Wat zijn werkroosters?
Werkroosters bepalen de specifieke dagen en uren waarop werknemers worden geacht te werken. Ze vormen de basis voor het bijhouden van aanwezigheden en kunnen ook regels bevatten voor overuren en maaltijdcheques. Eén enkele werkrooster kan aan meerdere werknemers worden toegewezen, wat zorgt voor consistentie en efficiëntie binnen je organisatie.
Je kunt werkroosters aanmaken, aanpassen of verwijderen indien nodig, waardoor het gemakkelijk is om ze aan te passen aan verschillende rollen, teams of bedrijfsbehoeften.. Of je nu standaarduren instelt of het bijhouden van overuren en maaltijdcheques inschakelt: met werkroosters bepaal jij de regels, het systeem doet de rest.
Hoe je een werkrooster aanmaakt
Volg deze stappen om een werkrooster aan te maken en de beschikbare instellingen te configureren:
Beheren
Beheren
Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Werkrooster en klik op + Werkrooster toevoegen.
Voer een naam in voor je werkrooster en selecteer de eenheden die je gebruikt voor je werktijden.
Klik op Toevoegen om door te gaan met het instellen van de werkweek.
De werkweek
De werkweek
Werkurenmodus
Bij het instellen van een werkrooster kun je kiezen tussen drie verschillende modi voor werkuren. Zo kan je de werkrooster aanpassen aan de behoeften van je werknemers.
Rooster: Bepaal de vaste werkdagen, werktijden en pauzes van je werknemers.
Wordt gebruikt om de verwachte werkuren en overuren te berekenen.
Hiermee kan je gebruik maken van de handige functie voor automatisch ingevulde werktijden.
Verwacht aantal uren: Stel de vaste werkdagen per week in en bepaal hoeveel uur werknemers per dag werken.
Wordt gebruikt om overuren te berekenen.
Flexibel: Geef alleen de werkdagen van de werknemers op, zonder verwachte werktijden.
Alleen de daadwerkelijk geregistreerde uren van de werknemer worden in het systeem overgenomen.
Automatisch invullen van urenstaten
Wanneer je automatisch invullen van urenstaten inschakelt, vult het systeem dagelijks automatisch de werktijden in op basis van de ingestelde standaardwerkweek. Werknemers of administrators kunnen deze invoer later handmatig aanpassen indien nodig.
Overuren
Overuren
Je kunt regels voor het bijhouden van overuren instellen die aansluiten bij het beleid van je organisatie. Wanneer deze optie is ingeschakeld, verschijnt er een overurenaccount voor werknemers die aan dit rooster zijn toegewezen. Het account wordt automatisch bijgewerkt op basis van de balans van de werkuren van elke werknemer.
Frequentie van de berekening
Maandelijks: Overuren worden berekend op de eerste dag van elke maand.
Dagelijks: Overuren worden elke dag berekend en bijgewerkt.
Elke aanpassing aan de werkuren, of je nu uren toevoegt of verwijdert, heeft invloed op de huidige overurenbalans van de werknemer. Dit geldt ongeacht of de aanpassing betrekking heeft op werkuren in het verleden of in de toekomst.
Validatie van de urenstaat
Validatie van de urenstaat
Wanneer deze optie is ingeschakeld, moeten de urenstaten van werknemers worden gevalideerd.
Tijdregistratie
Tijdregistratie
Methoden voor tijdregistratie
Stel regels voor tijdregistratie in om het aanwezigheidsbeleid van je bedrijf te definiëren. Je kunt kiezen uit drie methoden:
Alle methoden: Werknemers kunnen hun tijd handmatig bijhouden, via de tracker in de app of bij een inklokstation.
Alleen klokstation: Werknemers moeten hun tijd registreren via het inklokstation. Er zijn geen andere methoden beschikbaar.
Tracker in de app en inklokstation: Werknemers kunnen hun tijd registreren via de app of een klokstation. Handmatige invoer is niet toegestaan.
Limieten
Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen werknemers hun urenstaat alleen bewerken binnen het opgegeven aantal dagen in het verleden.
📌 Let op: Als je een andere methode voor tijdregistratie kiest dan ‘Alle methoden’, kunnen werknemers nog steeds de project- en notitievelden in hun urenstaat bewerken, maar niet de geregistreerde tijd zelf.
Maaltijdcheques
Als deze optie is ingeschakeld, ontvangen werknemers één maaltijdcheque per dag zodra ze het minimaal vereiste aantal uren hebben gewerkt. De maaltijdcheques worden automatisch berekend en weergegeven in de aanwezigheidsoverzichten van het bedrijf zodra werknemers aan de vereiste uren hebben voldaan.
Verplichte pauzes
Verplichte pauzes
Stel regels in voor werknemerspauzes om naleving van de regels van je bedrijf te garanderen. Als de urenstaat van een werknemer niet aan deze regels voldoet, verschijnt er een waarschuwing bij de invoer van de werknemer.
Waarschuwingen voor pauzeregels
Toon een foutmelding op urenstaten als de ingestelde pauzeregels niet worden gevolgd.
Automatische pauzes
Voeg automatisch pauzes toe voor een werknemer zodra een bepaald aantal gewerkte uren is bereikt.
Toegewezen
Toegewezen
Door werknemers toe te wijzen aan het juiste werkrooster, worden hun uren, overuren en regels nauwkeurig bijgehouden. Elke werknemer kan slechts aan één rooster tegelijk worden toegewezen, maar één enkele rooster kan aan meerdere werknemers worden toegewezen.
Nadat de rooster is toegewezen volgen werknemers automatisch de werktijden en regels die in het rooster zijn vastgelegd.
📌 Let op: Elke wijziging in het werkrooster van een werknemer wordt onmiddellijk van kracht en wordt met terugwerkende kracht toegepast vanaf de eerste dag van de huidige maand. Indien nodig kunnen over