Zodra je een campagne start, is het belangrijk om de voortgang van de reviews bij te houden. Het reviewsysteem biedt visuele indicatoren, statuslabels en houdt de voortgang bij om je te helpen alles in één oogopslag te volgen.
In dit artikel lees je hoe je de status van reviews en de voortgangsindicatoren interpreteert en de reviewinterface gebruikt om grip te houden op je campagnes.
💡 Gebruik je nog steeds ons vorige reviewsysteem? Bekijk onze vroegere reviewhandleidingen voor hulp met 1-op-1- en 360-reviews.
Reviewstatussen
Iedere review doorloopt een cyclus van aanmaken tot voltooien. Als je deze statussen begrijpt, weet je precies hoe het staat met elke review.
Niet gestart
Wat dit betekent: de review is aangemaakt, maar is nog niet gestart. Deze is alleen zichtbaar voor HR en reviewsupervisors.
Wat je ziet:
Het statuslabel is “Niet gestart”
Er zijn geen stappen geopend.
Deelnemers hebben nog geen melding ontvangen.
Niemand kan al acties uitvoeren.
Wat hier gebeurt: als reviewsupervisor kun je de reviewgegevens bekijken, deelnemers bewerken en instellingen aanpassen. Zodra je klaar bent, start je de review om de eerste stap te openen.
Wanneer je dit ziet: direct nadat je een beoordeelde persoon aan een campagne hebt toegevoegd, maar voordat je de review start. Sommige bedrijven maken reviews vooraf aan en starten ze later.
Open
Wat dit betekent: de review is gestart en beschikbaar gemaakt voor deelnemers, maar nog niemand heeft deze geopend of ingevuld.
Wat je ziet:
Het statuslabel is "Open".
De eerste stap is beschikbaar voor de deelnemers.
Geen van de deelnemers is al aan hun taken begonnen.
Er worden geen voortgangsindicatoren weergegeven.
Wat hier gebeurt: Deelnemers hebben een melding ontvangen en kunnen de review openen, maar nog niemand heeft deze geopend om in te vullen. Zodra een deelnemer de review opent en begint met het invullen, bijvoorbeeld door de eerste vraag in een feedbackstap te beantwoorden, verandert de status naar “In uitvoering”.
Wanneer je dit ziet: Direct na het starten van een reviews en voordat een van de deelnemers begonnen is. Als deelnemers snel reageren, zie je deze status mogelijk maar kort.
In uitvoering
Wat dit betekent: De review is actief en ten minste één deelnemer is begonnen met invullen. Ze hoeven hun deel nog niet volledig te hebben afgerond. Alleen al beginnen met het beantwoorden van één vraag verandert de review naar deze status.
Wat je ziet:
Het statuslabel is “In uitvoering”
Er is ten minste één stap geopend.
De deelnemers kunnen hun acties voltooien
Voortgangsindicatoren tonen wie er klaar is en wie nog niet.
Wat hier gebeurt: Reviews behouden deze status terwijl ze de verschillende stappen doorlopen. De review is “in uitvoering”, ongeacht of je bij de feedback-, gesprek- of handtekeningstap bent.
Wanneer je dit ziet: Vanaf het moment dat je de review start tot het afronden van de allerlaatste stap. De meeste reviews blijven het grootste deel van de tijd in deze status.
Voltooid
Wat dit betekent: alle stappen zijn afgerond en de review is klaar.
Wat je ziet:
Het statuslabel is “Voltooid”
Alle stappen worden als voltooid weergegeven.
Overal groene vinkjes of voortgangsindicatoren
Er zijn geen openstaande acties meer nodig.
Wat hier gebeurt: de review is door alle stappen gegaan en als voltooid gemarkeerd. Dit is een van de twee statussen voor afgeronde reviews. De andere is “Geannuleerd”. Jij en de mensen met leestoegang hebben nog steeds toegang tot alle inhoud. Als er wijzigingen nodig zijn, kan een reviewsupervisor de review heropenen om terug te gaan naar een vorige stap.
Wanneer je dit ziet: nadat de review door alle stappen is gegaan en als voltooid is gemarkeerd. Dit betekent niet per se dat iedere afzonderlijke deelname is afgerond (het kan bijvoorbeeld dat nog niet iedereen heeft ondertekend). Het betekent dat de review als klaar is gemarkeerd.
Geannuleerd
Wat dit betekent: de review is als geannuleerd gemarkeerd. Deze is klaar, maar is niet voltooid door alle stappen te doorlopen.
Wat je ziet:
Het statuslabel is "Geannuleerd".
Er wordt een annuleringsreden weergegeven die uitlegt waarom de review is geannuleerd
De deelnemers kunnen niets meer invullen
Alle inhoud die voor de annulering is gemaakt, blijft bewaard
Wat hier gebeurt: Iemand heeft besloten dat deze beoordeling niet moet worden voortgezet en heeft deze geannuleerd. Bij het annuleren is een reden vereist, zodat je altijd kunt achterhalen waarom de beslissing is genomen. Alle bestaande inhoud, zoals feedback, voorbereidende notities en samenvattingen, blijft bewaard, maar er kan verder niets meer worden ingevuld. Dit is de tweede status voor afgeronde reviews, naast “Voltooid”.
Als een review per ongeluk is geannuleerd, kan een reviewsupervisor deze herstellen naar de vorige status.
Wanneer je dit ziet: wanneer een reviewsupervisor heeft besloten een review te stoppen voordat alle stappen zijn voltooid. Dit kan bijvoorbeeld als de werknemer halverwege de review het bedrijf heeft verlaten of als de review niet meer relevant is.
Status van de stappen
Binnen iedere review hebben afzonderlijke stappen ook hun eigen status. Als je deze begrijpt, zie je precies waar iedere review zich in de workflow bevindt.
Stap niet gestart
Wat dit betekent: deze stap is nog niet geopend omdat eerdere stappen nog in uitvoering zijn.
Wat je ziet:
De stap verschijnt in de lijst met stappen, maar is grijs gemaakt of gemarkeerd als aankomend.
Deelnemers hebben er geen toegang toe
Er zijn nog geen voortgangsindicatoren.
Wanneer je dit ziet: vooroor elke stap na de huidige stap. Als je bijvoorbeeld in de feedbackstap zit, worden de stappen voor het gesprek en de handtekening weergegeven als "niet gestart".
Stap in uitvoering
Wat dit betekent: deze stap is momenteel geopend en deelnemers zijn hun taken aan het uitvoeren.
Wat je ziet:
De stap is gemarkeerd of aangeduid als actief
De deelnemerslijst toont wie er klaar is en wie nog niet.
Je ziet de gedeeltelijk afgeronde reviews (bijv. 3 van de 5 feedbackgevers klaar).
Actieknoppen verschijnen voor de deelnemers.
Wanneer je dit ziet: voor de stap waarin de review zich momenteel bevindt. Er is telkens maar één stap “in uitvoering”. Reviews doorlopen de stappen opeenvolgend.
Stap voltooid
Wat dit betekent: iedereen heeft deze stap afgerond en de review is verdergegaan.
Wat je ziet:
De stap toont een afrondingsindicator (vinkje, groen label, etc.).
Alle deelnemers worden als klaar weergegeven.
De stap is vergrendeld (in bèta: je kunt niet terug).
Wanneer je dit ziet: voor elke stap die is afgerond. Zodra je naar de volgende stap gaat, wordt de vorige stap als voltooid weergegeven.
De lijstweergave van reviews
Op de campagnepagina worden alle reviews in een lijst weergegeven. Zo lees je deze lijst.
Wat je in de lijst ziet
Elke rij van een review toont meestal:
Naam en foto van de beoordeelde persoon:
de werknemer die wordt beoordeeld. Klik op de naam om de detailpagina van de review te openen.Indicator huidige stap:
toont in welke stap de review zich bevindt (Feedback, Gesprek of Handtekening) en wat de status is.Algemene reviewstatus
Een badge of label met “Niet gestart”, “In uitvoering” of “Voltooid”.Actie-indicatoren:
Iconen of knoppen die aangeven of je actie moet ondernemen (naar volgende stap verplaatsen, herinnering sturen, etc.).
Snelle assessment
Je kunt de lijst snel scannen om het volgende te vinden:
Reviews die aandacht nodig hebben:
Lage afrondingspercentages,
Deelnemers die te laat zijn
Geblokkeerde reviews die wachten op een specifieke persoon
Reviews die normaal verlopen:
De meeste deelnemers zijn klaar
Alles loopt op schema
Geen blokkades
Voltooide reviews:
Gemarkeerd als voltooid
Alle indicatoren zijn groen.
💡 Tip: sorteer of filter de lijst op status, stap of voltooiingspercentage om je te richten op de reviews die je aandacht het meest nodig hebben.
De detailpagina van de review
Wanneer je op een specifieke review klikt, zie je de detailpagina met uitgebreide informatie.
Linkerpaneel: Stappen en overzicht
Aan de linkerkant zie je:
Het reviewoverzicht
Wie er wordt beoordeeld.
De stappenlijst:
Alle stappen in de workflow met hun status:
Welke stap momenteel actief is (gemarkeerd of aangeduid als actief),
welke stappen klaar zijn (vinkjes)
Welke stappen eraan komen (grijs gemaakt of in afwachting).
Samenvatting voortgang:
Voor elke stap zie je:
Hoeveel deelnemers betrokken zijn
Hoeveel deelnemers hun deel hebben voltooid
Of er eventuele blokkades of problemen zijn.
Dit geeft je een direct beeld van de stand van zaken van de review.
Middenpaneel: gegevens van de deelnemers
In het middelste gedeelte zie je gedetailleerde informatie over de deelnemers voor iedere stap.
Wat je ziet:
Namen en rollen van deelnemers
Wie betrokken is en wat die persoon doet (feedbackgever, notulist, gespreksdeelnemer, ondertekenaar).
Voltooiingsstatus per persoon
Individuele indicatoren die tonen wie klaar is en wie niet:
(✓ Groen vinkje of bolletje = deze persoon heeft zijn deel afgerond
⏳ Zandloper-icoon = deze persoon is nog niet klaar
Beschikbare acties:
Knoppen of links om:
Deelnemers te bewerken (personen toevoegen/verwijderen),
Te bekijken wat iemand heeft voltooid
Individuele herinneringen te sturen
De notulist te wijzigen.
Voortgang op campagneniveau versus reviewniveau
Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen hoe de campagne als geheel verloopt en hoe afzonderlijke reviews verlopen.
Voortgang op campagneniveau
Bovenaan de reviewlijst in een campagne zie je een statistiekenoverzicht met de voortgang van alle reviews in die campagne.
Statusoverzicht
De statistieken tonen hoeveel reviews zich in elke status bevinden
Niet gestart: reviews die nog niet zijn gestart
Open: reviews die beschikbaar zijn voor deelnemers, maar waaraan nog niemand is begonnen
In uitvoering: reviews waaraan minimaal één deelnemer is begonnen
Voltooid: reviews die zijn afgerond
Geannuleerd: reviews die vóór voltooiing zijn geannuleerd
Details van de stappen:
Je kunt de statistieken ook uitklappen om details op stapniveau te zien.
Dit toont voor iedere stap in je workflow hoeveel reviews in die stap open of voltooid zijn, met percentages. Zo zie je snel waar reviews zich in het proces bevinden en waar knelpunten ontstaan.
💡 Tip: Gebruik de campagnestatistieken om snel de voortgang te beoordelen voordat je herinneringen stuurt of met stakeholders communiceert. Je ziet in één oogopslag hoeveel reviews aandacht nodig hebben zonder door de volledige lijst te hoeven scrollen.
Voortgang op reviewniveau
Dit toont de status van de review van één specifieke werknemer:
Statistieken die je mogelijk ziet:
"Stap 2 van 3: reviewgesprek",
“3 van de 5 feedbackgevers klaar”,
"Wachten tot manager de samenvatting schrijft".
Waar je dit ziet: op de detailpagina van de afzonderlijke review.
Wat dit je vertelt: Wat er gebeurt met deze specifieke beoordeling. Wie heeft zijn deel afgerond? Wat blokkeert de voortgang? In welke stap zitten we?
Hoe je snel reviews herkent die aandacht nodig hebben
Gebruik deze strategieën om je te richten op reviews waarvoor actie nodig is:
Let op lage voltooiingspercentages
Reviews die enkele dagen na het openen van de stap nog steeds "1 van de 5 voltooid" of "0 van de 3 voltooid" tonen, hebben waarschijnlijk aandacht nodig.
Wat je moet doen:
Controleer wie nog niet klaar is
Stuur gerichte herinneringen naar specifieke personen.
Onderzoek of er een blokkade is (onduidelijke instructies, ontbrekende toegang, enz.).
Reviews herkennen die vastlopen op één persoon
Als een review “Wachten op manager” toont of er nog maar één persoon over is, is dat je knelpunt.
Wat je moet doen:
Stuur die persoon een directe herinnering
Neem persoonlijk contact op als herinneringen niet werken.
Overweeg of je deelnemers moet wijzigen (als iemand niet beschikbaar is).
Specifieke stappen monitoren
Als veel reviews vastlopen op dezelfde stap, kan er een structureel probleem zijn.
Voorbeeld: als bij 20 reviews “0 van de 1 notulisten klaar” staat, schrijven managers geen samenvattingen.
Wat je moet doen:
Stuur een bulkherinnering voor die specifieke stap
Controleer of de instructies duidelijk zijn
Onderzoek of managers training of ondersteuning nodig hebben
Overweeg om de deadline te verlengen
Wat deelnemers zien
Deelnemers hebben een andere weergave dan supervisors. Als je weet wat zij zien, kun je hen beter begeleiden.
Voor deelnemers met openstaande acties
Wanneer iemand een stap moet voltooien, ziet die persoon:
Een actieknop
Een duidelijke knop met de tekst "Feedback geven", "Gesprek voorbereiden", "Samenvatting schrijven" of "Review ondertekenen".
Alleen hun eigen taak
Ze zien alleen hun eigen deel, niet de volledige detailweergave van de review die supervisors zien.
Voor deelnemers die hun deel hebben voltooid
Zodra iemand zijn actie heeft voltooid:
Bevestiging:
Ze zien een bevestiging dat hun deel is ingediend.
Geen actieknoppen meer:
De actieknop verdwijnt of verandert in “Voltooid”.
Beperkte zichtbaarheid:
Ze kunnen bekijken wat ze zelf hebben ingediend, maar kunnen meestal (afhankelijk van de zichtbaarheidsinstellingen) de inhoud van andere deelnemers niet zien.
Melding voor de volgende stap (indien van toepassing):
Als de deelnemer bij toekomstige stappen betrokken is, krijgt die een melding wanneer die stappen worden geopend.
Veelgestelde vragen
Kan ik iemand handmatig als voltooid markeren?
Kan ik iemand handmatig als voltooid markeren?
Nee. De voltooiing wordt bijgehouden op basis van daadwerkelijke indiening. Je kunt dit niet handmatig overschrijven. Als iemand hun deel buiten het systeem heeft voltooid, bijvoorbeeld in een document, moet die persoon het in het systeem invoeren of moet je dit in de reviewsamenvatting noteren.
Wat gebeurt er als iemand aan een taak begint, maar deze niet indient?
Wat gebeurt er als iemand aan een taak begint, maar deze niet indient?
Die persoon wordt als onvolledig weergegeven totdat die de taak indient. Als die persoon een concept heeft opgeslagen, wordt dit bewaard, maar telt het niet als voltooid. Herinner hen eraan om het in te dienen en niet alleen op te slaan.
Hoe lang blijven reviews meestal “in uitvoering”?
Hoe lang blijven reviews meestal “in uitvoering”?
Dit hangt af van je planning en workflow. Eenvoudige check-ins kunnen in een week klaar zijn. Complexe jaarlijkse reviews met meerdere stappen kunnen 3-4 weken duren. Plan je tijdlijn op basis van het aantal deelnemers en stappen.
Wat is het verschil tussen “Voltooid” en “Geannuleerd”?
Wat is het verschil tussen “Voltooid” en “Geannuleerd”?
Beide zijn statussen voor afgeronde reviews: ze geven aan dat de review beëindigd is. “Voltooid” betekent dat de review alle stappen heeft doorlopen en als klaar is gemarkeerd. “Geannuleerd” betekent dat iemand heeft besloten de review te stoppen voordat alle stappen waren afgerond. Geannuleerde reviews bevatten een reden die uitlegt waarom. In beide gevallen blijft alle inhoud die vóór het einde van de review is gemaakt, bewaard. Beide kunnen indien nodig door een reviewsupervisor opnieuw worden geopend.