deelnemers tijdens het afronden van de samenvatting kunnen terugkijken naar de feedbackantwoorden, de voorbereidingsnotities of beide.

De handtekeningstap instellen

De handtekeningstap stelt deelnemers in staat om formeel te bevestigen dat de review heeft plaatsgevonden en samen is besproken.

Handtekeningstap in- of uitschakelen: zet de stap aan of uit.
Geef de stap een naam: pas de staptitel aan die deelnemers zien (bijv. Bevestiging review, Afronding, Definitieve goedkeuring).
Voeg een beschrijving toe: geef instructies of context voor de handtekeningdeelnemers.
Wijs je handtekeningdeelnemers toe: specifieke rollen, gebruikers of groepen.
Zichtbaarheid van de handtekening instellen: kies wat de ondertekenaars mogen inzien voordat ze hun handtekening zetten. Je kunt toegang verlenen tot de volledige geschiedenis (Feedback, Voorbereiding en Samenvatting) of hun weergave strikt beperken tot een specifieke stap.

Je workflow controleren en opslaan

Voordat je de workflow opslaat, controleert de bouwer automatisch je configuratie om operationele knelpunten te voorkomen. Het systeem controleert op:

Ontbrekende verplichte velden (zoals niet-toegewezen vragenlijsten of niet-geselecteerde notulisten).
Ontbrekende deelnemers bij actieve stappen.
Structurele vereisten (zorgen dat minstens de feedback- of de gespreksstap volledig functioneel is).

Als er een probleem wordt gevonden, zie je een waarschuwing bij de exacte stap die aanpassing nodig heeft. Klik na de controle op Workflow opslaan om de blauwdruk toe te voegen aan de bibliotheek van je bedrijf.

Je workflowbibliotheek beheren

Beheer alle bestaande templates door terug te gaan naar het hoofd-dashboard Prestatie > Workflows. Vanaf hier kun je zoeken, aanmaakdatums bekijken en in één oogopslag zien welke stappen (Feedback, Gesprek, Handtekening) aan elke workflow zijn gekoppeld.

Klik op de workflow om deze te openen. Naast de knop Opslaan vind je drie puntjes waarmee je de volgende acties kunt uitvoeren:

Verwijderen: verwijder een ongewenste workflow-template.
Dupliceren: kloon een workflowstructuur. Dit is erg handig wanneer je kleine afwijkingen per afdeling wilt maken (zoals verschillende vragenlijsten voor verschillende teams) zonder dat je alles vanaf nul hoeft op te bouwen.
Als conceptcampagne gebruiken: open de campagnebouwer waarin alle instellingen van de workflow al zijn ingevuld. Details over het aanpassen van instellingen voor specifieke campagnes vind je onder Je eerste campagne starten.

⚠️ Belangrijk: Het verwijderen van een basisworkflow uit je bibliotheek heeft geen invloed op historische campagnes die hier eerder uit zijn gestart. Die actieve rondes blijven gewoon normaal doorlopen.

Voorbeeld

Het opzetten van een volledige jaarlijkse 360-reviewcyclus

Een HR-beheerder stelt een workflow "Jaarlijkse 360-review” in.

Ze schakelen Feedback in en selecteren Manager, Collega's en Beoordeelde persoon als feedbackgevers om een compleet beeld te krijgen.

Vervolgens schakelen ze de stap Reviewgesprek in, waarbij ze de Voorbereiding voor zowel de manager als de werknemer aanzetten, zodat ze de feedback van collega's vooraf kunnen bekijken. Ze wijzen de Manager aan als de enige notulist.

Tot slot voegen ze een Handtekeningstap toe die een gezamenlijke ondertekening

van zowel de werknemer als de manager vereist.

Na het opslaan blijft deze template vergrendeld en klaar voor gebruik in december, zonder dat er verdere configuratie nodig is.

FAQ

Kan ik een workflow bewerken die wordt gebruikt in actieve campagnes?

Ja, maar je wijzigingen hebben geen invloed op campagnes die al zijn gestart. Alleen nieuwe campagnes gebruiken de bijgewerkte workflow.

Kan ik dezelfde workflow gebruiken voor verschillende afdelingen?

Ja. Workflows zijn voor het hele bedrijf. Je kunt de deelnemers instellen in de workflow zelf, of op het moment dat je een campagne start door specifieke afdelingen of groepen te selecteren.

Wat gebeurt er als ik een workflow verwijder die voor oude campagnes is gebruikt?

Niets. Eerdere campagnes blijven gewoon lopen en historische gegevens blijven toegankelijk. Het verwijderen van een workflow zorgt er alleen voor dat je er geen nieuwe campagnes meer mee kunt starten.

Kan ik verschillende vragenlijsten hebben voor verschillende werknemers in dezelfde campagne?

Nee. Alle werknemers in een campagne gebruiken dezelfde vragenlijsten die in de workflow zijn gedefinieerd. Als je verschillende vragenlijsten nodig hebt, maak dan aparte workflows aan en draai aparte campagnes.

Wie kan workflows maken en bewerken?

Gebruikers met de rollen HR en Groeps-HR kunnen workflows maken en bewerken. Andere gebruikers hebben geen toegang tot de workflowbouwer, zelfs niet als ze reviewsupervisor zijn.

Kan ik workflows maken zonder al vragenlijsten te kiezen?

Nee. Je moet vragenlijsten selecteren bij het bouwen van de workflow. Je kunt echter wel veranderen welke vragenlijst wordt gebruikt op het moment dat je daadwerkelijk een campagne start vanuit de workflow.

Review-workflows maken en beheren