Als leidinggevende kun je urenstaatvalidaties gebruiken om ervoor te zorgen dat alles correct verloopt bij het registreren van uren door je team, en om naleving van zowel het bedrijfsbeleid als de arbeidswetgeving te waarborgen. Je hebt het recht om urenstaten te controleren om te zien of werknemers te veel overuren registreren of vergeten werktijd te loggen. Urenstaatvalidatie is optioneel, maar het is een slimme manier om een duidelijk beeld te houden van wanneer en hoeveel je team werkt.
Hoe je urenstaatvalidaties inschakelt
Urenstaatvalidaties moeten voor elk individueel werkschema worden ingeschakeld.
Ga naar Configuratie > Aanwezigheid > Werkschema.
Selecteer een werkschema.
Klik op Urenstaatvalidatie in het menu en zet de schakelaar aan.
Klik op Wijzigingen opslaan.
Zodra validatie is ingeschakeld, moet voor elke werknemer die aan dat schema is toegewezen de werktijd worden goedgekeurd door een leidinggevende. Standaard is de persoon die valideert de manager van de werknemer, tenzij dit wordt aangepast in de Goedkeuringsflows.
Hoe je urenstaten valideert
Open de weergave Urenstaatvalidatie om te zien welke tijdsregistraties goedkeuring vereisen:
Klik op een gebruiker in de tabel om hun openstaande urenstaten te bekijken.
Een getal naast de naam van de werknemer geeft aan hoeveel urenstaten er gecontroleerd moeten worden voor de geselecteerde periode.
Een groen vinkje betekent dat er geen urenstaten zijn die goedkeuring vereisen voor de geselecteerde periode.
Het aantal getoonde dagen komt overeen met de geselecteerde periode:
Weekweergave → openstaande urenstaten voor 5 werkdagen.
Maandweergave → openstaande urenstaten voor alle werkdagen in die maand.
Invoer beoordelen en bewerken
Wanneer je de urenstaat van een werknemer opent, zie je:
Geplande uren (uit het werkschema)
Geregistreerde uren (uren die de werknemer heeft gelogd)
Klik op een urenstaatregistratie om de details voor die dag te bekijken. Vanaf hier kun je:
De invoer bewerken door werktijd of pauzes bij te werken.
Afwezigheden en gelogde projecten beoordelen.
Urenstaten goedkeuren
Er zijn twee manieren om urenstaten goed te keuren:
Keur urenstaten één voor één goed, of
Gebruik de knop Alle urenstaten goedkeuren om alle openstaande registraties voor die werknemer in de geselecteerde periode te valideren.
💡 Tip: Als een werknemer een eerder goedgekeurde invoer bewerkt of verwijdert, moet de urenstaat opnieuw worden gevalideerd.
Navigatie
Je kunt eenvoudig schakelen tussen periodes om urenstaten te beoordelen en goed te keuren.
Klik op datums van de tijdsperiode - open de datumkiezer en selecteer een aangepaste periode.
Dag / Week / Maand - wijzig de weergave van periodes.
Pijlen - blader door periodes (dagen, weken of maanden). Deze optie is niet beschikbaar voor aangepaste tijdsperiodes.
Kalendericoon (rechtsboven) → spring naar de periode waarin de datum van vandaag valt (bijv. in maandweergave → huidige maand). Niet beschikbaar voor aangepaste tijdsbestekken.
Filters
Je kunt de weergave van de urenstaatvalidatie verfijnen met de knop Filters in de rechterbovenhoek.
Beschikbare filters zijn onder meer:
Validatiestatus
Afdeling of groep
Locatie
Functie
Verlofbeleid
Werkschema