Er zijn twee verschillende documentruimten: Bedrijfsdocumenten en werknemersdocumenten Als je weet wat het verschil is, kun je je bestanden beter organiseren en zorgen dat iedereen de juiste toegang heeft.
Werknemersdocumenten Sla persoonlijke bestanden die betrekking hebben op individuele werknemers, zoals contracten, certificaten of functioneringsgesprekken.
Bedrijfsdocumenten Sla documenten op die van toepassing zijn op de hele organisatie of specifieke groepen, zoals beleid, richtlijnen of nalevingsbestanden.
Best practices:
Werknemersdocumenten zijn bedoeld voor persoonlijke en vertrouwelijke bestanden die aan een individuele werknemer gekoppeld zijn. Voorbeelden:
Arbeidsdossiers Contracten, overeenkomsten en aanbodbrieven.
Kwalificaties: Certificaten, licenties of bewijzen van voltooide trainingen.
Beoordelingsdossiers Reviews, evaluaties en ontwikkelingsplannen.
HR-dossiers: Persoonlijke verlofaanvragen, doktersattesten of andere HR-formulieren.
Door deze documenten op te slaan in werknemersdocumenten, waarborg je privacy, voldoe je aan de wet- en regelgeving en hebben alleen HR en bevoegde managers beveiligde toegang.
Een nieuwe map maken
Ga naar instellingen → HR (beheren) → Werknemersgegevens → Documenten en klik vervolgens op + Map toevoegen.
Voer een duidelijke naam in voor de map en kies een icoon. Het toevoegen van een beschrijving is optioneel. Klikken Toevoegen en doorgaan om verder te gaan.
Pas de velden aan en rangschik ze zoals jij wilt. Als je tevreden bent, klik je op Volgende stap.
Stel het juiste toegangsniveau in en pas aan hoe de map moet worden weergegeven, met bijvoorbeeld welke kolommen zichtbaar zijn. Klik op Configuratie opslaan om de setup van je map af te ronden. Je nieuwe map is nu klaar voor gebruik.
Velden in een map beheren
In de sectie Velden van een map kun je:
Een nieuw veld toevoegen: Voeg extra velden toe om meer informatie in de map vast te leggen.
De volgorde aanpassen: Wijzig de volgorde waarin de velden worden weergegeven.
Veldnamen bewerken: Pas de namen van velden aan zodat ze duidelijker zijn voor gebruikers.
Velden verplicht maken: Stel in of een veld verplicht of optioneel is.
Een veld dupliceren: Maak een kopie van een bestaand veld om dezelfde structuur opnieuw te gebruiken.
Een veld archiveren: Haal een veld uit actief gebruik zonder het permanent te verwijderen.
Opties en toegang beheren: Bepaal welke opties beschikbaar zijn voor een veld en wie het mag bekijken of bewerken.
Een document toevoegen aan een map
Zodra je een map hebt aangemaakt en ingesteld, kun je documenten gaan uploaden.
Ga naar Instellingen → HR (Beheren) → Werknemersgegevens → Documentenen klik vervolgens op de map waaraan je het document wilt toevoegen.
Klikken Documenten → + Item toevoegen.
Selecteer het bestand dat je wilt uploaden en klik op Document toevoegen. Het bestand wordt nu opgeslagen in de gekozen map.
Velden in een document beheren
In de sectie Documenten van een map kun je:
De documentdetails bekijken Klik op Details om meer informatie over het document te zien.
Een document vervangen of verwijderen: Klik op het potloodicoon om een nieuwe versie te uploaden of het document te verwijderen.
Een document kopiëren of verwijderen: Klik op de drie puntjes om het document naar een andere map te kopiëren of te verwijderen.
Meer documenten toevoegen: Upload indien nodig meer bestanden naar dezelfde map.
Documenten filteren: Gebruik de filters in het documentoverzicht van de map om snel specifieke bestanden te vinden.
Inhoud exporteren: Exporteer alle documenten uit de map naar een CSV-bestand, bijvoorbeeld voor gebruik in Excel.
Bestanden downloaden: Download alle documenten in de map als ZIP-bestand.
Waar kunnen werknemers de geüploade documenten bekijken?
De documenten die geüpload zijn, zijn toegankelijk voor je werknemers onder Werknemer → Documenten. De zichtbaarheid van elk document is afhankelijk van het toegangsniveau dat voor de map is ingesteld toen deze werd gemaakt, zie Een nieuwe map maken.