Gebruik toegangsniveaus om te bepalen wat je team kan zien en doen. In deze gids laten we hoe je ze samen gebruikt om de juiste toegang voor iedereen in te stellen.
Afhankelijk van de structuur van je bedrijf kun je verschillende toegangsniveaus toewijzen aan verschillende gebruikersgroepen of individuele gebruikers.
Met toegangsniveaus kun je werknemersinformatie aanpassen en elk van de drie soorten gebruikers specifieke rechten geven om werknemersprofielen te bekijken of te bewerken.
📌 Let op: een toegangsniveau kan geen machtigingen verwijderen die door een ander toegangsniveau of de rol van een gebruiker zijn verleend.
Bijvoorbeeld, als een aangepast toegangsniveau een werknemer toegang geeft tot „Bekijken”, maar het toegangsniveau „Alle werknemers” voor diezelfde informatie „Bekijken en bewerken” toestaat, krijgt de machtiging „Bekijken en bewerken” voorrang op het aangepaste toegangsniveau.
Gebruikersgroepen
Werknemers worden onderverdeeld in twee hoofdgroepen, met een derde groep die iedereen omvat:
Werknemers zelf: toegang tot hun eigen gegevens.
Managers: Toegang voor managers en degenen die hoger in de rapportagelijn staan.
Alle werknemers: toegang voor iedereen in het bedrijf.
Typen toegangsniveaus
Er zijn drie typen toegangsniveaus:
Bekijken: de gebruiker kan de informatie alleen zien.
Bekijken en bewerken: de gebruiker kan de informatie zien en wijzigen.
Geen toegang: de gebruiker kan de informatie niet zien of wijzigen.
📌 Let op: administrators hebben standaard het recht om alle informatie te bekijken en te bewerken. Werknemers kunnen alleen hun persoonlijke gegevens bekijken en bewerken.
Aangepaste toegangsniveaus
Je kunt de toegangsniveaus van specifieke werknemers en teams nauwkeuriger beheren door aangepaste toegang toe te voegen.
Om een aangepast toegangsniveau toe te voegen:
Klik op Aangepast toegangsniveau toevoegen.
Selecteer in de zijbalk aan de rechterkant Werknemer of Teams en kies de betreffende persoon of het team.
Selecteer onder Toegangsniveau het relevante niveau voor de gebruiker of het team.
Optioneel kun je de toegang beperken tot specifieke groepen of afdelingen.
Klik op Aangepast toegangsniveau toevoegen om je selectie op te slaan. De pagina toont daarna een overzicht van het nieuwe toegangsniveau.
Categorieën voor toegangsniveaus
Toegangsniveaus zijn georganiseerd op basis van verschillende gegevenscategorieën.
Gegevens werknemersprofiel
Er zijn acht gedefinieerde categorieën voor werknemersprofielgegevens. Je vindt ze via Personen > Werknemer > Gegevens werknemersprofiel.
Professioneel: essentiële informatie over de rol van de werknemer binnen het bedrijf.
Dienstverbanddetails: gegevens van de werknemer met betrekking tot het bedrijf.
Bedrijfsstructuur: de plek van de werknemer in het bedrijf.
Persoonlijk: persoonlijke gegevens en contactinformatie.
Adres: het privéadres van de werknemer.
Salarisinformatie: gegevens voor de loonadministratie, waaronder belasting-, socialezekerheids-, verzekerings- en bankgegevens.
Contactpersoon voor noodgevallen: wie moet worden gecontacteerd in geval van een noodsituatie op het werk.
Sociale netwerken: persoonlijke contactinformatie op socialemedia-apps.
Payroll
Er zijn 2 categorieën voor payrollbeheer:
Salaris en loonstroken: toegang tot de subsecties Salaris en Loonstroken in het profiel van elke werknemer.
Payrollbeheer: toegang tot de module Payroll, inclusief de mogelijkheid om betalingscycli te beheren en salarisgegevens van werknemers te bekijken.
Rapportages
Dit toegangsniveau bepaalt de machtigingen voor de module Rapportages.
Met toegang voor Bekijken en bewerken kunnen gebruikers nieuwe rapportages en dashboards aanmaken.
Met de toegang Bekijken kunnen gebruikers bestaande rapportages bekijken, maar ze niet maken of wijzigen.
Aangepaste werknemersmodules
Elke aangepaste werknemersmodule heeft zijn eigen toegangsniveau. Wanneer je een nieuwe module maakt, wordt er automatisch een nieuwe sectie voor het toegangsniveau aangemaakt die moet worden geconfigureerd.
Er zijn vier standaard aangepaste werknemersmodules:
Activa
Toegangskaarten
Trainingen
HR-notities
Dit geldt ook voor andere gebieden, zoals werknemersdocumenten, aangepaste bedrijfsmodules en bedrijfsdocumenten.
📌 Let op: controleer en pas toegangsniveaus altijd aan nadat je een nieuwe module of map hebt aangemaakt, zodat de juiste werknemers de juiste machtigingen hebben.
Journeys
Er zijn vier categorieën:
Pre-onboarding
Onboarding
Offboarding
Journeys-beheer
De categorie Journeys-beheer bepaalt wie journey-categorieën en hun machtigingen kan beheren.
Gebruikers met de toegang Bekijken en bewerken kunnen journey-categorieën maken, archiveren of verwijderen en de toegang tot elke categorie beheren.
Er is geen alleen-lezen toegang voor journey-beheer.
Wanneer je een nieuwe journeycategorie aanmaakt, maakt het systeem automatisch een nieuw toegangsniveau aan. Je moet dit instellen om te bepalen wie het kan gebruiken.
Klokkenluiden
De categorie Klokkenluiden is standaard niet beschikbaar. Zodra je een klokkenluiderskanaal aanmaakt, wordt de nieuwe categorie aangemaakt in je instellingen voor Toegangsniveaus.
Verjaardagen en werkmijlpalen
Sommige afspraken, zoals verjaardagen en werkjubilea, zijn standaard verborgen en niet zichtbaar voor gebruikers. Om deze gebeurtenissen zichtbaar te maken, moet een administrator de instellingen voor specifieke toegangsniveaus bijwerken.
De volgende gebeurtenissen vereisen wijzigingen in de vermelde toegangsniveaus:
Verjaardagen → Profielgegevens → Persoonlijk
Werkjubileum → Profielgegevens → Dienstverbanddetails
Start dienstverband → Profielgegevens → Dienstverbanddetails
Einde proeftijd → Profielgegevens → Dienstverbanddetails
Uitdiensttreding → Profielgegevens → Dienstverbanddetails
⚠️ Belangrijk: als je dit toegangsniveau toekent, wordt de volledige sectie van het werknemersprofiel ontgrendeld, niet alleen het geselecteerde veld.
Als je een gebruiker bijvoorbeeld Bekijken-toegang geeft tot de sectie Persoonlijk, kan die gebruiker de volledige sectie in elk werknemersprofiel zien.