Met een reviewcampagne kun je reviews uitvoeren voor specifieke werknemers op basis van een workflow die je hebt gemaakt. Dit artikel helpt je bij het starten van je eerste campagne, van het selecteren van een workflow tot het starten van de reviews.
Zodra je een campagne start, ontvangen deelnemers meldingen om hun taken uit te voeren. Je kunt de voortgang volgen, herinneringen sturen en zorgen dat reviews stap voor stap blijven voortgaan.
Gebruik je nog steeds ons vorige reviewsysteem? Bekijk onze vroegere reviewhandleidingen voor hulp met 1-op-1- en 360-reviews.
Voordat je begint
Zorg ervoor dat je de volgende zaken klaar hebt staan:
Een reviewworkflow: Zorg dat je een workflow hebt gemaakt met de door jou gekozen stappen en vragenlijsten. Als je hulp nodig hebt bij het maken hiervan, kun je deze gids bekijken.
Een lijst met werknemers die je wilt opnemen: Je kunt ze afzonderlijk toevoegen, per afdeling of per locatie.
Tip: We raden aan om je eerste campagne te testen met 3 tot 5 werknemers. Zo kun je aanpassingen doen voordat je de campagne voor het hele bedrijf start.
Een campagne starten vanuit een workflow
De eenvoudigste manier om een campagne te starten is door gebruik te maken van een workflow die je al hebt gemaakt.
1. Ga naar Nieuwe Reviews > Workflows.
2. Ga naar Nieuwe Reviews > Workflows. Je kunt zoeken op naam of filteren op de opgenomen stappen, zoals feedback, gesprek of handtekening.
3. Klik in het menu met de drie puntjes van de workflow op Gebruik als campagneconcept. Hiermee wordt de campagnebouwer geopend, waarin alle workflowinstellingen al zijn ingevuld. Je kunt nog alle gewenste wijzigingen aanmaken voordat je de campagne start.
Je campagne-instellingen configureren
De campagnebouwer haalt alles uit je workflow, maar je kunt deze gegevens aanpassen voor deze specifieke campagne.
Geef je campagne een naam
Geef je campagne een duidelijke en herkenbare naam. Deze is zichtbaar voor HR en reviewsupervisors, maar niet voor werknemers
Goede namen bevatten het type review en de periode, zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen meerdere campagnes. Bijvoorbeeld:
'Jaarlijkse prestatiereviews 2026'
'Q4 tussentijds gesprek manager'
'Reviews nieuwe werknemers na 90 dagen - december 2025'
Een beschrijving toevoegen (optioneel)
Voeg notities over deze specifieke campagne toe om andere administrators te helpen het doel ervan te begrijpen. Bijvoorbeeld: Jaarlijkse reviews voor de engineeringafdeling. Gestart op 1 dec., reviews moeten uiterlijk 31 dec. klaar zijn. Gebruik van 360-feedback met manager + 3 collega's.
Beoordeelde personen selecteren
Kies welke werknemers in deze campagne worden beoordeeld.
Beoordeelde personen individueel toevoegen:
Klik op Beoordeelde persoon toevoegen en zoek werknemers op naam. Dit werkt goed voor kleine campagnes met minder dan 20 personen, specifieke handmatige groepen of testfases.
Beoordeelde personen toevoegen op basis van criteria:
Gebruik filters om meerdere personen tegelijk toe te voegen op basis van bedrijfsgroepen, zoals reviews per afdeling of cycli per locatie.
Workflowinstellingen controleren en aanpassen
De campagne neemt alle instellingen uit je workflow over, maar je kunt alles wijzigen voordat je de campagne start.
Ingeschakelde stappen controleren:
Controleer of de stappen voor feedback, gesprek (met optionele voorbereiding) en handtekening overeenkomen met wat je wilt. Je kunt hier stappen in- of uitschakelen en de naam ervan aanpassen.
Vragenlijsten controleren:
Zorg ervoor dat de juiste vragenlijsten zijn gekoppeld aan je feedback- en gespreksstappen.
Deelnemers per rol controleren:
Controleer goed wie de rol van feedbackgever, voorbereidingsdeelnemer, notulist, gespreksdeelnemer en handtekeningdeelnemer op zich neemt.
Zichtbaarheidsinstellingen bevestigen:
Bekijk wat elke deelnemer in iedere stap kan zien om privacy en transparantie te beheren.
Reviewsupervisors en personen met leestoegang controleren
Controleer wie de campagne kan beheren (supervisors) en wie alleen-lezen toegang heeft tot alle reviews.
Checklist voor de start
Controleer deze belangrijke punten voordat je op starten klikt:
✓ Beoordeelde personen zijn correct: De juiste werknemers zijn opgenomen en niemand ontbreekt.
✓ Deelnemers zijn toegewezen: Voor iedere stap zijn deelnemers geselecteerd.
✓ Vragenlijsten zijn toegewezen: voor elke stap die een vragenlijst nodig heeft, is er een geselecteerd.
✓ Zichtbaarheid is correct ingesteld: Je hebt bevestigd wie in iedere stap wat kan zien.
✓ Reviewperiode klopt: Het datumbereik waarvoor werknemers worden beoordeeld, klopt.
✓ Communicatie staat klaar: Je weet hoe je het proces aan je team gaat uitleggen.
De campagne starten
Klik op Reviews genereren zodra alles is ingesteld.
Hiermee worden de reviews direct gegenereerd. Je kunt daarna de campagne starten of indien nodig instellingen nog aanpassen.
Tip: Je kunt het starten niet ongedaan maken, maar je kunt na de start alles nog steeds beheren. Je kunt deelnemers toevoegen, beoordeelde personen verwijderen, herinneringen sturen en reviews door de stappen verplaatsen.
Teruggaan naar de conceptmodus
Als je reviews hebt gegenereerd en merkt dat er iets niet klopt, zoals verkeerde deelnemers, ontbrekende managers of onjuiste workflowconfiguraties, kun je teruggaan naar conceptmodus in plaats van alles handmatig op te lossen.
1. Klik op de campagnepagina (voordat je de campagne officieel start) op de optie om terug te gaan naar concept.
2. Breng de nodige wijzigingen aan in de workflowinstellingen.
3. Genereer de reviews opnieuw.
Belangrijk: Wanneer je teruggaat naar concept en reviews opnieuw genereert, gaan alle wijzigingen verloren die je na het genereren van de eerste versie hebt aangebracht. Dit geldt ook voor handmatige aanpassingen aan afzonderlijke reviews. Je start de generatie opnieuw met de bijgewerkte workflowinstellingen.
Gebruik de conceptmodus als de onderliggende workflowinstellingen onjuist zijn of als de meeste reviews hetzelfde probleem hebben. Als slechts een paar reviews moeten worden aangepast, is het sneller om ze handmatig te corrigeren op de actieve campagnepagina.
Wat er na de start gebeurt
Dit is wat jij en je deelnemers ervaren zodra de campagne live is.
Voor reviewsupervisors (jij)
Je ziet alle reviews op de campagnepagina, met hun huidige stap en voltooiingsstatus.
Er verschijnen groene bolletjes naast deelnemers die hun deel hebben voltooid, en je krijgt opties om herinneringen te sturen, deelnemers toe te voegen of reviews naar de volgende stap te verplaatsen.
Voor deelnemers:
Deelnemers ontvangen meldingen wanneer zij aan de beurt zijn:
Feedbackgevers krijgen een melding om hun feedbackvragenlijst in te vullen.
Deelnemers krijgen een melding wanneer de voorbereiding wordt geopend.
Notulisten krijgen een melding wanneer het tijd is om de samenvatting van het gesprek te schrijven.
Ondertekenaars krijgen een melding wanneer de review klaar is om te ondertekenen.
Reviewcyclus
Reviewcyclus:
Feedback (indien ingeschakeld): Deelnemers vullen de aan hen toegewezen vragenlijsten in.
Voorbereiding gesprek (indien ingeschakeld): Deelnemers schrijven hun antwoorden in concept.
Samenvatting gesprek: De aangewezen notulist schrijft de definitieve samenvatting.
Handtekening (indien ingeschakeld): Deelnemers ondertekenen de review om te bevestigen dat deze is afgerond.
Jij bepaalt precies wanneer je een review van de ene stap naar de volgende verplaatst.
Je campagne beheren na de start
Zodra je campagne actief is, zijn er verschillende beheeracties beschikbaar via het menu met de drie puntjes op de campagnepagina.
Campagnetitel en -beschrijvingen bewerken: Selecteer Beschrijving bewerken om namen, campagnebeschrijvingen of staptitels te wijzigen. Deze wijzigingen gelden voor alle reviews in de campagne, inclusief voltooide reviews.
Belangrijk: Wees voorzichtig met het aanbrengen van wijzigingen. Als je de betekenis van staptitels of beschrijvingen aanzienlijk wijzigt, kan dit verwarrend zijn voor deelnemers die hun reviews al hebben voltooid.
Campagneworkflow bekijken: Selecteer Campagneworkflow bekijken om een alleen-lezen versie te bekijken van de instellingen die voor deze campagne zijn gebruikt.
Beoordeelde personen toevoegen: Selecteer Beoordeelde personen toevoegen om nieuwe werknemers aan de campagne toe te voegen.
Een campagne vanaf nul opbouwen
Je kunt ook campagnes maken zonder een workflow te gebruiken.
Dit is handig voor eenmalige reviews die niet passen binnen je bestaande workflows of wanneer je met een andere workflow wilt experimenteren.
1. Ga naar Nieuwe reviews > Campagnes.
2. Klik op Nieuwe campagne.
3. Configureer alle instellingen handmatig: stappen, deelnemers, vragenlijsten en zichtbaarheid.
4. Voeg beoordeelde personen toe en start de campagne.
Tip: Als je merkt dat je dezelfde campagne meerdere keren vanaf nul maakt, maak er dan een workflow van, voor toekomstig gebruik.
Testen voor een volledige uitrol
Het draaien van een klein proefproject helpt je om je eerste campagne veilig te testen en eventuele problemen te ontdekken voordat je de campagne voor het hele bedrijf start.
Maak een testcampagne aan:
Gebruik je workflow om een testcampagne te maken.
Voeg slechts 3 tot 5 vrijwillige werknemers toe als beoordeelde personen. Door het klein te houden, zorg je ervoor dat eventuele configuratieproblemen geen impact hebben op een grote groep.
Start de campagne en doorloop het hele proces van begin tot eind.
Wat moet je testen:
Laat je testgroep elke stap afronden:
Feedback geven
Gesprekken voorbereiden (indien ingeschakeld)
Gesprekken voeren en samenvattingen schrijven
Voltooide reviews ondertekenen
Feedback verzamelen:
Vraag je testgroep na afloop van de testcampagne:
Was er iets onduidelijk?
Waren de instructies helder?
Waren de vragen in de template logisch?
Was de tijdlijn haalbaar?
Zou je iets veranderen?
Verbeteren:
Op basis van de feedback uit de test:
Bewerk je workflow om problemen op te lossen
Werk de stapbeschrijvingen bij voor meer duidelijkheid
Pas de vragenlijsten aan als de vragen verwarrend waren
Herzien je tijdlijn als deze te krap of juist te traag was
Volledige campagne starten:
Zodra je test succesvol is afgerond en je de feedback van je team hebt verwerkt, kun je met een gerust hart je volledige campagne starten.
Meerdere campagnes beheren
Je kunt meerdere campagnes tegelijkertijd uitvoeren. Gebruik deze best practices om het overzichtelijk te houden:
Geef campagnes een duidelijke naam
Gebruik beschrijvende namen zodat je de verschillende rondes later makkelijk kunt herkennen. Goede namen bevatten meestal het type review (jaarlijks, per kwartaal, 90 dagen), de doelafdeling en de specifieke periode (Q4 2025, december 2025).
Goede voorbeelden:
'Jaarlijkse engineeringreviews - 2025'
'Kwartaalcheck-ins Sales - Q4 2025'
'Reviews nieuwe werknemers na 90 dagen - december 2025'
Campagnes afzonderlijk volgen
Elke campagne werkt volledig onafhankelijk. Dit betekent dat ze volledig verschillende deelnemers, aparte planningen en unieke reviewsupervisors kunnen hebben.
Gebruik de campagnelijst om tussen campagnes te schakelen en de voortgang van iedere campagne te volgen.
Startdatums spreiden
Als je prestatiereviews voor een groot bedrijf moet uitvoeren, kun je overwegen om de startdatums over een paar weken te spreiden. Bijvoorbeeld:
Week 1: Engineering
Week 2: Sales en Marketing
Week 3: Operations en Support
Door je campagnes te spreiden, voorkom je dat je HR-team wordt overweldigd en kun je iedere campagne de aandacht geven die nodig is.
Voorbeeldscenario's
Zo starten verschillende bedrijven hun campagnes:
Jaarlijkse reviews bij een techbedrijf
Configuratie:
Gebruikt de workflow 'Jaarlijkse prestatiereview'. Voegt alle werknemers toe (150 personen). Stelt de reviewperiode in op '1 januari 2025 - 31 december 2025'.
Aanpak voor de start:
Test eerst met het HR-team (5 personen) begin november. Na een succesvolle test start de volledige campagne op 1 december. Geeft werknemers 3 weken de tijd om alle stappen voor het einde van het jaar af te ronden.
Waarom dit werkt:
De test haalt eventuele fouten eruit. Een start begin december geeft genoeg tijd om alles voor de feestdagen af te ronden.
Driemaandelijkse check-ins bij een retailbedrijf
Configuratie:
Gebruikt de workflow 'Kwartaalcheck-in'. Maakt campagnes aan per afdeling en start één afdeling per week. De reviews gaan over '1 oktober - 31 december 2025'.
Aanpak voor de start:
Week 1: Winkelmanagers (30 personen). Week 2: Salesteam (50 personen). Week 3: Kantoorpersoneel (40 personen). Elke groep heeft één week de tijd om hun check-ins af te ronden.
Waarom dit werkt:
Gespreide starts voorkomen dat het systeem wordt overbelast. HR kan zich op één groep tegelijk richten en vragen beantwoorden zodra ze opkomen.
Reviews voor nieuwe werknemers bij een non-profit
Configuratie:
Gebruikt de workflow '90-dagenreview nieuwe werknemer'. Voegt werknemers individueel toe zodra na hun eerste 90 dagen. De reviewperiode is 'Eerste 90 dagen'.
Aanpak voor de start:
Maakt gedurende het jaar kleine campagnes, telkens met 1-3 werknemers die rond dezelfde tijd zijn begonnen. Start de campagne op dag 90 van het dienstverband. Geeft één week de tijd om de review te voltooien.
Waarom dit werkt:
Continu doorlopende campagnes. Iedere nieuwe werknemer wordt op de juiste mijlpaal beoordeeld zonder te hoeven wachten op een reviewcyclus voor het hele bedrijf.
Managerfeedback bij een startup
Configuratie:
Gebruikt de workflow 'Manager 360-feedback'. Voegt alleen managers toe als beoordeelden (12 personen). De reviewperiode is 'Afgelopen 6 maanden'.
Aanpak voor de start:
Geen test nodig (kleine groep, ze hebben zich vrijwillig aangemeld). Start de campagne. Geeft ondergeschikten 2 weken om feedback in te dienen en managers daarna 1 week om deze te bekijken en te bevestigen.
Waarom dit werkt:
Kleine, betrokken groep. Managers hebben zich vrijwillig aangemeld, dus ze zijn gemotiveerd om dit af te ronden. Gerichte feedbackverzameling zonder gesprekken of ingewikkelde stappen.
Veelgestelde vragen
Kan ik de campagne nog bewerken na de start?
Kan ik de campagne nog bewerken na de start?
Ja. Je kunt campagnetitels en beschrijvingen bewerken, beoordeelde personen toevoegen, deelnemers binnen reviews beheren en reviewviewers en supervisors beheren. Klik op het menu met de drie puntjes op de campagnepagina om de beschikbare acties te bekijken. Je kunt ook de campagneworkflowinstellingen in alleen-lezen modus bekijken om je configuratie te controleren.
Wat gebeurt er als ik een fout heb gemaakt in de workflow?
Wat gebeurt er als ik een fout heb gemaakt in de workflow?
Als je de campagne nog niet hebt gestart, kun je teruggaan naar conceptmodus, de workflowinstellingen aanpassen en de reviews opnieuw genereren. Houd er rekening mee dat je bij het opnieuw genereren van reviews alle handmatige wijzigingen verliest die je na de eerste generatie in afzonderlijke reviews hebt aangebracht. Als de campagne al actief is, moet je de aanpassingen handmatig aanbrengen binnen de afzonderlijke reviews.
Kan ik dezelfde workflow meerdere keren starten?
Kan ik dezelfde workflow meerdere keren starten?
Ja. Workflows zijn herbruikbaar. Je kunt een onbeperkt aantal campagnes starten vanuit dezelfde workflow, elk met andere beoordeelde personen en aangepaste instellingen.
Moet ik werknemers informeren voordat ik de campagne start?
Moet ik werknemers informeren voordat ik de campagne start?
Het systeem verstuurt meldingen wanneer deelnemers actie moeten ondernemen, maar het is verstandig om ze vooraf te informeren. Stuur een bericht waarin je uitlegt wat eraan komt, wat er wordt verwacht en wanneer ze hun meldingen ontvangen.
Kan ik een campagne pauzeren na de start?
Kan ik een campagne pauzeren na de start?
Niet rechtstreeks. Je kunt stoppen met herinneringen sturen en het verplaatsen naar de volgende stap uitstellen, waardoor de voortgang in de praktijk wordt gepauzeerd. Deelnemers die al een melding hebben ontvangen, kunnen hun deel nog steeds voltooien.
Wat als iemand met verlof is tijdens de campagne?
Wat als iemand met verlof is tijdens de campagne?
Je kunt deze persoon vóór of na de start uit de campagne verwijderen. Als alternatief kun je het verplaatsen van hun review naar de volgende stap uitstellen totdat ze terug zijn.
Kan ik een campagne verwijderen na de start?
Kan ik een campagne verwijderen na de start?
Ja, maar hiermee verwijder je alle reviewgegevens voor die campagne permanent. Verwijder alleen testcampagnes of campagnes die per ongeluk zijn gestart.
Hoeveel campagnes kan ik tegelijkertijd draaien?
Hoeveel campagnes kan ik tegelijkertijd draaien?
Er is geen harde limiet. Draai er zoveel als je nodig hebt, maar houd rekening met de capaciteit van je team om ze te beheren en de tijd die deelnemers hebben om de beoordelingen in te vullen.