Het is belangrijk om te begrijpen hoe de werktijd van je team wordt verdeeld over verschillende taken en initiatieven. Dat helpt je niet alleen om middelen beter in te zetten, maar ook om inefficiënties sneller op te sporen.
Met de functie Projecten in de module Aanwezigheid kun je geregistreerde uren eenvoudig indelen onder projectcategorieën. Zo krijg je waardevolle inzichten in waar je team precies mee bezig is en hoeveel tijd er aan bepaalde activiteiten wordt besteed.
📌 Let op: Alleen administrators kunnen projecten beheren.
Projecten aanmaken en beheren
Projecten worden direct beheerd binnen je Aanwezigheidsinstellingen. Hier kun je nieuwe categorieën aanmaken en de status van bestaande projecten beheren.
Een nieuw project aanmaken
1. Ga als administrator naar Instellingen > Aanwezigheid > Projecten.
2. Klik op Toevoegen.
3. Geef op het volgende scherm de projectnaam op.
4. Je kunt ook de status van het project selecteren:
Actieve projecten zijn zichtbaar voor werknemers wanneer ze tijd registreren.
Inactieve projecten zijn verborgen in de tijdregistratielijst, maar verschijnen nog steeds in rapporten en overzichten voor eerder geregistreerde tijd.
5. Klik op Toevoegen om het creëren van het project te bevestigen.
Een project bewerken of verwijderen
Ga als administrator naar Instellingen > Aanwezigheid > Projecten om je lijst met projecten te zien.
Klik op het project dat je wilt bewerken of verwijderen.
Je kunt:
De projectnaam wijzigen.
De projectstatus wijzigen (actief of inactief).
Het project verwijderen.
⚠️ Belangrijk: Het verwijderen van een project kan niet ongedaan worden gemaakt. Alle historische tijdsregistraties die eerder aan dat project waren toegewezen, zullen er niet langer aan gekoppeld zijn.
Tijd registreren op projecten
Werknemers kunnen hun tijd aan een project koppelen wanneer ze uren registreren, zowel live als door een eerdere tijdsregistratie toe te voegen.
Om een tijdsregistratie toe te voegen, ga je naar het dashboard en gebruik je de live tijdregistratie, of ga je naar Mijn aanwezigheid.
Klik op Tijd toevoegen op de dag waarvoor je een nieuwe registratie wil aanmaken.
In het tijdregistratievenster gebruik je het veld Project om het project te selecteren waarop de tijd betrekking heeft.
De tijdsregistratie vermeldt nu duidelijk aan welk project deze is gekoppeld.
Rapportages en overzichten
Zodra je team tijd toewijst aan projecten, kun je rapporten genereren om de gegevens te analyseren.
Basisrapportage op projectniveau
Om een snel overzicht te krijgen van de verdeling van de werktijd per project:
Ga naar Rapportages.
Selecteer het rapport Geregistreerde tijd per project.
Belangrijk: zorg ervoor dat je de juiste berekeningsmethode voor werktijd kiest (uren en minuten of dagen en halve dagen), zodat deze aansluit op hoe de tijd voor projecten is geregistreerd.
Geavanceerde gegevensexport
Voor uitgebreidere analyses kun je alle tijdregistraties exporteren naar een CSV-bestand.
Ga naar Aanwezigheid > Overzichten.
Klik op de knop Exporteren.
Selecteer Urenstaatregistraties en klik op Gegevens exporteren.
In het gegenereerde bestand vind je een speciale project-kolom, waardoor je spreadsheetsoftware kunt gebruiken voor complexe analyse van alle geregistreerde urenstateninvoeren binnen de geselecteerde periode en voor de geselecteerde personen.