Dit artikel helpt je bij het instellen van de DocuSign-integratie voor het genereren van documenten en elektronische handtekeningen. De administrator activeert de integratie op organisatieniveau en werknemers kunnen hun persoonlijke Docusign-account koppelen.
Zodra alles is ingesteld, kunnen werknemers Docusign-templates gebruiken om documenten te genereren die automatisch worden ingevuld met profielgegevens, of bestaande bestanden uploaden om te laten ondertekenen. Dit wordt beheerd via Werknemersdocumenten.
Om gebruik te maken van de volledige functionaliteit zijn zowel activatie door een administrator als het koppelen van een persoonlijk account door de werknemer vereist.
Vereisten
⚠️ Docusign-account vereist: Om gebruik te maken van deze integratie—zoals het genereren van documenten vanuit templates, het uploaden van documenten voor ondertekening of het volgen van de status van handtekeningen—heb je een actief en geldig Docusign-account nodig dat is gekoppeld aan je profiel. Dit is vereist, zelfs nadat de administrator de organisatie-integratie heeft ingeschakeld.
De Docusign-integratie inschakelen
Voordat werknemers hun persoonlijke Docusign-account kunnen koppelen, moet een administrator eerst de Docusign-integratie inschakelen voor de hele organisatie.
Het proces voor een administrator is als volgt:
Ga naar Instellingen.
Selecteer Apps.
Zoek en klik op Docusign.
Klik op de knop Integreren.
Bevestig het venster door op Accepteren en integreren te klikken
Zodra een administrator deze stap heeft voltooid, wordt de Docusign-integratie beschikbaar voor de organisatie. Echter, totdat deze activering op organisatieniveau heeft plaatsgevonden, kan geen enkele gebruiker (ook andere administrators niet) hun individuele Docusign-accounts koppelen.
📌 Belangrijke opmerking: Zodra een administrator de integratie op organisatieniveau heeft ingeschakeld, kunnen werknemers Docusign-gerelateerde opties of functies in het platform zien verschijnen.
De volledige functionaliteit—zoals documenten genereren, verzenden of ondertekenen—is echter pas beschikbaar nadat de werknemer zijn of haar persoonlijke Docusign-account heeft gekoppeld.
Docusign-account instellen door werknemers
Zodra de Docusign-integratie is ingeschakeld door een administrator, kunnen individuele werknemers hun persoonlijke Docusign-account koppelen om volledige toegang te krijgen tot de functies voor het genereren en ondertekenen van documenten.
Het proces voor een werknemer is als volgt:
Ga naar Instellingen.
Selecteer Apps.
Zoek en klik op Docusign.
Klik in het Docusign-configuratiepaneel (drawer) op de knop Account koppelen
Je wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Docusign. Log in met je Docusign-gegevens.
Docusign zal je vragen om de integratie met ons platform te autoriseren. Bekijk de rechten en klik om de koppeling toe te staan.
Je wordt automatisch teruggestuurd naar onze applicatie. Het Docusign-configuratiescherm zou nu een bevestiging moeten tonen dat je account is gekoppeld.
⚠️ Opmerking over toegang voor werknemers: Een werknemer moet schrijfrechten hebben in ten minste één aangepaste module voor werknemersdocumenten binnen het platform om zijn of haar persoonlijke Docusign-account te kunnen koppelen. Als deze rechten ontbreken, kan de werknemer het koppelproces niet starten, zelfs als de integratie op organisatieniveau is ingeschakeld.
Velden van werknemersprofielen koppelen
Zodra een werknemer zijn of haar Docusign-account heeft gekoppeld, kan hij of zij velden uit het werknemersprofiel in ons systeem koppelen aan variabelen in Docusign-documenttemplates.
Deze koppeling zorgt ervoor dat documenten die via het platform worden gegenereerd automatisch worden ingevuld met correcte en actuele gegevens uit het profiel van de werknemer. Momenteel ondersteunen we het koppelen van de volgende veldtypes vanuit Docusign: telefoon, adres, tekst en nummer.
Het proces voor het koppelen van profielvelden is als volgt:
Open het Docusign-configuratiescherm: ga naar Instellingen > Apps > Docusign.
Bekijk de beschikbare templates: in het Docusign-configuratiepaneel (drawer) zie je een lijst met Docusign-templates die beschikbaar zijn via je gekoppelde account
Klap een template uit: klik op een template in de lijst om de details te bekijken
Bekijk de ontvangers en velden: je ziet een overzicht van alle ontvangers van het document, samen met alle velden (variabelen) die vooraf kunnen worden ingevuld per ontvanger
Selecteer de profielvelden: naast elk invulbaar veld uit de Docusign-template staat een dropdownmenu. Gebruik dit menu om het bijbehorende veld uit het werknemersprofiel te selecteren (bijvoorbeeld om het Docusign-veld {{EmployeeName}} te koppelen aan Voornaam of Volledige naam).
Sla de koppeling op: Zodra alle gewenste velden zijn gekoppeld, sla je de configuratie op.
Resultaat: deze mapping wordt vervolgens gebruikt om automatisch variabelen in de Docusign-template te vullen met de meest recente gegevens uit het werknemersprofiel, telkens wanneer een document wordt gegenereerd met die template.
⚠️ Opmerking over gedeelde mappings: als meerdere werknemers binnen de organisatie toegang hebben tot dezelfde Docusign-template, wordt de ingestelde koppeling van profielvelden gedeeld. Een wijziging door één werknemer heeft dus invloed op hoe het document wordt ingevuld voor iedereen die deze template gebruikt.
💡 Tip over veldnamen: wanneer een templateveld wordt geïmporteerd vanuit Docusign, heeft het standaard vaak een naam in de vorm van “Naam + hash” (bijv. EmployeeName 3914e835-51b9-4685-a660-812bf7b4b9db). Dit kan onoverzichtelijk zijn in dropdownmenu’s. We raden aan om deze veldnamen direct in je Docusign-template-instellingen aan te passen, zodat mappings duidelijker en makkelijker te beheren worden.
⚠️ Opmerking over vooraf ingestelde ondertekenaars: Bij het aanmaken van templates in Docusign kun je de ontvangers instellen door hun e-mailadres direct in de template in te vullen. Vooraf ingestelde ondertekenaars zorgen voor veel uitzonderingen en worden daarom niet ondersteund. Velden die aan deze vooraf ingestelde ondertekenaars zijn gekoppeld worden niet weergegeven en kunnen niet worden gekoppeld aan profielvelden. Bovendien worden deze ontvangers en de velden die aan hen zijn toegewezen niet weergegeven tijdens het genereren van het document.
Voorbeeld:
Aangepaste modules configureren
Om Docusign in te schakelen voor een specifieke set werknemersdocumenten, moet een administrator een veld van het type Docusign toevoegen aan de relevante aangepaste module (documentverzameling).
Proces voor het configureren van een aangepaste module (documentverzameling)
Dit proces moet worden uitgevoerd door een administrator met rechten om aangepaste modules te beheren.
Ga naar instellingen voor werknemersgegevens: Instellingen > Werknemersgegevens > Documenten
Selecteer of maak een verzameling:
Bestaande verzameling: klik op een bestaande documentmap/verzameling waarin je Docusign wilt gebruiken
Nieuwe verzameling: klik op de optie om een nieuwe documentmap/verzameling aan te maken en geef deze een passende naam
Ga naar de velden van de verzameling: binnen de geselecteerde verzameling ga je naar de sectie waar je velden kunt definiëren
Voeg een nieuw veld toe: klik op de optie om een nieuw veld toe te voegen aan deze verzameling.
Definieer het Docusign-veld:
Veldnaam: geef het veld een duidelijke naam (bijv. "Docusign-document" of "E-handtekening").
Veldtype: selecteer Docusign uit de lijst met beschikbare veldtypes
Sla de configuratie op. Sla het nieuwe veld en de bijgewerkte instellingen van de documentverzameling op.
Resultaat
Zodra een veld van het type Docusign is toegevoegd aan een documentverzameling, kunnen gebruikers die hun persoonlijke Docusign-account hebben gekoppeld en schrijfrechten hebben voor die specifieke verzameling, Docusign-acties uitvoeren (zoals documenten genereren of bestaande documenten ter ondertekening verzenden) binnen die verzameling. De aanwezigheid van dit veld is de technische trigger die Docusign-functionaliteit beschikbaar maakt in dit deel van het platform.
⚠️ Belangrijk: de Docusign-integratie is momenteel uitsluitend ontworpen voor documentverzamelingen van werknemers en is niet beschikbaar voor gebruik met bedrijfsdocumenten.
📌 Update veldtype: eerder geconfigureerde velden met het legacy eSignature-type ondersteunen automatisch zowel documentondertekening als documentgeneratie, en zijn daarmee gelijkgetrokken met de huidige mogelijkheden van het Docusign-veldtype. Administrators hoeven de bestaande configuraties van modules niet aan te passen.
Een document voorbereiden voor gebruik met Docusign
Zodra een werknemer een gekoppeld Docusign-account heeft en schrijfrechten heeft voor een documentverzameling met een Docusign-veld, kan hij of zij binnen die verzameling documenten genereren of ter ondertekening verzenden.
Het proces voor een nieuw document is als volgt:
Open de documentverzameling: ga naar de relevante verzameling van werknemersdocumenten.
Voeg een nieuw item toe: klik op de optie om een nieuw documentitem toe te voegen.
Kies de bron van het document: het systeem vraagt je om de bron van het document te selecteren:
Bestand uploaden: kies deze optie om een bestaand document te uploaden. Je wordt vervolgens gevraagd om ondertekenaars/ontvangers te selecteren voor het e-signatureproces
Genereren: kies deze optie om een document te genereren vanuit een Docusign-template. In deze stap is geen extra configuratie nodig; de selectie van de template gebeurt in de volgende stap van de workflow.
Vul de velden van de verzameling in: alle overige velden die gekoppeld zijn aan de documentverzameling (indien van toepassing) kunnen zoals gebruikelijk worden ingevuld voordat je opslaat of doorgaat met de Docusign-actie.
⚠️ Workflowkeuze: Zodra je kiest voor Bestand uploaden of Genereren bij een documentitem, staat dat item vast in die workflow. Wil je later toch de andere methode gebruiken (bijvoorbeeld je koos uploaden maar wilt alsnog genereren vanuit een template), dan moet je een nieuw documentitem aanmaken in de verzameling.
E-handtekening-flow
Als je bij het aanmaken van het documentitem hebt gekozen voor Bestand uploaden, verloopt het verkrijgen van een e-handtekening als volgt:
Open het documentitem: ga naar het zojuist aangemaakte documentitem binnen de verzameling van werknemersdocumenten.
Start de verzending via Docusign: klik op de knop Verzenden naar Docusign.
Doorsturen naar Docusign: het geüploade bestand, samen met de geselecteerde ontvangers, wordt naar Docusign gestuurd om het ondertekenproces te starten.
De Status volgen: Een venster binnen het platform toont de status van het Docusign-proces, inclusief de status per ontvanger. Deze status wordt bijgewerkt bij elke wijziging, totdat alle partijen het document hebben ondertekend.
Een document vervangen: Zodra alle vereiste handtekeningen via Docusign zijn verzameld, wordt het originele, niet-ondertekende document automatisch vervangen door de volledig ondertekende versie
⚠️ Niet getekend/geweigerd: als een van de ontvangers weigert te ondertekenen of als het Docusign-proces om een andere reden niet wordt afgerond, stopt de volledige documentworkflow. Om verder te gaan, moet je een nieuw documentitem aanmaken in de verzameling en het proces opnieuw starten via Bestand uploaden of Genereren.
Document genereren vanuit een template
Als je bij het aanmaken van een nieuw documentitem hebt gekozen voor Genereren, volg je deze stappen om het document te genereren:
Open het documentitem: ga naar het zojuist aangemaakte documentitem binnen de verzameling van werknemersdocumenten.
Selecteer een Docusign-template: je ziet een dropdownmenu met beschikbare Docusign-templates uit je gekoppelde account. Selecteer de gewenste template.
Configureer de ontvangers: zodra je een template selecteert, toont het systeem alle ontvangers die voor die template vereist zijn.
Selectie van ontvangers: elke verplichte ontvanger moet worden geselecteerd uit de ondergeschikten van de huidige gebruiker in het systeem
Velden per ontvanger: onder elke geselecteerde ontvanger verschijnt een lijst met templatevelden.
Vul de velden in:
Automatisch invullen: als er eerder templatevelden zijn gekoppeld aan velden uit het werknemersprofiel (zie Velden van werknemersprofielen koppelen), worden deze automatisch ingevuld met de juiste gegevens uit het systeem.
Handmatig bewerken: de waarde van elk veld, of deze nu automatisch is ingevuld of niet, kan naar wens worden gecontroleerd en handmatig worden gewijzigd voordat je verdergaat.
Genereren en verzenden starten: Zodra alle ontvangers zijn geselecteerd en alle benodigde velden zijn ingevuld of gecontroleerd, klik je op Genereren Het document wordt dan aangemaakt op basis van de template en de ingevoerde gegevens en direct naar Docusign gestuurd om het ondertekenproces te starten.
Vervolg van het proces: vanaf dit punt verloopt de rest van het proces hetzelfde als in de e-handtekening-flow (stappen 4 en 5 onder e-handtekening-flow):
Een pop-up venster volgt de status van het Docusign-proces voor elke ontvanger.
Zodra alle vereiste handtekeningen zijn verzameld, vervangt het gegenereerde, volledig ondertekende document automatisch het placeholder-item in de verzameling.
Belangrijke opmerkingen
Geen bulkacties: Het systeem ondersteunt niet het in bulk genereren of in bulk ondertekenen van documenten via Docusign. Het proces moet afzonderlijk worden gestart voor elk item in de documentverzameling.
Geautomatiseerde ondertekenflow: Na het genereren van een document vanuit een template zijn er binnen het platform geen extra stappen nodig om de ondertekenworkflow te starten. Het gegenereerde document wordt direct naar Docusign verzonden en het ondertekenproces begint daar nadat alle vereiste acties zijn voltooid.
Vereiste voor template-ontvangers: Alleen Docusign-templates waarin geldige ontvangers zijn gedefinieerd, kunnen worden geselecteerd en gebruikt binnen het platform. Templates zonder gedefinieerde ontvangers kunnen niet worden gebruikt.
Bereik van ontvangers: Alleen werknemers binnen het platform kunnen worden geselecteerd als ontvangers voor Docusign-documenten. Het toevoegen van externe ontvangers die geen gebruiker zijn in het systeem wordt momenteel niet ondersteund.
Journeys en pre-onboarding: Hoewel de Docusign-functionaliteit beschikbaar is binnen Journeys, is het niet mogelijk om een Docusign-flow (genereren of e-handtekening) te starten voor een werknemer die zich momenteel in de pre-onboardingfase bevindt. Docusign-acties kunnen pas worden gestart nadat de werknemer officieel is onboarded.